Brukertips i Visma.net Payroll

For at de ansatte skal få tilgang til tjenestene i Visma.net, må de opprettes som brukere. Her følger en veiledning for hvordan dette gjøres i Visma.net Payroll.

Når desemberlønnen er bekreftet kommer det automatisk opp en egen kjøring merket "Årsavslutning".  Denne "lønnskjøringen" er en påminnelse om at du må sende "Sammenstillingsoppgave til inntektsmottaker" og har ingen andre funksjoner i Visma.net Payroll.

Registrering av forventet refusjon fra NAV og korrigering av denne i Payroll.

Pr. nå er det ikke mulig å opprette nye kjøringer med dato før siste betalte lønnskjøring.  Det vil likevel for mange være nødvendig å rapportere flere ting på 2023. Noen ønsker dette korrigert før neste lønnskjøring i januar.  Løsningen for dette er: Har du kjørt hovedkjøringen for januar allerede kan du opprette en ekstrakjøring med samme dato som hovedkjøringen eller senere for å få innrapportert ytelsene tilbake på 2023. Hvis du ikke har kjørt hovedkjøringen for januar enda, gå inn på gammelt grensesnitt, klikk på Endre på eksisterende kjøringen. Sett på haken for Retroaktiv lønnskjøring . Endre utbetalingsdatoen til dagens dato. Gå inn på den/de ansatte i employees og registrer lønnsart 60150 for AFP/OTP. 14010 for refusjon sykepenger fra NAV. 14110 for endring av forsikring. Sett dato til desember 2023. Gjennomfør lønnskjøringen og send inn A-melding. Her vil det nå bli sendt inn A-melding både for desember 2023 og januar 2024.  Når du har sendt inn A-melding opprett en ny lønnskjøring for januar 2024 dersom du fortsatt ikke har kjørt gjennom hovedkjøringen for januar.  MERK! Hvis dere bruker Expense og/eller Calendar, så kan transaksjoner fra disse tjenestene komme inn i aktuell kjøring. En mulighet for å unngå dette kan være å gjøre et utvalg på kun de ansatte du ønsker å korrigere i lønnskjøringen. Hvis de ansatte du skal korrigere på får transaksjoner fra Calendar/Expense, som du i utgangspunktet ønsker utbetalt senere i januar, kan det være utfordrende å få utelatt disse transaksjonene. Vår generelle anbefaling blir da å utbetale disse litt tidligere.  Relaterte brukertips Ekstra kjøring Rapportere tilbake i tid Korrigere forsikringsfordel Årsavsluttning

Hvordan utbetale lønn til ansatte / barn under 13 år maks kr 10000 i Payroll.

Hvilket system er eier av  registrene hovedbokskontoer og kostnadsbærere i Visma.net Payroll.

En reduksjon av fordel forsikring gjøre at forskuddstrekket til den ansatt blir redusert og derfor utbetalt. Hvordan unngå dette i Payroll  

Lønnsarter for beregning av dagslønn.

Etterskuddslønn i Payroll, nytt firma, ved oppstart.

Anbefaling i forhold til ansatt uten full opptjening i Payroll.

Oppsett av betalingsregel der den ansatte har fastlønn, og skal ha mertid mellom fullført arbeidstid og opptil 9 timer, og overtid etter 9 timer.

Flere stillinger og feriepenger og feriedager i Payroll

Negativ lønn i Payroll.

Dersom et firma er opprettet under ett annet kundeforhold, og ønskes flyttet til et nytt kundeforhold så kan dette bestilles av din Visma partner, og krever aksept av både kundeforholdet som firmaet flyttes fra og kundeforholdet firmaet skal flyttes til.   Ett firma kan kun være opprettet 1 gang under ett og samme kundeforhold, og det er organisasjonsnummeret og navn på firma som må være unike verdier. Det betyr at dersom ett firma med samme organisasjonsnummer og firmanavn allerede eksisterer i kundeforholdet som det skal flyttes til, så må det gjøres vurderinger eller endringer før flyttingen faktisk kan utføres.   MERK! Det er ikke mulig å flette sammen ulike data fra ulike firmabaser på de forskjellige firmaene som er opprettet. En flytting vil kun kunne utføres på alle data for ett firma, eller ingenting. Det er altså ikke mulig å flytte f.eks. bare historikk fra Expense.   Eksempel: Et scenario kan være at et regnskapsbyrå har håndtert f.eks. et regnskapsprogramm integrert mot visma.net gjennom regnskapsbyråets kundeforhold (i eksempler under kalt kundeforhold A), mens firmaet selv f.eks. har hatt et lønnssystem integrert mot visma.net på sitt eget kundeforhold (i eksempler under kalt kundeforhold B).   Altså er dette et scenario hvor ett firma er opprettet 2 ganger, under hvert sitt kundeforhold, og hvor man nå ønsker å samle firmaet under ett og samme kundeforhold.   Løsninger / Vurderinger Firmaet benytter aktivt tjenester i begge firmaene som er opprettet Dersom kunden i begge firmaene benytter aktivt de forskjellige tjenester, så kan ikke en flytting av det ene firmaet fra ett kundeforhold til ett annet kundeforhold utføres uten videre. Dette fordi det kun kan være 1 firma pr. unike organisasjonsnummer/navn pr. kundeforhold. I slike tilfeller må det foretas en vurdering av hva som er mest hensiktsmessig fremgangsmåte.   Ettersom det ikke er mulig å flytte deler av et firma inn i et annet (kjede sammen), må man vurdere hvilket av firmaene som er hensiktsmessig å videreføre. Vektleggingen bør legges på hva som krever mest tid å settes opp på nytt mot behov for oppslagsverdi. Da må man se på hvilke tjenester som er brukt, og data som foreligger på firmaene under de aktuelle kundeforholdene.   Et konkret eksempeI i mange tilfeller vil man nok oppleve at firmaet i kundeforhold A har benyttet f.eks. Approval, Autopay og/eller Autopay, mens det firmaet i kundeforhold B for eksempel har benyttet Expense, Calendar og/eller Autopay.   Spørsmålet dere da må stille, og finne svaret på er: "Er det enklest å beholde integrasjon, oppsett og historikk fra firmaet i Kundeforhold A, og sette opp Payroll på dette firmaet, eller om det er enklest å beholde datahistorikken i firma under kundeforhold B, og deretter sette opp integrasjon mot økonomisystem, oppsett på tjenestene i visma.net på nytt?"   TIPS! De fleste vil nok påstå det er enklest å beholde integrasjon og oppsett i firma under kundeforhold A, og sette opp Payroll der. Historikken i f.eks. Expense som ligger i firma under kundeforhold B kan ligge som oppslag der.   1. Beholde firma i kundeforhold A, og endre firma i kundeforhold B til å brukes som oppslagsfirma   Fremgangsmåten blir da: Firma A må settes opp for Payroll og tjenester tilhørende dette Firma B bør få endret navn i Visma.net Admin til Firmanavn_OLD slik at det enkelt kan skilles mellom mellom aktivt firma i kundeforhold A, og oppslagsfirma i kundeforhold B. Kundeforhold B må fortsatt ha lisens/oppslagslisens for å få tilgang til data.   2. Beholde firma i kundeforhold B, og endre firma i kundeforhold A til å brukes ved oppslag   Fremgangsmåten blir da: Firma A må endre organisasjonsnummer til et fiktivt org.nr og Firmanavn_OLD, slik at det enkelt kan skilles mellom firmaene, og at det kun er 1 firma pr. unike org.nr Firma B må bestilles flytting fra Kundeforhold B til Kundeforhold A Firma A må etter flytting til kundeforhold A settes opp med de tjenester, integrasjoner og oppsett som kreves i henhold til de tjenester i visma.net som skal benyttes   Firmaet benytter ingen tjenester i kundeforholdet det skal flyttes til Dersom det kun er firmaet i kundeforhold B som pr. nå benytter tjenester i visma.net aktivt, så  er det naturlig at det er firmaet i kundeforhold B man ønsker å benytte videre.   Fremgangsmåten blir da:  Firma A må endre organisasjonsnummer til et fiktivt org.nr og Firmanavn_OLD, slik at det enkelt kan skilles mellom firmaene, og at det kun er 1 firma pr. unike org.nr Firma B må bestilles flytting fra Kundeforhold B til Kundeforhold A Firma A må etter flytting til kundeforhold A settes opp med de tjenester, integrasjoner og oppsett som kreves i henhold til de tjenester i visma.net som skal benyttes   Firmaet benytter ingen tjenester i kundeforholdet det skal flyttes fra Dersom det kun er firmaet i kundeforhold A som pr. nå benytter tjenester i visma.net aktivt, så  er det naturlig at det er firmaet i kundeforhold A man ønsker å benytte videre.   Fremgangsmåten blir da:  Firma A må settes opp for Payroll og tjenester tilhørende dette Firma B bør få endret navn i Visma.net Admin til Firmanavn_OLD slik at det enkelt kan skilles mellom mellom aktivt firma i kundeforhold A, og oppslagsfirma i kundeforhold B. Kundeforhold B må fortsatt ha lisens/oppslagslisens for å få tilgang til data.

I dette brukertipset forklarer vi hvordan du kan kostandsføre sykelønn i Payroll på en annen hovebokskonto enn standar hovedbokskontoen. Det er forskjell på om den ansatte har fastlønn eller timelønn. 

I denne artikkelen viser vi hvordan lage en kode i Calendar som ikke påvirker lønn. F.eks. en kode som kan brukes av fastlønnede for å registrere timer.   Gå til Calendar | Innstillinger | Koder. Klikk Legg til kode   Kopier fra en eksisterende kode som har typen Arbeidstid, f.eks. standardkoden Timelønn.   Gi koden et passende navn og kortnavn (maks 3 tegn) I fanen Terskel må du fjerne alle verdier under Type kontroll ved å klikke på søppelbøtten, slik at det ikke genereres lønnsarter ved registrering.   Koden kan nå benyttes for å registrere timer i Calendar, den vil ikke sende transaksjoner videre til lønn.   Relaterte brukertips Opprette ny kode for arbeidstid Fraværskode som ikke rapporteres i A-meldingen