Brukertips i Visma.net Payroll

I dette brukertipset forklarer vi hvordan du kan sette opp fleksitid +/- betalingsregel på fulltidsansatt.

Denne artikkelen er KUN relevant for deg som kjørte lønn mandag 22.05.23. Denne dagen hadde Calendar en feil som førte til forsinkelser på endringer fra Calendar. Disse forsinkelsene gjorde at endringer IKKE kom med i lønnskjøringer som ble bekreftet mellom 08:45 og 17:00. Lønnskjøringer bekreftet utenfor denne tidsperioden er det ikke noe feil med.   Hvis du opplevde tregheter i lønnskjøringen i denne tidsperioden og gjorde endringer/justeringer manuelt bør disse reverseres siden systemet i ettertid har korrigert seg selv og forsinkelsene har gått gjennom.   Eksempler på forsinkelser timelønn, overtid, ferietrekk, tillegg osv.

Dersom du har ansatte som arbeider deltid, bør du kontrollere den ansattes feriedager. Her har du en guide til hvordan du gjør dette i Visma.net Payroll.

Fri dag som påvirker feriesaldoen i Payroll - Vaktkode

Her finner du en veiledning for innstillingene på fraværskoder. 

I dette brukertipset forklarer vi hvordan du kan sette opp betalingsregeler på timelønnede ansatte, sånn at de får timer til utbetaling og automatisk overtid på arbeidet tid over 7,5 timer

Oppsett av betalingsregel der den ansatte har fastlønn, og skal ha mertid mellom fullført arbeidstid og opptil 9 timer, og overtid etter 9 timer.

I denne artikkelen kan du lese mer om hvilke fraværskoder i Calendar som medfører utbetaling/trekk for henholdsvis månedslønnede og timelønnede i Payroll.

Du kan nå importere fravær til Visma.net Calendar via CSV.fil i Visma Lønn formatet. Oppsett Første gang man skal importere fravær via fil må kodene i filen kobles til kodene som finnes i Calendar. Dette gjøres i Calendar > Innstillinger > Filimport.   Her kan du legge inn egen mapping av ID som brukes i filen, eller klikke på Bruk standard mapping så vil en standard bli lagt inn på flere av fraværskodene.  Det er mulig å bruke flere eksterne IDer for hver rad med et komma mellom hver ID (1,2 osv.). Det er ikke mulig å tilordne samme eksterne ID til flere fraværskoder.   Importere filen Etter mappingen er gjort i Calendar kan du importere fraværsfiler. Gå til Employee og velg Åpne ny ansattliste. Videre velger du Import fravær. I dette bildet kan du legge til fraværsfilen.     Når filen er lagt til vil den valideres og hvis filen er i riktig format vil du se en forhåndsvisning. Når du har kontrollert at alt ser riktig ut klikker du Importer.   Når fraværet er importert vil det komme et felt til med Status og om alt er riktig vil det stå Vellykket.   Hvis det er noe feil vil det også vises i denne oversikten. Eksempelet under viser feilmelding du får dersom du forsøker å importere fravær på en dag det allerede finnes fravær.   Oppbygging av filen Filen må inneholde følgende felter: "Ansattnr", "Fraværskode", "Grad", "Startdato" eller "Sluttdato".   Eksempel Ansatt nummer 2 har fraværskode 1 (egenmelding) hel dag 11.04.2023.   I dette tilfellet vil filen se slik ut: Ansatt;Frav.kode;Beskrivelse;Grad;Fradato;Tildato 2;1;"Egenmelding";100.000000;11.04.2023;11.04.2023     Relaterte brukertips Integrasjoner Payroll Import variable transaksjoner

Det har nå kommet støtte for arbeidstid over midnatt. Tidligere var det ikke mulig å registrere timer og fravær som "krysser" midnatt, dette måtte splittes opp i to registreringer eller registreres på feil klokkeslett. I denne artikkelen viser vi deg hvordan dette nå kan settes opp og brukes.   Vaktkode Først må det opprettes en eller flere vaktkoder for nattarbeid. Dette gjøres som normalt ved opprettelse av vaktkoder, men nå har du mulighet til å lage koder som passerer midnatt. Opprett ny vaktkode i Calendar > Arbeidstid > Vaktkoder. Tips! Velg en annen farge på alle vaktkoder som gjelder nattarbeid, det gjør det lettere å skille dagvakter og kvelds/nattvakter.   Hvis man har “gamle” vaktkoder som ikke lenger skal brukes bør man velge ‘skjul vaktkode’ på disse med knappen øverst til høyre.   Arbeidsplan Når vaktkodene er opprettet kan det også lages vaktplaner med fastsatte planer/turnus. Start med å opprette ny mal i Calendar > Arbeidstid > Arbeidstidsoppsett. Legg til vaktkodene i en plan. Merk at det er starttidspunkt/klokkeslett på vaktkoden som er avgjørende for hvilken dag vakten starter på. Eksempel: Hvis du legger til vaktkode som går fra kl 22:00-07:00 på en mandag. Vil vakten løpe fra mandag kl 22:00 til tirsdag kl 07:00   Til slutt må arbeidsplanen knyttes til ansatte. Dette gjøres i Calendar > Arbeidstid > Medarbeidere.   For mer informasjon om vaktkoder og arbeidsplaner, se denne artikkelen. Registrering Registrering i Calendar fungerer på akkurat samme måte som vanlig. På dager det er vaktkode for arbeid over midnatt, foreslår systemet automatisk start og slutt - klokkeslett som samsvarer med vaktkoden når du registrerer timer eller fravær.     Registreringer som går over midnatt vil også legge seg "mellom" to dager i månedsbildet i Calendar. Dette gjelder både time og fraværsregistreringer. Se eksempel under hvor det finnes en ferieregistrering den 2. mars der det er arbeidstid 08:00-16:00 i forhold til registreringen den 20. mars der arbeidstiden er 22:00 - 07:00.   NB! Ved registrering husk å angi vaktens startdato når du registrerer for at det skal bli korrekt. Eksempel hvis du jobber en uke natt i turnus hvor du starter å jobbe sent søndag kveld, skal første registrering gjøres den søndagen.   Relaterte brukertips Hvordan endre arbeidstidsplan Knytte arbeidstid til ansatte Hvordan lage kode som ikke påvirker lønn

Vi lanserer nå en ny markedsplass for løsninger som er integrert med Visma.net Payroll.  På apps.visma.com har du mulighet til å se hvilke direkte integrasjoner som finnes mot Payroll og lese mer om disse. Det er her du går inn dersom du ønsker å ta i bruk en integrasjon mellom Payroll og et annet system du benytter deg av, eller for å se hvilke muligheter som finnes. Det er også her du aktiverer integrasjonen dersom du ønsker dette.    Aktivering av integrasjoner via Visma App Store er kun tilgjengelig for kunder som har pakkene Payroll Pluss og Payroll Smart. Du kan lese mer om pakkene her. Dersom du ikke har noen av disse pakkene men ønsker å ta i bruk integrasjoner kan du ta kontakt med Visma eller din forhandler for å få hjelp.   For å kunne gi tilgang til å aktivere en integrasjon mot et firma må du gjøre følgende: Gå til Visma.net Admin Finn riktig kunde og det selskapet du ønsker å bruke integrasjonen mot.  Aktiver produktet “App Store”.  Gå til “Brukere og Roller”. Finn den brukeren som skal kunne aktivere integrasjoner og tildel rollen “Integrasjon administrator”  Brukeren kan nå logge seg inn via apps.visma.com. Neste gang brukeren går inn i Visma Home vil også App Store ligge som et eget menyvalg.     Merk at det kun er administrator som kan aktivere tjenester og tildele roller.  Prosessen må gjentas for hvert firma du skal aktivere integrasjoner for.  Slik aktiverer du en applikasjon/integrasjon mot ditt firma:  Gå til apps.visma.com Logg deg inn med samme pålogging som du bruker i Visma.net Klikk på applikasjonen du ønsker å aktivere mot ditt firma.   Trykk på “Add app”. Du vil nå se hvilke typer av data denne applikasjonen ønsker å hente fra Payroll eller skrive til Payroll. Ved å trykke på “Integrate” godkjenner du at applikasjonen får tilgang til de aktuelle dataene.  Når du har klikket integrate vil det gå en beskjed til leverandøren av applikasjonen om at ditt firma ønsker å ta den i bruk. De vil gjøre en kobling på sin side og du vil få en bekreftelse på at integrasjonen er igangsatt.    Dersom du ønsker å koble på et produkt som du ikke har fra tidligere må du ta kontakt med den aktuelle leverandøren for å bestille og sette opp dette før du tar i bruk integrasjonen.    For å skru av en integrasjon du har aktiverte tidligere følger du samme prosess som ovenfor, men velger “Remove application”.  

Standard betalingsregler som ligger i Calendar

Hvordan registrer permisjon i Visma.net Payroll for å rapportere det i A-meldingen.

I denne artikkelen viser vi hvordan lage en kode i Calendar som ikke påvirker lønn. F.eks. en kode som kan brukes av fastlønnede for å registrere timer.   Gå til Calendar | Innstillinger | Koder. Klikk Legg til kode   Kopier fra en eksisterende kode som har typen Arbeidstid, f.eks. standardkoden Timelønn.   Gi koden et passende navn og kortnavn (maks 3 tegn) I fanen Terskel må du fjerne alle verdier under Type kontroll ved å klikke på søppelbøtten, slik at det ikke genereres lønnsarter ved registrering.   Koden kan nå benyttes for å registrere timer i Calendar, den vil ikke sende transaksjoner videre til lønn.   Relaterte brukertips Opprette ny kode for arbeidstid Fraværskode som ikke rapporteres i A-meldingen

Hvordan få ut liste og føre lovpålagt personalliste i Payroll.  Enkelte næringer er pålagt å føre personalliste.