Brukertips i Visma.net Payroll

Visma fikk rapportert fra flere at det har kommet feriepenger fra tidligere år inn på ansatte (lønnsart 16100) uten at det er registrert eller kommer fra feriepengeavtalen. Feilen fremkom på flere forskjellige måter, hvor feriepenger både har kommet til utbetaling og trekk. Du kan lese mer om det her.   Dette ble rettet pr. 25.januar, men det stod igjen et par saker hvor noen firmaer får beregning på lønnsart 902010 -Avsatte feriepenger uten arbeidsgiveravgift. Samt systemet reverserte ikke transaksjonen feriepenger etter rettelsen 25. januar. Gjengangeren for disse sakene er at i tillegg til uønsket transaksjon for tidligere perioder på lønnsarten feriepenger, har det også kommet en transaksjon for trekk i lønn for ferie for tidligere periode i januar 2024. En ny rettelse på dette er lagt ut 06. februar. Rettelsen vil reversere feriepengetransaksjon generert i januar, og transaksjoner på 902010 -Avsatte feriepenger uten arbeidsgiveravgift.   Merk: Rettelsen innebærer at det dukker opp en transaksjon på lønnsarten for trekk i lønn for ferie med 0,01kroner (normalt lønnsart 16510). Denne kan nulles med 16700 - Trekk i lønn for ferie manuell. Korrigeres dette i en ekstrakjøring med utbetalingsdato januar 2024, kan du benytte transaksjonsdato i januar 2024.   Dersom den ansatte sluttet for lenge siden (2022 eller tidligere) vil ikke transaksjoner kalkuleres på grunn av sluttdato langt tilbake i tid. 2 mulige omgåelser i dette tilfellet: kjøre den ansatte i egen kjøring, fjerne haken for lag bankfil og ikke sende lønnsslipp (lønnkjøring i gammelt grensesnitt). Det vil bli rapportert i A-meldingen 0,01krone i "Trekk i lønn for ferie" og en lønnsoppgave . For å unngå rapportering i A-meldingen, må den ansatte reansettes (holder med 1 dag i 2024, arbeidsforholdstype = Pensjon..). Så registrere 0,01 på lønnsart 16700 med dato i januar. Transaksjon på lønnsart 16110 Flere opplevde at etter rettelsen 25. januar fortsatt å få transaksjon på lønnsart 16110. På dette tidspunkt så var løsningen å registrere samme tall med motsatt fortegn på lønnsarten 16110 (eller en kopi).  Dette er nå også rettet. De som da rettet manuelt i januar, må nå slette den registreringen som ble gjort i januar.    Visma beklager de ulemper dette medfører for våre kunder.

Her finner du kurs som lærer deg hvordan du setter opp Payroll via Onboardingswizarden.

Alt om integrasjon mellom Payroll og Business NXT finner du i dette kurset.

I dette kurset finner du all informasjon du trenger hvis du skal utbetale lønn og feriepenger ved dødsfall.

For å registrere lån på ansatte i Payroll legger du inn lønnsart 64050 - Lån fra arbeidsgiver på den ansatte som en fast transaksjon. Du registrerer startsaldo, avdrag. Payroll vil automatisk beregne renten til normrente. Er det avtalt en annen rentesats, må dette registreres på egen lønnsart. Se mer under. Hvis avtalt rente er under normrente vil Payroll automatisk beregne rentefordel.   Rentefordel beregnes når renten er lavere enn normrentesatsen .   Reglene om skatt og arbeidsgiveravgift på rentefordel gjelder kun dersom lånebeløpet er av en viss størrelse. Lån som ikke overstiger ⅗ av Grunnbeløpet og skal betales tilbake i løpet av maksimum ett år, skal det ikke beregnes rentefordel av.    MERK! Hvis en ansatt har mer enn ett lån, må lånene legges inn samlet da det kun er støtte for ett aktivt lån pr ansatt. Fremgangsmåte: Velg aktuell ansatt i Employees og gå til fanen Transaksjoner - Faste Velg Legg til ny transaksjon Angi startdato for lånet. MERK: Dersom lånet har tilbakebetalingstid på under ett år og er mindre enn ⅗ G, må du legge inn sluttdato for å unngå at rentefordel beregnes Velg lønnsart 64050 - Lån fra arbeidsgiver og legg inn avdrag i feltet Sum og lånets  Startbeløp. Systemet vil automatisk benytte normrente for å beregne renten som den ansatte må betale (lønnsart  64020):   Hvis ditt firma har avtalt en annen rente enn normrenten, så må du legge inn lønnsart 64040 - Avvikende % sats fra normrenten (lån).  I lønnskjøringen ser du avdrag, renter og i dette eksemplet også renterfordel. Rentefordel vil kun fremkomme hvis du på lønnsart 64040 - Avvikende % sats fra normrenten (lån) har lagt inn en sats som er lavere enn normrenten for den måneden.   På lønnsslippen til den ansatte vises også saldo på lånet. - Den første måneden vises totalbeløpet minus trukket beløp både i kolonnen Totalt for perioden og Akkumulert totalt. - For påfølgende måneder vil kun avdraget vises i kolonnen Totalt for perioden.     Rapporter Under Rapporter - Standardrapporter - Lån, avdrag og rentefordel kan du skrive ut en oversikt over lån for valgt(e) periode(r). Du kan også velge å legge til denne rapporten i lønnskjøringen under fanen Betaling og rapportering:     Kontering Det er lønnsartene som styrer kontering: 64010 Avdrag lån          kontotype = 10150 - Fordringer ansatte 64020 Renter av lån     kontotype = 49000 -  Renteinntekter 64030 Rentefordel lån  kontotyper = 33600 - Rentefordel og 34000 - Motkonto for gruppe 52   Kontroller at du har lagt inn konto på disse kontotypene, Employees - Innstillinger - Kontotyper. Eventuelt må du legge ønsket kontering med konto direkte på lønnsartene. Lån uten rente og under 3/5 G For å unngå renteberegning må du registrere inn lønnsart  64040 - Avvikende % sats fra normrenten (lån) med sats =0. For å unngå rentefordel, må du ha lagt inn en til dato på lønnsart 64050 - Lån fra arbeidsgiver som gjør at fra og til dato har et mindre tidsrom enn 12 måneder.    Retrobeløp på renter Endringen for hvordan lån og renter beregnes er endret pr. 1. mars. Dette betyr at lån hvor renten har vært forskjellig fra normrenten vil beregnes på nytt. For å fjerne retroen, legg inn lønnsart 64040 - Avvikende % sats fra normrenten (lån) med den rentessatsen som er avtalt med dato 1. mars. Dette vil gjøre at retroberegningen forsvinner.  Spørsmål til support Blir rentene som er trukket, rapportert inn slik at de kommer på den ansattes skattemelding? Nei, dette må den ansatte føre på selv. Eventuell rentefordel blir rapportert inn i A-meldingen.

I Employees, under menyen Innstillinger - Fagforeninger oppretter du selskapets fagforeninger. Klikk på Legg til fagforening for å legge til en ny fagforening:   Følgende verdier kan/må da fylles ut:     Fagforeningsnummer: Fyll ut et nummer på fagforeningen dersom du ønsker å benytte dette Fagforeningsnavn: Navnet på fagforeningen Adresse: Trykk på Legg til for å legge til en adresse (vil synes på fagforeningsrapporten) E-post: Trykk på Legg til for å legge til en e-post Telefonnummer: Trykk på Legg til for å legge til et telefonnummer Betalingsmetode: Velg mellom Bankfil og Manuell. Velges bankfil vil betalingen av fagforeningskontingenen være med i filen til AutoPay. Kontonummer: Må fylles ut dersom betalingsmetode Bankfil er valgt KID: Fyll ut KID nummer dersom dette skal benyttes til betalingen Gir rett til skattefradrag: Her angis om fagforeningstrekket for denne fagforeningen skal redusere de ansattes grunnlag for forskuddstrekk eller ikke Kontingent i prosent: Dersom kontingenten skal trekkes i prosent, fyller du inn dette her (skrives i hele tall, 5 % = 5). Minimum kontingent: Dersom det ikke skal trekkes mindre enn et gitt beløp, fyller du inn denne grensen her (gjelder for prosenttrekket) Maksimum kontingent: Dersom det ikke skal trekkes mer enn et gitt beløp, fyller du inn denne grensen her (gjelder for prosenttrekket) Fast kontingent: Dersom det skal trekkes et fast beløp, registreres dette her Kollektiv forsikring: Dersom kollektiv forsikring er en del av fagforeningen, kan du fylle ut denne verdien her (verdien kan overstyres på hver ansatt) Annen forsikring: Dersom annen forsikring er en del av fagforeningen, kan du fylle ut denne verdien her (verdien kan overstyres på hver ansatt) Trykk på Fortsett og deretter på Lagre nederst på siden for å lagre fagforeningen. Knytte fagforening til ansatt Når fagforeningen er opprettet i registeret, så kan den videre knyttes til en ansatt. Dette gjøres ved å gå inn på den ansatte det gjelder og inn på fanen Ansatt - Stilling. Klikk på Legg til for å legge til fagforeningen:      Følgende verdier kan/må da fylles ut:       I bruk: Her angir du startdatoen (og eventuell sluttdato) for fagforeningen. Merk at kontingenten blir beregnet for en hel måned (ingen delberegning) Medlemsnummer: Angi et medlemsnummer her. Hvis du ikke fyller ut noe vil ansattnummeret bli benyttet Trekkes for kollektiv forsikring: Dersom den ansatte skal trekkes for kollektiv forsikring som er angitt på fagforeningen, så må denne huken være på. Overstyrt beløp for kollektiv forsikring: Dersom et annet beløp enn det som er angitt på fagforeningen skal gjelde, så kan du angi dette her. Hvis du ikke har noen verdier her, så vil beløpet som er angitt på fagforeningen gjelde Trekkes for annen forsikring:  Dersom den ansatte skal trekkes for annen forsikring som er angitt på fagforeningen, så må denne huken være på. Overstyrt beløp for annen forsikring: Dersom et annet beløp enn det som er angitt på fagforeningen skal gjelde, så kan du angi dette her. Hvis du ikke har noen verdier her, så vil beløpet som er angitt på fagforeningen gjelde Fagforening: Velg den ansattes fagforening fra nedtrekkslisten. Trykk på Fortsett og deretter på Lagre nederst på siden for å lagre fagforeningen.   Merk! Det er kun mulig å knytte én fagforening til én ansatt av gangen. Fagforening i lønnskjøringen  Beregningen Dersom du har angitt at fagforeningskontingenten skal beregnes ut i fra en prosentsats, så blir dette beregnet ut i fra de lønnsartene som har huke for Grunnlag Fagforeningstrekk     Dersom man i tillegg har forsikring som en del av kontingenten, blir dette medregnet i totalen. Lønnsslipp Trekket for fagforeningskontingenten vises på den ansatte på samme måte som for kreditortrekk, altså her:     På lønnsslippen til den ansatte (pdf rapporten) vises den her:     A-melding I a-meldingen blir fagforeningskontingenten (+evt. forsikringen) innrapportert med korrekt beskrivelse:   Utbetalingsrapport Dersom betalingsmåte på fagforeningen er angitt til Bankfil, vil du i utbetalingsrapporten se betalingen av fagforeningskontingenten slik:     Hvis du sender bankfilen til AutoPay, så vil bankfilen bli splittet, på samme måte som for kreditorbetalinger. Du kan derfor håndtere betalingen av fagforeningen separat:   Fagforeningsrapport Under steget Betaling og rapportering i lønnskjøringen kan du generere og laste ned en fagforeningsrapport:     Ved å klikke på PDF ikonet kan du laste ned fagforeningsrapporten direkte i pdf rapport. Denne rapporten viser en oversikt over hvilke medlemmer som har blitt trukket i fagforeningskontingent (en side per fagforening):   Når du trykker på Generer og last ned blir det dannet en zip fil som inneholder rapporten i pdf og excel format (en zip fil per fagforening):     Fagforeningsrapporten kan i tillegg tas ut via menyen Rapporter - Standardrapporter. I denne rapporten kan du gjøre utvalg på periode og på hvilken fagforening (enten alle, eller en spesifikk):   Hvis du skal registrere to fagforeninger, å du bruke lønnsart 61090 - Lokalt trekk av fagforening. Denne faste lønnsarten brukes til trekk av lokal fagforening, rapporterer det i a-meldingen og reduserer skattegrunnlaget (frem til grensen for fagforening er nådd). MERK! dette trekket blir ikke inkludert i fagforeningslisten og betaling må gjøres manuelt til fagforeningen.    

Hvordan beregne svensk skatt og trygdeavgift  i Payroll.

Sikkerhet, GDPR, ISO sertifikat mv i Visma.net Payroll

Denne artikkelen er KUN relevant for deg som kjørte lønn mandag 22.05.23. Denne dagen hadde Calendar en feil som førte til forsinkelser på endringer fra Calendar. Disse forsinkelsene gjorde at endringer IKKE kom med i lønnskjøringer som ble bekreftet mellom 08:45 og 17:00. Lønnskjøringer bekreftet utenfor denne tidsperioden er det ikke noe feil med.   Hvis du opplevde tregheter i lønnskjøringen i denne tidsperioden og gjorde endringer/justeringer manuelt bør disse reverseres siden systemet i ettertid har korrigert seg selv og forsinkelsene har gått gjennom.   Eksempler på forsinkelser timelønn, overtid, ferietrekk, tillegg osv.

Fri dag som påvirker feriesaldoen i Payroll - Vaktkode

EDAG-504 - Antall timer oppgitt på timelønn er over 300 i Payroll.

Hvordan sette opp en vikar for godkjenning i Visma.net Payroll.

Rapporten Sammenstilling til inntektsmottaker kan hentes ut flere steder i systemet. Merk at hvor rapporten hentes ut kan påvirke tallene som presenteres.   Payroll > Rapporter > Standardrapporter > Sammenstilling til inntektsmottaker Når du tar ut rapporten kan du gjøre noen utvalg: F.eks ta den ut for tidligere år eller sortere på en eller enkelte ansatte rapporten skal hentes ut for. Merk! Når rapporten hentes ut fra standardrapporter kan den kun filtreres på hele år, ikke ned t.o.m en måned. Hvis du henter ut årets rapport og det finnes en åpen lønnskjøring med transaksjoner på ansatte, så vil rapporten inkludere disse verdiene. Vi kommer snart til å endre logikken med at verdier i neste åpne lønnskjøringen inkluderes, da det ikke er ønskelig.   I en lønnskjøring Rapporten kan også hentes ut fra en lønnskjøring som gjøres nå eller fra en tidligere kjøring. Ved å hente ut rapporten i en kjøring vil den ta med seg verdier til og med den lønnskjøringen. F.eks henter du rapporten i april lønnskjøring vil du få tall t.o.m april måned.   Relaterte brukertips: Sende sammenstilling via Payslip Sammenstilling og inngående saldo

Standard betalingsregler som ligger i Calendar

I dette brukertipset forklarer vi hvordan du kan sette opp betalingsregeler på timelønnede ansatte, sånn at de får timer til utbetaling og automatisk overtid på arbeidet tid over 7,5 timer

Overgangsguider for overgang til Payroll     Overgangsguide for regnskapsbyråer, eller kundeforhold med flere/mange firmaer   Overgangsguide for ordinære kunder, med en eller få firmaer  

Hensikten med dette dokumentet er å forklare hvordan vi teller ansatte for fakturering i Payroll, og hvorfor vi teller på denne måten. Dokumentet er ment til å hjelpe med å forklare dette for kunder og partnere som har spørsmål knyttet til dette.   Prismodell Payroll har tre prispakker som du kan lese mer om her. Overordnet fungerer modellen slik:  Pris per aktive ansatte per måned.  Inkludert volum matrise.  Ingen abonnement. Kun etterskuddsvis fakturering.  Telles på kundekortet, ikke per firma. *Pakkepris for regnskapsbyrå finner du i Partnerportalen eller ved å ta kontakt med din Visma Partner.   Slik teller vi ansatte Antall aktive ansatte hentes ut fra Employees (ansatte uten sluttdato) Vi sjekker ikke om den ansatte har mottatt lønn eller transaksjoner en måned.  *Bestiller Start eller Pluss pakken med Expense så vil dette også faktureres etter antall ansatte som har rollen Expense Regular User I praksis vil dette si at en kunde f.eks kan ha 350 aktive ansatte, men 200 har tilgang til å bruke Expense, Calendar etc. Kunden betaler da for 350 ansatte.  Dette vil si at så lenge en ansatt er aktiv (uavhengig om det er kjørt lønn eller ikke på den ansatte) så telles det på lisensen.   Hvorfor teller vi de ansatte på denne måten? Med innføringen av A-meldingen i 2015 ble det stilt helt nye krav til hvordan man skal rapportere informasjon om de ansatte til myndighetene. Det er dette som i all hovedsak ligger til grunn for hvordan vi teller de ansatte.  Alle aktive (ordinære) arbeidsforhold skal rapporteres i a-meldingen uavhengig av om de får lønn eller ikke. Så lenge de ikke er registrert som sluttet, skal de rapporteres. Tilsvarende gjelder ansatte som f.eks er i permisjon eller permittert. De er i et arbeidsforhold, og skal rapporteres hver måned.  I praksis vil dette si at kundene bruker systemet vårt hver måned for å rapportere de ansatte i a-meldingen. Selv om personene ikke nødvendigvis får utbetalt noe lønn en måned. Dette ligger til grunn for hvorfor vi teller de ansatte selv om de ikke får lønn.    Hvordan unngår man å bli fakturert for en ansatt? Den eneste måten å unngå at en ansatt blir telt med for fakturering en måned er ved å avslutte arbeidsforhold til vedkommede i Employees. Dette gjøres ved å sette sluttdato i fanen “Stilling”.      

Avstemming og kontroll Det er du som lønnsansvarlig som kjenner firmaet du kjører lønn for best. Derfor er avstemming og kontroll spesielt viktig å gjøre etter at Flyttefabrikken har flyttet over dataene fra det gamle systemet til Payroll.   Hjelpeguide for kontroll Vi har laget en oversikt over hva du bør kontrollere, slik at du kan føle deg trygg på dataene før første lønnskjøring. Oversikten finner du som en guide inne i Payroll. Vi anbefaler at du kontrollerer så snart du ha fått tilbakemelding om at dataene er flyttet.    Hjelpeguiden kan også startes via Hjelp-knappen   i Payroll, og deretter "Hjelpeguider | For deg som kommer fra H&L | Sjekkliste etter flytting via Flyttefabrikken" eller "Hjelpeguider | For deg som kommer fra VL | Sjekkliste etter flytting via Flyttefabrikken".     Utdypende sjekkliste etter Flyttefabrikken Du finner også et utdypende brukertips for sjekkliste etter Flyttefabrikken i denne brukerartikkelen.   Kontroll ved første lønnskjøring Det er viktig å benytte god tid på de første lønnskjøringene, både for å sikre et korrekt lønnsgrunnlag til kunde, men også for å føle trygghet i nytt system. Dersom våre anbefalinger til hvilke kunder som bør flyttes først, følges, bør de første kundene ha en enkel lønnskjøring slik at du kan bruke mer tid på å forstå sammenhengen i modulene og automatikken. Vi anbefaler at du kontrollerer lønnsgrunnlaget mot det siste lønnsgrunnlaget i det forrige systemet slik at du enkelt kan se om det finnes store avvik. Vi anbefaler også at du kontrollerer regnskapsbilaget, slik at du ser at de ulike lønnspostene går mot korrekt konto i regnskapet.

NB! Dersom firmaet har benyttet integrasjon mellom Visma Lønn/Huldt & Lillevik mot Visma.net (f.eks. Expense eller Calendar) så må flytting til Payroll utføres via Flyttefabrikken. Les mer her.   Ved manuell migrasjon/oppsett av Payroll for kunde som har benyttet et annet lønnssystem til nå, så kan man følge disse brukertipsene som tar deg gjennom oppsett i de forskjellige tjenestene av Payroll. Veiviseren startes i Employees når firma er opprettet og brukerrolle er lagt opp.   PS! Husk at A-meldingen gjennom rapportering fra siste måned i forrige lønnssystem krever at ansattes arbeidsforhold, permisjoner og permitteringer innehar samme verdier første måned i ditt nye lønnsssystem.   Verdier du vet ønskes endret bør derfor endres i ditt tidligere lønnssystem og sendes A-meldingen, før migrasjon til Payroll utføres. Alternativt risikerer man at endringer først kan endres fra måned 2 som utføres via Payroll.   Relevante brukertips: Informasjon for bytte av lønnssystem  

NB! Dersom firmaet har benyttet integrasjon mellom Visma Lønn/Huldt & Lillevik mot Visma.net (f.eks. Expense eller Calendar) så må flytting til Payroll utføres via Flyttefabrikken. Les mer her.   Har du benyttet Visma Lønn eller Huldt & Lillevik som ditt lønnssystem så anbefaler vi å bestille flytting av data via Flyttefabrikken, men har du ikke benyttet integrasjon mellom disse og visma.net så er ikke dette noe krav, og firmaet kan settes manuelt opp i visma.net om ønskelig.   Ved manuell migrasjon/oppsett av Payroll for kunde som har benyttet et annet lønnssystem til nå, så kan man følge disse brukertipsene som tar deg gjennom oppsett i de forskjellige tjenestene av Payroll. Veiviseren startes i Employees når firma er opprettet og brukerrolle er lagt opp.   PS! Husk at A-meldingen gjennom rapportering fra siste måned i forrige lønnssystem krever at ansattes arbeidsforhold, permisjoner og permitteringer innehar samme verdier første måned i ditt nye lønnsssystem.   Verdier du vet ønskes endret bør derfor endres i ditt tidligere lønnssystem og sendes A-meldingen, før migrasjon til Payroll utføres. Alternativt risikerer man at endringer først kan endres fra måned 2 som utføres via Payroll.   Relevante brukertips: Informasjon for bytte av lønnssystem