Brukertips i Visma.net Payroll

Flytteknappen Vi anbefaler at overgangen gjennomføres via "Flytteknappen" uavhengig om det har vært benyttet Visma.net tjenester eller ikke. Dersom kunden har brukt Visma.net tjenester så vil koblinger blir brutt på korrekt måte når du flytter lønnsdata via "Flytteknappen". Flytteknappen i Visma Lønn Flytteknappen i Huldt & Lillevik   Forberedelser dersom du har hatt integrasjon mot Visma.net Expense   Før oppstart av Payroll påstartes må alle påbegynte reise-/utleggsregninger enten godkjennes eller slettes i Approval, samt alle godkjente reise-/utleggsregninger overført eksisterende lønnsprogram for utbetlaing/innberetning. Reiseregninger påbegynt før overgang til Payroll var startet vil være koblet til lønnsarter fra aktuelt lønnssystem, og vil ikke kunne utbetales/innberettes via Payroll.   Ved sletting av reise-/utleggstransaksjoner vil eventuelle digitale kvitteringer igjen være mulig å bruke på nytt. Papirkvitteringer man ikke har koblet inn digitalt bør eventuelt skrives ut/ta skjermbilde, for å koble inn på omregistreringen.   NB: Vi anbefaler at dere fjerner tilgangen til Expense for de ansatte i perioden firmaet flytter lønnsdata til Payroll, for å forhindre at reiseregninger blir registrert/godkjent med feil informasjon.    Calendar Før overgangen starter, må alle fraværssøknader og timelister være håndtert i Approval som Godkjent eller Avvist. Dette betyr at det ikke må ligge ubehandlede registreringer i Calendar ved overgangen.    Registreringer som ligger i Calendar vil bli merket som historiske ved overgangen til Payroll, dette gjelder også registreringer som ikke er behandlet/utbetalt. Det vil ikke være mulig å få ut en liste/rapport over hvilke registreringer som uheldigvis ikke har blitt bekreftet og behandlet ferdig før overgangen.    NB: Vi anbefaler at dere deaktiverer Calendar etter at de siste registreringen har blitt behandlet, slik at de ansatte ikke registrerer timer eller annet etter at siste periode er bekreftet.   Spørsmål til support Det finnes reiseregninger som ikke har blitt godkjent før vi startet overgangen til Payroll, er det mulig å godkjenne disse nå?  Disse reiseregningene er koblet mot gamle lønnsarter og vil ikke være mulig å sende til Payroll for utbetaling. Må punches manuelt i lønnskjøringen for å bli utbetalt.  Er det mulig å gå tilbake etter å ha trykket på "Flytt til Payroll". Det vil være mulig å kjøre lønn i gammelt system, men koblingen mot Visma.net er brutt og vil ikke være mulig å koble til igjen.    Relaterte aritkler Overgangsguide med Flyttefabrikken for overgang til Payroll

Vi lanserer nå en ny markedsplass for løsninger som er integrert med Visma.net Payroll.  På apps.visma.com har du mulighet til å se hvilke direkte integrasjoner som finnes mot Payroll og lese mer om disse. Det er her du går inn dersom du ønsker å ta i bruk en integrasjon mellom Payroll og et annet system du benytter deg av, eller for å se hvilke muligheter som finnes. Det er også her du aktiverer integrasjonen dersom du ønsker dette.    Aktivering av integrasjoner via Visma App Store er kun tilgjengelig for kunder som har pakkene Payroll Pluss og Payroll Smart. Du kan lese mer om pakkene her. Dersom du ikke har noen av disse pakkene men ønsker å ta i bruk integrasjoner kan du ta kontakt med Visma eller din forhandler for å få hjelp.   For å kunne gi tilgang til å aktivere en integrasjon mot et firma må du gjøre følgende: Gå til Visma.net Admin Finn riktig kunde og det selskapet du ønsker å bruke integrasjonen mot.  Aktiver produktet “App Store”.  Gå til “Brukere og Roller”. Finn den brukeren som skal kunne aktivere integrasjoner og tildel rollen “Integrasjon administrator”  Brukeren kan nå logge seg inn via apps.visma.com. Neste gang brukeren går inn i Visma Home vil også App Store ligge som et eget menyvalg.     Merk at det kun er administrator som kan aktivere tjenester og tildele roller.  Prosessen må gjentas for hvert firma du skal aktivere integrasjoner for.  Slik aktiverer du en applikasjon/integrasjon mot ditt firma:  Gå til apps.visma.com Logg deg inn med samme pålogging som du bruker i Visma.net Klikk på applikasjonen du ønsker å aktivere mot ditt firma.   Trykk på “Add app”. Du vil nå se hvilke typer av data denne applikasjonen ønsker å hente fra Payroll eller skrive til Payroll. Ved å trykke på “Integrate” godkjenner du at applikasjonen får tilgang til de aktuelle dataene.  Når du har klikket integrate vil det gå en beskjed til leverandøren av applikasjonen om at ditt firma ønsker å ta den i bruk. De vil gjøre en kobling på sin side og du vil få en bekreftelse på at integrasjonen er igangsatt.    Dersom du ønsker å koble på et produkt som du ikke har fra tidligere må du ta kontakt med den aktuelle leverandøren for å bestille og sette opp dette før du tar i bruk integrasjonen.    For å skru av en integrasjon du har aktiverte tidligere følger du samme prosess som ovenfor, men velger “Remove application”.  

I dette brukertipset forklarer vi hvordan du kan sette opp fleksitid +/- betalingsregel på fulltidsansatt.

I dette brukertipset forklarer vi hvordan du kan sette opp betalingsregeler på timelønnede ansatte, sånn at de får timer til utbetaling og automatisk overtid på arbeidet tid over 7,5 timer

Fraværskode Visma.net Payroll som ikke rapporteres i A-meldingen.

Registreringer Alle registreringer som har blitt lagt inn mens firmaet brukte Calendar som en hybridløsning mot Visma Lønn eller Huldt & Lillevik vil bli satt som Historisk registrering i Calendar og det sendes ingen transaksjoner videre til Payroll. Dette gjelder også transaksjoner med fremtidige datoer.   Merk at alle historiske registreringer vil påvirke valideringer og balanser i Calendar, som feriesaldo og brukte egenmeldingdager. NB! Historiske registreringer vises ikke i Liste-visning. Koder Hvis firmaer har koder som er laget på firmanivå, vil disse bli kopiert under migrasjonen og satt som “skjult”. Dette er for at registreringer skal bli satt som historiske. Eksempel før migrasjon: Kode Organisasjon Nivå Status A Firmanavn Visma Lønn Hybrid eller Huldt&Lillevik Hybrid   Eksempel etter migrasjon: Kode Organisasjon Nivå Status A Firmanavn Norge Skjult Ny versjon av koden sykt barn Noen hybridfirmaer har valgt å ikke ha de ansattes barn i on-prem løsningen, og med det så har det ikke vært kontroll på hvor mange dager som har blitt registrert med koden sykt barn. I Calendar kontrolleres det automatisk at barn er opprettet på ansattkortet i Employees før man får registrere med koden sykt barn. Det vil si, etter migrasjonen må det være koblet et barn til den ansatte for å registrere sykt barn. Hvis firmaet ønsker å fortsette uten denne kontrollen, må man gå inn på koden "Sykt barn - Omsorgspenger" i Calendar, inn på fanen "Terskel" og endre feltet "Kontroll av terskel" fra “Barn” til “Tilfelle”. Employee - Barn Gå gjennom alle ansatte og sørg for at det ligger registrert informasjon om navn, etternavn og fødselsdato for at koden sykt barn skal bli tilgjengelig i Calendar.   Fraværssøknad Før migrasjonen starter, må alle fraværssøknader være håndtert i Approval som Godkjent eller Avvist. NB! Fremtidige fraværsregistreringer, f.eks sommerferie, vil og bli satt som historisk. Hvis dette skulle blitt sendt som transaksjoner til Visma Lønn eller Huldt & Lillevik, må registreringene slettes i Calendar og deretter registreres på nytt etter migrering. Etter det vil registreringene bli behandlet som normalt med godkjenning, timelisteflyt og til slutt sendt til Payroll. Timelister Før migrasjonen må alle timelister være behandlet i Approval, enten som Godkjent eller Avvist. Ferie   I noen tilfeller når Calendar har blitt brukt i Hybrid mot Visma Lønn eller Huldt & Lillevik har det vært lov å bruke flere feriedager enn den ansatte har i sin feriesaldo da dette har blitt overstyrt av on-prem systemet. I Calendar vil det medføre at den ansatte får en negativ feriesaldo på ferieåret det gjelder. Dette er fordi Calendar har regler for å ikke tillate flere ferieregistreringer enn det som ligger i den ansattes saldo og vil i dette tilfellet medført negativ saldo. Dette vil ikke ha effekt på fremtidige ferieår, for at migrasjonen skal fungere. Balanser   Sjekk balanser før og etter migrering for å være sikker på at ingenting er endret. Spesielt balanser relatert til Fleksitid og Oppspart overtid.   Sjekk derfor et utvalg ansatt på hva balansene er nå, deretter kontroller at balansen er den samme etter migreringen.   Roster - Arbeidstidsmal   Ved migrering fra Visma Lønn til visma.net Payroll vil det kunne være noen ansatte som bør sjekkes og korrigeres etter migrering. Dette gjelder ansatte som jobber mindre enn 100% stilling og som i VL var satt opp til å jobbe noe annet enn mandag til fredag.   Eksempel:   Siri Lise Gabrielsen har 80% stilling og jobber 7,5 time mandag, tirsdag, torsdag og fredag (fri onsdager)   Etter migrering vil hennes arbeidstid rulles ut på følgende måte: 6 timer hver dag fra mandag - fredag. (30 timer pr. Uke = 80% stilling)   Grunnen til dette er at det ikke finnes en logikk i visma.net for å automatisk rulle ut arbeidstid annet enn antall uketimer jevnt fordelt fra mandag - fredag.   Før migrering:       Etter migrering:       Dette bør løses ved å manuelt endre arbeidstid på de ansatte det gjelder i visma.net > Calendar > Arbeidstid.   Dersom man har mange ansatte med feks 80% stilling og alle “jobber likt” så anbefaler vi å sette ‘Bruk som standard’ på den nyopprettede arbeidstidsmalen og etter dette gjennomføre en resynkronisering

Standard betalingsregler som ligger i Calendar

Hvordan endre oppsett av egemenmeldingsdager til 12 enkelt dager, maks 3 dager sammenhengende i Payroll.

Oppsett av betalingsregel der den ansatte har fastlønn, og skal ha mertid mellom fullført arbeidstid og opptil 9 timer, og overtid etter 9 timer.

Denne artikkelen er KUN relevant for deg som kjørte lønn mandag 22.05.23. Denne dagen hadde Calendar en feil som førte til forsinkelser på endringer fra Calendar. Disse forsinkelsene gjorde at endringer IKKE kom med i lønnskjøringer som ble bekreftet mellom 08:45 og 17:00. Lønnskjøringer bekreftet utenfor denne tidsperioden er det ikke noe feil med.   Hvis du opplevde tregheter i lønnskjøringen i denne tidsperioden og gjorde endringer/justeringer manuelt bør disse reverseres siden systemet i ettertid har korrigert seg selv og forsinkelsene har gått gjennom.   Eksempler på forsinkelser timelønn, overtid, ferietrekk, tillegg osv.

Det har nå kommet støtte for arbeidstid over midnatt. Tidligere var det ikke mulig å registrere timer og fravær som "krysser" midnatt, dette måtte splittes opp i to registreringer eller registreres på feil klokkeslett. I denne artikkelen viser vi deg hvordan dette nå kan settes opp og brukes.   Vaktkode Først må det opprettes en eller flere vaktkoder for nattarbeid. Dette gjøres som normalt ved opprettelse av vaktkoder, men nå har du mulighet til å lage koder som passerer midnatt. Opprett ny vaktkode i Calendar > Arbeidstid > Vaktkoder. Tips! Velg en annen farge på alle vaktkoder som gjelder nattarbeid, det gjør det lettere å skille dagvakter og kvelds/nattvakter.   Hvis man har “gamle” vaktkoder som ikke lenger skal brukes bør man velge ‘skjul vaktkode’ på disse med knappen øverst til høyre.   Arbeidsplan Når vaktkodene er opprettet kan det også lages vaktplaner med fastsatte planer/turnus. Start med å opprette ny mal i Calendar > Arbeidstid > Arbeidstidsoppsett. Legg til vaktkodene i en plan. Merk at det er starttidspunkt/klokkeslett på vaktkoden som er avgjørende for hvilken dag vakten starter på. Eksempel: Hvis du legger til vaktkode som går fra kl 22:00-07:00 på en mandag. Vil vakten løpe fra mandag kl 22:00 til tirsdag kl 07:00   Til slutt må arbeidsplanen knyttes til ansatte. Dette gjøres i Calendar > Arbeidstid > Medarbeidere.   For mer informasjon om vaktkoder og arbeidsplaner, se denne artikkelen. Registrering Registrering i Calendar fungerer på akkurat samme måte som vanlig. På dager det er vaktkode for arbeid over midnatt, foreslår systemet automatisk start og slutt - klokkeslett som samsvarer med vaktkoden når du registrerer timer eller fravær.     Registreringer som går over midnatt vil også legge seg "mellom" to dager i månedsbildet i Calendar. Dette gjelder både time og fraværsregistreringer. Se eksempel under hvor det finnes en ferieregistrering den 2. mars der det er arbeidstid 08:00-16:00 i forhold til registreringen den 20. mars der arbeidstiden er 22:00 - 07:00.   NB! Ved registrering husk å angi vaktens startdato når du registrerer for at det skal bli korrekt. Eksempel hvis du jobber en uke natt i turnus hvor du starter å jobbe sent søndag kveld, skal første registrering gjøres den søndagen.   Relaterte brukertips Hvordan endre arbeidstidsplan Knytte arbeidstid til ansatte Hvordan lage kode som ikke påvirker lønn

I denne artikkelen viser vi hvordan lage en kode i Calendar som ikke påvirker lønn. F.eks. en kode som kan brukes av fastlønnede for å registrere timer.   Gå til Calendar | Innstillinger | Koder. Klikk Legg til kode   Kopier fra en eksisterende kode som har typen Arbeidstid, f.eks. standardkoden Timelønn.   Gi koden et passende navn og kortnavn (maks 3 tegn) I fanen Terskel må du fjerne alle verdier under Type kontroll ved å klikke på søppelbøtten, slik at det ikke genereres lønnsarter ved registrering.   Koden kan nå benyttes for å registrere timer i Calendar, den vil ikke sende transaksjoner videre til lønn.   Relaterte brukertips Opprette ny kode for arbeidstid Fraværskode som ikke rapporteres i A-meldingen

Brukertips for enkelt oppsett av automatisk beregning av fleksitid.

Hvordan få ut liste og føre lovpålagt personalliste i Payroll.  Enkelte næringer er pålagt å føre personalliste.