Användartips för Visma TransPA

När eventuella driftsstörningar uppstår i TransPA, och som påverkar specifika tjänster eller funktioner,  så visas information numera under Drift på startsidan. På sidan för Driftinformation håller vi dig uppdaterad om aktuella störningar och status på dessa. För att du inte skall missa någon viktig information vill vi rekommendera att du prenumererar på Driftinformationen gällande TransPA. Du kommer då att få en mejl när ny information blir registrerad där.   För att aktivera Prenumerationen  Logga in på Communityt Klicka på etiketten "Visma TransPA. Klicka på Prenumerera           

När du har fått dina inloggningsuppgifter till BKY och du har registrerat alla förarbevis är allt på plats för att starta upp den dagliga kontrollen. Gå sen från TransPAs startsida och klicka på knappen Säkerhet därefter på Behörighetskontroll och fyll i de uppgifter som krävs, samt vilka grupper av behörigheter ni vill göra kontroll mot. För att få fram rätt uppgifter om användarnamn och lösenord, gör följande: Logga in hos BKY med de uppgifter du fått från dom via mail. Efter inloggning, gå till BKY Kontrollpanel under företagsuppgifter, autentiseringsuppgifter tjänsten BKY. Här finns det användarnamn och lösenord som ni nu ska ange i TransPA. Om lösenordet visas som  *** i kontrollpanelen behöver du klicka visa lösenord innan du kopierar lösenordet. Observera att ni ska ange ert unika användarnamn och lösenord. Ej användarnamnet här nedan på bilden.   Vem/vilka ska få larm vid ogiltig behörighet och efter avslutad kontroll? Därefter väljer du vem eller vilka som ska få larm vid ogiltiga förarbevis. Välj en eller flera administratörer i rullisten (se bild nedan).       Hur ska larmet skickas?   Larmsätt - ange hur larmet skall skickas. Skickas endast efter kontroll då ogiltig behörighet påträffats. SMS - ett SMS skickas till de valda personerna. E-post - ett mail skickas till de valda personerna. Internt meddelande - ett TransPA-meddelande skapas och visas på startsidan för varje vald person. Här är exempel på hur detta besked kan se ut: Ämne: Behörighetskontroll genomförd hos Transportstyrelsen – 1 person hade ogiltiga behörigheter. STAN, Stig Andersson, Håby Åkeri AB ogiltig licens av typ: CE   Felrapport - en felrapport skapas i säkerhetsfunktionen. Genom denna felrapport kan du enkelt följa upp processen kring detta ärende.   Skicka e-post till den här användaren efter avslutad kontroll - ett mail skickas till utvalda personer när kontrollen har genomförts - oavsett om någon behörighet påträffats som ogiltig eller ej. Besked om någon saknar behörighet syns på samma sätt som med larm ovan. Dessutom står här också om någons YKB eller ADR går ut inom 3 månader.   OBS: se över berörda systemanvändares kontaktuppgifter: Kontrollera att mobilnummer och mailadresser finns angivet och är riktiga för de personer som larm ska skickas till. De finns i registret över systemanvändare.  Är fältet mobiltelefon blankt behöver den enskilde systemanvändare registrera in detta själv på home.visma.com denna artikel finns en guide hur man gör.   Nu är allt klart. Nästkommande natt kommer ett mail skickas om hur många personer som har kontrollerats, och eventuella YKB eller ADR som går inom 3 månader, om allt har fungerat som det ska.   

För att kontrollen mot BKY skall kunna genomföras behöver ni lägga in alla förarbevis som era chaufförer innehar. Detta sker i personregistret under fliken Kompetens. Kanske ser allt bra ut här, men saknas behörigheter, klicka på Lägg till ny. Nu får du upp en lista och kan välja bland de som finns skapade i kompetensregistret, ange sista giltighetsdag och klicka sedan på Spara. Säkerställ att samtliga berörda kompetenser har framtida datum, vad gäller giltighetstid. Har giltighetsdatumet passerats kommer TransPA ej ställa fråga om behörighet.  Fortsätt att lägga till alla de förarbevis som chauffören har. Kolla gärna att du har lagt in personnummer på personen - det är en förutsättning för att få svar från Transportstyrelsen. Format på personnumret som krävs är något av följande: ÅÅÅÅMMDDXXXX, ÅÅÅÅMMDD-XXXX.   Har ni chaufförer med utländska förarbevis? Tänk på att Transportstyrelsen endast har information om svenska förarbevis/behörigheter. Om ni har anställda med utländska förarbevis får transPAs fråga till BKY svar att "behörighet är ogiltig". Vi saknar automatiskt funktion att utesluta dessa från den dagliga kontrollen, men ett tips är att skapa separat behörighet i transPAs kompetensregister och registrera era utländska förare mot denna. Välj då en benämning som inte pekar mot de behörigheter vi skriver om i denna artikel. Alternativt väljer ni inte typ "körkort" utan istället "annan" för att undvika att vi ställer fråga för denna förarbehörighet.     YKB, värt att veta Observera att när det gäller YKB-behörighet är det endast den kompletta behörigheten YKBGods respektive YKBBuss som ni får svar på. För att underlätta och ha överblick över genomförda kompetenser i TransPA är det vanligt att skapa upp kompetenser som rör YKB och delstegen 1-5 enligt nedan, men mot dessa ställs inga frågor i kontrollen.    

Innan du aktiverar tjänsten mot BKY bör du gå igenom era kompetenstyper och se över hur de är skapade. Det är dessa som anger vilken sorts behörighet chauffören har.  Gå till Kompetens och välj Kompetenstyper. Nu visas ett register över alla de kompetenstyper ni har registrerade. Registret innehåller normalt både typer som avser förarbehörigheter och övriga som avser andra typer av kompetenser/utbildningar som ni vill dokumentera. De som är aktuella för att registrera förarbevis och de vi kan utföra behörighetskontroll på är dessa: För dig som bedriver godsverksamhet: ADRGrund ADRKlass1 ADRKlass7 ADRTank B B96 BE C C1 C1E CE YKBGods För dig som bedriver bussverksamhet: D D1 D1E DE YKBBuss För dig som bedriver taxiverksamhet: TaxiLeg   För att kontrollen skall utföras korrekt skall namnet på kompetenstypen vara precis som det står ovan. Namnet är också skiftlägeskänsligt vilket gör att stora och små bokstäver måste anges precis som ovan. Börja därför med att kolla igenom att ditt register med kompetenstyper stämmer med dessa. Om du har en kompetenstyp som heter 'CE' behöver du inte göra något, kontrollen kommer att utföras för de personer som du lagt in denna kompetens på. Om namnet på kompetenstypen är en variant på detta, t ex 'Körkort CE' så behöver du endast ändra namnet på denna till 'CE'. Du behöver alltså inte gå in och ändra på personkortet för varje person.   Observera att behörigheter som ska kontrolleras av BKY måste ha typen "Körkort" förutom YKBGods och YKBBuss, som måste ha typen "Annan", se bilden nedan.    Det är vanligt att en chaufför har flera behörigheter på ett körkort, t ex 'BE CE'. Denna kombination kan du skapa upp som en egen kompetenstyp med namnet 'BE CE'. Här krävs mellanslag. TransPA kommer då att kontrollera både BE och CE. Tänk på att om du har byggt upp era behörigheter sammansatta, typiskt som CE DE och en av dessa behörigheter ej längre är giltig finns en begränsning. Exempel, är CE ej längre giltig har vi ej möjlighet att fortsätta ställa frågor på DE behörigheten. Detta beror på att CE DE finns skapad som en kompetens med en och samma giltighetstid. Körkortsklasser, värt att tänka på Körkort ska registreras på den högsta behörigheten inom varje kategori (B, C respektive D) som står på framsidan på körkortet. I bilden visas underordnade behörigheter med pilar. Har en person behörighet som exempelvis CE så har han också de underordnade behörigheterna C1, C, C1E. På körkortet kan det stå olika beroende på när körkortet tillverkades men den högsta behörigheten som CE i detta fall skrivs alltid ut och det är den som skall registreras i transPA. Har en person behörighet som ex. vis D och eller D1E så har han också den underordnade behörigheten D1. På körkortet kan det stå olika beroende på när körkortet tillverkades men den högsta behörigheten som D och eller D1E i detta fall skrivs alltid ut och det är den som skall registreras i TransPA. Exempel: Skulle person A ha behörighet BE men finns endast registrerad i TransPA med behörighet B så sker följande, frågan till Transportstyrelsen är om personen har behörighet B? Svaret blir att detta ej är korrekt, då rätt svar är BE. Detta resulterar i svaret: Behörighetskontroll genomförd hos Transportstyrelsen – 1 person hade ogiltiga behörigheter.   Har ni chaufförer med utländska förarbevis? Tänk på att Transportstyrelsen endast har information om svenska förarbevis/behörigheter. Om ni har anställda med utländska förarbevis får transPAs fråga till BKY svar att "behörighet är ogiltig". Vi saknar automatiskt funktion att utesluta dessa från den dagliga kontrollen, men ett tips är att skapa separat behörighet i transPAs kompetensregister och registrera era utländska förare mot denna. Välj då en benämning som inte pekar mot de behörigheter vi skriver om här ovan. Alternativt väljer ni inte typ "körkort" utan istället "annan" för att undvika att vi ställer fråga för denna förarbehörighet.     Kontrollerna kan endast utföras på det trafikslag som du har fått medgivande för. Om du bedriver godsverksamhet kan du alltså fråga efter YKBGods men inte efter YKBBuss.  

För att starta upp kontrollen av behörigheter behöver du ha ett konto hos BKY. BKY är en tjänst som tagits fram av transportbranschens intresseorganisationer och är sammankopplat med Transportstyrelsens register över förarbehörigheter. Tjänsten är öppen för alla transportföretag men erbjuder ett rabatterat pris om du är medlem i någon av branschorganisationerna som står bakom tjänsten. Denna funktion är endast tillgänglig för svenska kunder. Transportstyrelsen har endast information om svenska förarbevis/behörigheter.  Tjänsten ingår inte i transPA utan kommer att faktureras av BKY separat. Observera att om ni redan har tjänsten idag men saknar koppling till transPA behöver ni kontakta bky och begära att den kopplas om. Ni kommer då byta spår och gå från bky:s lösning via deras klient och istället köra lösningen genom TransPA. För att kunna genomföra en kontroll måste ditt företag ha tillstånd från Transportstyrelsen att fråga efter förares behörighet. Tillstånd erhålls om ni har ett yrkesmässigt behov av att kontrollera personers förarbehörigheter. Vid ansökan anger ni om ni bedriver Gods, Buss eller Taxiverksamhet. Gör så här för att ansöka om tillstånd samt skapa ett konto hos BKY: Gå till hemsidan för BKY, www.bky.se Läs om tjänsten samt priser och villkor för denna. Gå till Anslut till BKY och följ instruktionerna. Under rubriken Uppgifter om teknisk anslutning skall du välja Systemleverantör och transPA. Skicka in de dokument som krävs.   Normalt tar det ca två veckor att få tillståndet klart från Transportstyrelsen. När det är klart får du ett mail från BKY med dina kontouppgifter. Följ anvisningarna från BKY.   Kontroll av Trafiktillstånd mot BKY. För er som använder BKY har ni också möjlighet att kontrollera trafiktillstånd hos era underleverantörer.  På samma sätt som med förare har ni alltid koll på vilka som kontrolleras. Läs mer i denna artikel Tänk på att ni måste söka medgivande för trafiktillstånd hos BKY för att tjänsten ska komma igång.

Som arbetsgivare i transportbranschen har du ett ansvar för att dina chaufförer har giltiga förarbevis när de utför arbete åt dig. Via TransPA kan du få hjälp med detta. TransPA kan varje dag skicka en förfrågan till Transportstyrelsen via vår samarbetspartner, bky.se, för att kontrollera att chaufförernas förarbevis fortfarande är giltiga. Om någon av dina chaufförer förlorat en behörighet får du automatiskt larm om detta via SMS eller e-post. Denna funktion är endast tillgänglig för svenska kunder. Transportstyrelsen har endast information om svenska förarbevis/behörigheter.     Nu har det skett en utökning i tjänsten då även utgående behörigheter kan fångas upp. Vid behörigheterna YKB och ADR ställs en tilläggsfråga om de är utgående. Om en av dessa behörigheter löper ut inom 3 månader presenterar vi det i det dagliga mejlet som en utgående behörighet. Detta svarsbesked upprepas alltså och kommer fortsätta komma tills dess att behörighetens slutdatum har flyttats fram eller om behörigheten blir ogiltig.    Exempel på text från detta mail: "1 personer med tillhörande behörigheter har idag kontrollerats hos Transportstyrelsen. 1 av dessa personer har identifierats med ogiltiga behörigheter och 1 av dessa personer har utgående behörigheter inom 3 månader från första varningen. KAKU, Kalle Kula, Bosses Frakt AB  ogiltig licens av typ: BE CE KAKU, Kalle Kula, Bosses Frakt AB utgående licens av typ: ADRUtgaende YKBGodsUtgaende"   OBS. Utgående behörigheter kommer inte att ingå larm till övrig personal utan enbart ingå i mejlet som mottages efter avslutad kontroll. Ni kan kontrollera vem som mottar dessa mejl idag i Säkerhet - Behörighetskontroll. Om den utgående behörigheten inte förnyas inom 3 månader kommer den att utgå och då ingå i de sedvanliga larmen.    Dessutom kan du, om du tecknat dig för den tjänsten hos BKY, även kontrollera trafiktillstånd för era underleverantörer, se följande artikel.   För att komma igång med behörighetskontroll i TransPA, följ instruktionerna nedan.   1. Anslut dig till BKY - transportbranschens tjänst för kontroll av förarbehörigheter   2. Se över era kompetenstyper   3. Registrering av förarbevis   4. Koppla ert BKY-konto till TransPA samt inställningar och larm   När du har ställt in detta och sparat kommer TransPA att starta kontroll av alla dina registrerade förarbevis. Kontrollen sker varje natt mot Transportstyrelsens register. Om ett förarbevis är ogiltigt kommer det, förutom att skicka larm, att anges som ogiltigt i TransPA. Det innebär att giltighetsdatum sätts till gårdagens datum och därmed slutar TransPAs kontrollerna i detta specifika fall. När du får information från chauffören om att det finns ett nytt förarbevis går du in på personkortet och lägger in det nya giltighetsdatumet. Då kommer TransPA att återuppta kontrollen.   Tänk på att Transportstyrelsen endast har information om svenska förarbevis/behörigheter. Om ni har anställda med utländska förarbevis får TransPAs fråga till BKY svar att "behörighet är ogiltig". Vi saknar automatisk funktion att utesluta dessa från den dagliga kontrollen, men ett tips är att skapa separat behörighet i TransPAs kompetensregister och registrera era utländska förare mot denna. Välj då en benämning som inte pekar mot de behörigheter vi skriver om här nedan. Alternativt väljer ni inte typ "körkort" utan istället "annan" för att undvika att vi ställer fråga för denna förarbehörighet.    

Vill ni ha ut en rapport för en speciell löneart? Eller en lista på alla medarbetare med deras löner och tillägg? Många användningsområden finns, kanske är ni intresserade av rörelser av ATF där ni kan välja lönearter för intjänanden och uttag. Eller vill ni se hur mycket undertid som finns för en specifik anställd eller ett delområde i er verksamhet.   Rapporten Utbetald lön har allt du behöver, Ni kan få summering per anställd eller per löneart.   Om ni vill ha ett förfinat urval och ni inte kommer hela vägen i TransPA, prova gärna att exportera rapporten till Excel som har en filtrering som är riktigt vass ⭐   Vi börjar med att titta på verktygsfältet.    Som standard så grupperas rapporten på löneperiod. De anställda som ingått i löneperioden ligger därför efter varandra med respektive lönerader. Det betyder att summeringen sker på samtliga anställda totalt för hela löneperioden.   För att rapporten skall laddas klicka på     Vill ni få summering per anställd klickar du på     Vill du istället få en summering per löneart klickar du på        Löneberäkningen i TransPA har vi också med summering av samtliga lönerader med skattepliktigt belopp och bruttolön. Dessa visas som standard inte i rapporten eftersom de skulle isåfall ingå i totalsumman, och då hade det blivit fel totalsumma. Vill du ändå se dem klicka på    Frågor och svar: Vi tar månadsvis efter lönekörning ut en lista för att kontrollera skattepliktig lön. Vi stämmer av denna totalsumma mot det totalbelopp som visas i vårt löneprogram för att inte utbetalningen ska bli felaktig. Hur gör vi detta enklast via denna rapport?    1. Efter att du klickat på utbetald lön och menyraden syns, klicka på denna symbolen med miniräknaren för att även visa summeringslönearter. 2. Klicka nu på filterikonen för att aktivera filtrering. Ställ dig på löneartskolumnen. Skriv "skattepliktig lön" och klicka till höger på tratten.       Klart! Nu har du fått en fullständig lista över endast lönearten skattepliktig lön som avser oktober månad (i detta exempelfall). Har ni många anställda och skulle vilja slippa bläddra så välj att visa fler än de 50 poster som är valda som standard per sida.    Har ni en mindre skärm och tycker att ni behöver skrolla till höger för att se mest relevant information så går det fint att flytta kolumner i rapporten. Som i detta fall där jag valt att flytta belopp till vänster så den syns bredvid lönearten:                

I detta avsnitt bekantar vi oss med Fordon och Passvyn.   Fordonsvyn används då du vill se hur dina fordon är planerade. Bakåt i tiden kan du se vem som kört aktuellt fordon en viss dag. Detta blir definitivt först när tidrapporten syns (grön). Framåt i tiden ses planerat fordon (blå). För att få en rättvis bild behöver ni planera alla fordon.     Passvyn använder du som arbetar och utgår från företagets arbetspass. Här syns passmallarna och hur de är planerade och utlagda i kalendern.     Verktygsfältet 1. Här väljer du hur många dagar som ni vill skall visas. 2. Placera händelser över hela dagen. 3. Placera händelser exakt där de inträffar på dygnet. 4. Hovring visa/dölj detaljer på aktiviteten   I denna artikel kan ni läsa om Kalender-Anställda     

Om ni har innestående saldo på er personal i ert lönesystem när ni börjar med TransPA t ex kompsaldo är det bra att registrera in samma saldo i TransPA innan första löneöverföringen, detta för att saldona ska stämma överens med varandra i båda systemen.   Gå till en anställd  i personalregistret, välj fliken lön-Saldo. Klicka på Lägg till ny.   Välj vilken typ av saldo ni vill lägga till, skriv in antalet timmar och klicka sedan på spara.   Om det är ett saldo som inte stämmer klicka på "pennan" för att redigera, skriv in rätt antal timmar klicka sedan på spara.

Vill man kunna begränsa saldot till kompbanken, kan man göra det under Verktyg / Inställningar / Löneberäkning. I detta fallet nedan har vi satt 22 timmar som tak.     När vi sen kollar i löneberäkningen på en anställd som nått taket kommer det komma upp en varning bredvid komp saldot.      Vill man begränsa överföringen till kompbanken och betala ut resterande som pengar klickar man på åtgärds knappen och begränsar överföringen till kompbanken.   Notera att åtgärden endast finns då ert kompsaldotak ej passerats. Skulle ni i detta läge istället godkänna lönen utan att begränsa kompen så kommer ni fortsatt se en varning med utropstecken.

Den kanske mest utförliga rapport vi har.    Här visas faktiskt arbetad tid. Fördelningen kan ske per anställd, fordon, släp, kostnadsställe, arbetsuppgift, mätarställning (eller egna mätvärden) Även ej aktiva anställda ingår i rapporten.   Om en anställd har använt flera fordon eller arbetsuppgifter på samma dag kommer denna rapport visa flera linjer. Se exempel nedan där Truls har bytt fordon under dagen där tiden fördelas per fordon. Klicka på knappen utför bredvid från och till datumet så laddas rapporten.   Tips! För att visa summerad arbetad tid/fordon tar du tag i fordonsrubriken och drar upp den i det ljusgrå fältet.   Här nedan visar vi ett exempel på hur ni kan göra för att få fram hur mycket arbetstid det finns på varje bil när ni har exporterat tidstransaktioner till Excel.    1. Gå till fältet Fordon reg.nr klicka på den lilla "list pilen" till höger. 2. Välj sortera från A till Ö så vi får fordonen i ordning. 3. Välj fliken Data 4. Markera Del-summa här kan man välja att summera sin rapport, i vårt exempel vill vi ha att rapporten ska summera varje förändring av fordon. Den ska summera och räkna antalet timmar.    Bilden här nedan visar att vi har fått fram en summa på varje bil samt en totalsumma på alla fordon.    Här har vi valt att summera, då visas arbetad tid per fordon och en totalsumma för hela perioden.   Här finns även en film som visar tidtransaktioner   En annan användbar rapport vi har är utförd tid här kan ni på ett enkelt sätt vill ta fram vilka dagar det finns arbetstid rapporterad på.  

Nu blir det ännu enklare att komma till Community där vi samlar och lägger upp Nyheter / Användartips / Utbildningar samt Driftinformation om TransPA.   På höger sida i TransPAs startsida kan ni nu klicka på de olika knapparna som tar er vidare till Community.    Klicka på Community. Och du kommer direkt in till TransPAs startsida på Community med de allra senaste nyheterna ifrån oss. Klicka på Användartips. Då kommer du direkt in till våra artiklar som innehåller tips och guider. Klicka på Utbildning. Här kan ni se vilka utbildningar som vi erbjuder. Klicka på Drift.  Här får du den senaste informationen om vi har några driftproblem. För att få det senaste nyheterna av TransPA kan man välja att prenumerera på dom olika flikarna. Nedan visar vi hur man gör för att prenumerera på Drifts informationen, 1. Klicka på drift knappen i TransPA. 2. Klicka på knappen Prenumerera.  (För att prenumerera på dom olika flikarna behöver man vara registrerad på community)

Får du inte välja var du vill placera lönefilen när du laddar ner filen från vår exportfunktion? Använder du Google Chrome som webbläsare? i så fall kommer här en guide på hur du ändrar inställningarna i webbläsaren så att du alltid själv kan bestämma vart din fil skall hamna.   Klicka på de 3 prickarna     Längst upp till höger i Google Chromes webbläsare. Fortsätt med att klicka på inställningar i listan som kommer fram se bild nedan.     En ny flik öppnas med inställningar för webbläsaren. Längst bort till vänster i sidan finns en menyrad, klicka på Avancerat och sedan på Nedladdningar se bild nedan.   I kapitlet som heter Nedladdningar  kan du aktivera eller avaktivera funktionen, Fråga var filerna ska sparas före nedladdning se bild nedan.   Nu kan du stänga fliken inställningar.  

Under verktyg - inställningar - kommunikation hittar ni grundinställningarna för de anställdas tidrapportering, generellt gäller det för alla företag i databasen.         Tillåten tidsförskjutning anger hur många minuter man tillåter att en tidrapport kan registreras framåt i tiden. Exempel: En tidrapport registreras kl. 16.30 med en inställning på 00:15 det innebär att den anställde inte får ange att arbetspasset avslutas senare än kl. 16.45     Om rutan Fordonsnummer är obligatorisk är ikryssad så måste ett fordon anges när man registrerar in en tidrapport. En varningsruta visas om man försöker spara en tidrapport utan att ha angett ett fordonsnummer.       För varje chaufför kan man ange hur denne ska registrera sin arbetstid. Tänk på att ni väljer personliga inställningar för tidrapportering under varje anställd. Efter fullgjort arbetspass, kvittera pass eller stämpelklocka då ni lägger in personal.     För de som använder stämpelklockan tillämpas dessa regler:     Maximalt tillåten längd på arbetspass anger den maximala längden som utstämpling kan ske.   Instämpling före arbetspassets start anger vad som skall tillämpas när arbetstagaren stämplar in före den schemalagda tiden. Om använd aktuell tid väljs kommer den instämplade tiden att sättas på tidrapporten. Annars sätts den schemalagda starttiden.   Utstämpling före arbetspassets slut anger vad som ska tillämpas när arbetstagaren stämplar ut före den schemalagda tiden. Om använd aktuell tid väljs tid kommer den utstämplade tiden att sättas på tidrapporten. Annars sätts den schemalagda sluttiden.   Utstämpling efter arbetspasset slut anger vad som skall tillämpas när arbetstagaren stämplar ut efter den schemalagda tiden. Om använd aktuell tid väljs kommer den utstämplade tiden att sättas på tidrapporten. Annars sätts den schemalagda sluttiden.  

I löneberäkningen behöver vi inte längre hoppa mellan löneformerna timlön / månadslön för att se dom anställda, vi ser alla numera i samma vy. På första sidan i nya Löneberäkningen till höger i bilden ser vi båda löneformerna samtidigt timlön / månadslön.     Hur ser det då ut i lönekortet på den anställdes när vi går ifrån ett anställningskontrakt på timlön till ett anställningskontrakt med månadslön. I exemplet nedan har vi en anställd som varit visstidsanställd  från 2019-09-01 till 2019-11-31 med Timlön och kommer att fortsätta med ett tillsvidarekontrakt från 2019-12-01 med månadslön. I bilden nedan ser vi en översikts bild på Novembers lönekörning med avvikelser från Oktober. Vi kommer att få ett varningstecken   på att anställningskontraktet löper ut, längst upp till vänster i bilden.  Vi ser också start och slut datum på anställningskontraktet längst bort till höger i bilden.     Här ser vi hur det ser ut i Decembers lönekörning med avvikelser från November. Vi har en månadslön för december och timlön med avvikelser från november i samma utbetalning.   OBS! detta hanteras automatisk om brytet sker i månadsskiftet.  Har ni anställda som bryter i mitten av en månad krävs manuell hantering i löneberäkningen. 

Lägger man inte in mobilnummer när man skapar upp en ny systemanvändare i TransPA finns det möjlighet att lägga till detta efteråt, men det krävs då inloggning för den enskilda systemanvändaren via https://home.visma.com      Här loggar man in med samma uppgifter som den nya TransPA-inloggningen. Du får fram dina uppgifter genom att klicka på ditt namn välj sedan Mina uppgifter. Klicka på Lägg till telefonnummer, här kan ni också ändra din E-postadress genom att klicka på "pennan" uppe i högra hörnet.       Använder ni tjänsten Behörighetskontroll (BKY )och väljer skicka larm till utvalda systemanvändare när behörigheten är ogiltigt via sms är det viktigt att det finns mobilnummer registrerat på systemanvändaren för att funktionen skall fungera.     I denna artikel kan ni läsa om hur ni lägger till ny systemanvändare.  

Nedan följer en beskrivning av löneberäkningen. Här går vi igenom steg för steg vad de olika knapparna tillför och vilka inställningar det finns att göra. ( Längst ner i artikeln finns även en film genomgång av Löneberäkningen ) Här är startsidan inne i löneberäkningen.     Vi börjar med att gå igenom den övre menyraden. NR 1. Längst upp till vänster kan du välja månadslön eller veckolön beroende på vilken löneform man har. Det är också här du bläddrar fram eller tillbaka på utbetalningsmånaderna. Du kan även välja att göra större hopp genom att klicka på innevarande "månadsutbetalning" mellan pilarna, då öppnas en årskalender med möjlighet att byta månad eller år om man vill det.   NR 2. Gruppering av personalen kan göras efter Arbetsledare, Stationsort, Arbetsgrupp, Trafikområde, Semestergrupp eller Löneform.   NR 3. I filter-funktionen kan du tex. filtrera på anställda, arbetsgrupp, arbetsledare mm. Funktionen kan också användas till att söka.     NR 4. Här kan du välja att se personal som är inaktiverad. Som standard visas endast aktiva anställda.   NR 5. Dessa knappar används för att filtrera på lönestatus, Öppen, Godkänd eller Exporterad. OBS för att visa alla löner oavsett status skall ingen knapp vara markerad.   NR 6. På dessa knappar kan du öppna en Godkänd lön eller återöppna en lön som redan är exporterad, knappen kommer att tända sig när man bockar i rutan längst ut till vänster på personens lönekort.     Det är också här man exporterar sina sparade löner, du kan läsa mer om exportfunktionen här. NR 7. Knappen löneunderlag, tar oss till rapporten löneunderlag period för att kunna skriva ut underlagen i TransPA.     Så här ser det ut när vi ser på de anställda beroende på vad du har ställt in i de olika filtren. Vi får en överskådlig vy på både namn, arbetstidsförläggning vi ser även giltighetstiden på kontraktet.  NR 1. I den övre raden på bilden kan vi välja att sortera de anställda efter kolumnerna tex Status på lönen, Anställningsnummer, Namn, Signatur, Arbetsförläggning genom att klicka på de olika rubrikerna. Även Löneform kan sorteras på, eftersom anställda på timlön eller månadslön numera visas i samma vy.   NR 2. Det finns även en snabbknapp till personkortet, klicka på ikonen   så kommer du direkt dit.     Här ser vi hur det ser ut när du har öppnat ett lönekort på en anställd.   Vi fortsätter att gå igenom lönekortet med vilken information som visas och vart vi hittar den, vi börjar med övre menyraden på lönekortet. NR 1. Här ser vi längst till vänster om lönen är Öppen, Godkänd eller Exporterad. vi ser även allmän information om den anställde som Anställningsnummer, Namn, Signatur, Arbetstidsförläggning, Giltighetstid på kontraktet vi ser också om den anställde har Månadslön eller Timlön.   NR 2. I mitten rutan ser vi information om anställningskontraktet vilket Avtalsområde, Anställningsform, Lönegrupp och vilken yrkeskategori den anställde har.   NR 3. Längst ner har vi samlat information om den anställdes saldon som Övertidstimmar, Kompsaldo, Uttagna semesterdagar/år, Flextid,  Arbetstidsförkortning. Talet /siffran som visas i saldot är efter senast sparad lön men vi presenterar också kommande saldo inom ( parentes ) för dom ändringar som görs under den aktuella löneberäkningen.     På lönekortet har vi en överskådlig kalender vy över hela månaden oavsett om veckan bryter mitt i månaden. Detta för att lättare se tex övertiden. Vi kan även se veckonummer och vilka dagar som är helgdagar. NR 1. Längst upp till vänster i kalender vyn ser du utbetalningsmånad.   NR 2. Längst upp till höger i bilden kan du lägga till eller redigera befintliga pass eller tidrapporter som är gjorda. Du har även möjlighet att kunna lägga till frånvaro, Resa eller övriga noteringar direkt i kalendern, genom klicka på den aktuella dagen eller aktiviteten så kommer dessa tillval att bli aktiva.     Till höger i lönekortet så har vi månadens summering av allt arbete. Ruta NR 1. Här presenterar vi en summering av månades registreringar som är gjorda, du kan välja att  lägga till egna manuella rader genom att klicka på "ny rad". Funktioner som fanns längst ner i gamla löneberäkningen som åtgärder finns nu under den blåa ringen längst upp till vänster.     Här kan du göra Avdrag för hela månadslönen, Nollställa alla frånvaroavdrag, eller göra frånvaroavdrag för all undertid.  Till höger om övertidsraden finns det också en blå ring, klickar man här kan man välja att spara övertiden till kompbank eller flexbank. Om man skulle vilja ta bort en rad kan man klicka på den röda runda ringen längst till höger om löneraden.   Ruta NR 2.  Här presenteras Planerad arbetstid, Arbetad tid, Undertid, arbetstidsförkortning. Även här kan du välja att lägga till eller ta bort en rad manuellt.     Ruta NR 3. Här har ni möjlighet att skriva en kommentar om vi vill notera ner något specifikt. Klicka på ny rad längst till höger så kommer en ny rad fram. Denna kommentar syns endast för er systemanvändare med tillgång till löneberäkningen.     Kommentarsrutan längst ner på sidan visar när en anställde har skrivit någon notering vid tidsrapporteringen, i kalendern kommer vi visa en gul post it lapp på den specifika dagen. Du kan också hovra över denna ikon för att läsa kommentaren.   Här finns även en film som går igenom löneberäkningen.      

I TransPA finns en mängd olika rapporter som hjälper dig att samla information om de anställda, samla underlag till statistik och hitta nyckeltal för er verksamhet. I detta avsnitt kommer vi att kort förklara vilken information du kan få ut i varje rapport.  Vi har två olika utseende som rapporterna visas i. Det beror på att vi i den gamla versionen av TransPA hade ett lite äldre utseende. Dessa äldre rapporter har oftast ersatts av nya rapporter, men finns än så länge kvar eftersom de kan exporteras i fler format än de nya rapporterna. Rapporterna i äldre format rekommenderas dock ej för efterbehandling i Excel. De absolut flesta rapporter kan givetvis filtreras och grupperas på arbetsledare, stationsort, arbetsgrupp, trafikområde och semestergrupp. Dom nya rapporterna är märka med en * (stjärna) nedan. Några av nedanståden rapporter har en länk koppad där man kan läsa mer och få en förklaring.   Personal   *-Allmänt. Här finns samlad information om era aktiva anställda.  Namn, kontaktuppgifter, tillhörighet så som arbetsledare, stationsort, trafikområde, arbetsgrupp och aktuellt anställningsavtal med arbetstidsförläggning och vilken lönegrupp. Arkivlådan växlar mellan aktiva och ej aktiva anställda.   -Telefonlista Gammal rapport där innehållet finns i rapporten allmänt. Använd den istället. *-Anhöriga Här finns kontaktuppgifter till anställdas anhöriga. Värdefull information lätt tillgänglig. -Födelsedagar Här kan du ta fram kommande födelsedagar inom x antal månader för att uppmärksamma detta. Om du väljer valet "false" i rapporten och klickar på "Preview"-knappen, får du fram alla födelsedagar.  Visa månader betyder hur många månader man visar framåt i tiden *-Kompetens Kompetensrapporten visar vilka personer som har en viss kompetens. Hur mycket tid för kompetensutveckling har genomförts under året för en person eller en grupp av personer. Vilka kompetenser behöver förnyas under den kommande tre-månaders perioden *-Kompetensmatris Kompetensrapporten visar vilka och hur många som har en viss kompetens, och framförallt vem som saknar en bestämd kompetens. Rapporten visar som standard de kompetenstyper som minst en av de anställda har, och de anställda som har minst en kompetens. Bra att känna till här - alla anställda, både aktiva och aktiva syns nu och även från alla företag om ni har fler i er databas *-Utrustning  Utrustningsrapporten visar vilken utrustning som är utdelad till personalen. Den är förgrupperad på person och visar utrustning per anställd. Du kan filtrera rapporten och ta fram en lista för en viss tidsperiod eller för en viss stationsort. Det är även möjligt att exportera listan till Excel eller skriva ut rapporten.     Planering    -Dagbeodringslistan Visar anställds namn och telefonnummer tillsammans med planerat pass i valt tidsspann. Innehåller passnamn, passbeskrivning, klockslag, fordons internnummer och registreringsnummer.     Tidrapportering   Dessa rapporter bygger på tidrapporter och det datumet som är skapade. -Arbetad tid / månad Tar fram arbetad totaltid per anställd och månad. Även antal tidrapporter visas. -Arbetad tid / anställd Tar fram arbetad tid per anställd men kan också visas fördelat på fordon, genom att klicka på True knappen. -Avvikelse arbetad tid / färdskrivare Visar avvikelse mellan arbetad tid och färdskrivartid. Avvikelsen visas i timmar och procentuellt. -Avvikelse schema / arbetad tid Visar avvikelse mellan schematid och arbetad tid. Avvikelsen visas i timmar och procentuellt. -Frånvaro Tar fram alla frånvarotyper och visar upp antal timmar per förekomst, datum. -Rapporterad tid  Visar antal timmar tidrapporterade per person inom valt tidsspann. Kan tas fram med timmar per förekomst, datum, genom att klicka på True knappen. Innehåller både arbetade timmar och frånvaro. *-Tidtransaktioner  Här visas faktiskt arbetad tid. Fördelningen kan ske per anställd, fordon, släp, kostnadsställe, arbetsuppgift, mätarställning (eller egna mätvärden) Även ej aktiva anställda ingår i rapporten. Om en anställd har använt flera fordon eller arbetsuppgifter på samma dag kommer denna rapport visa flera linjer. Ni ser alltså timmar fördelat per fordon. Välj ert urval och klicka utför så laddas rapporten. *-Utförd tid Utförd Tid rapporten hjälper dig att enkelt ta fram vilka dagar det finns rapporterad arbetstid. Den ger information om start- och sluttid för arbetspasset, hur mycket rast som är rapporterat och hur mycket tid som kvalificeras som OB-tid. Rapporten är grupperad efter personens namn och summeringen av arbetstiden visas efter varje person *-Aktiviteter Aktiviteter-rapporten ger information om frånvaro, vilken aktivitet personalen använde (t.ex. sjuk, semester), om fordonet är angivet på frånvaron, och när personalen gjorde en resa eller när gränsövergångar skedde. *-Summerad tid Summerad tid-rapporten används för att ha överblick över avvikelse mot schemalagd tid i innevarande månad. Den visar summering av schemalagd tid och arbetad tid för valfri period. Om den anställde har arbetat mer eller mindre än schemalagd tid totalt under en period, visas detta som övertid respektive undertid.  OBS! Övertid och undertid i denna rapport är alltså avvikelser mot den totala schemalagda tiden, och ska inte förväxlas med Övertid och undertid i Löneberäkningen som beräknas utifrån aktuell arbetstidsförläggning. Frånvaro visas också i rapporten, men ingår inte i beräkningen för avvikelserna. Löner    Dessa rapporter bygger på låsta löner och avser lönekörnings perioden -Löneunderlag period Tar fram alla sparade löner i aktuell månad eller för en längre period. Visa underlaget i True/False. True tar även fram tidrapporter. -Innestående saldo Här kan ni se aktuellt saldo som rör kompsaldo, flexsaldo, ATF-saldo och övertidstimmar. Samtliga saldon visar värdet efter senast sparade lönen. Tänk alltså på att spara samtliga löner före ni granskar saldon efter månadens lönekörning och att innevarande månads timmar än så länge är preliminära och kommer dröja tills nästa månads lönekörning innan du ser effekten av dessa. Rapporten har funnits länge i TransPA, men i juni 2022 har vi även fått in aktuellt saldo för övertid.   -Övertidsjournal Tar fram utbetald övertid, intjänad och uttagen komp per anställd i valt tidsspann. Om ni skulle påträffa en differens mellan TransPA och ert löneprogram avseende komptimmar för någon anställd så är detta en bra rapport. Här kan ni överblicka vilka rörelser som varit månad för månad.  *-Utbetald lön Vill ni ta fram ett underlag för en speciell löneart? Eller en lista på alla medarbetare med deras löner och tillägg? Då är denna rapporten väldigt användbar. Ni kan få summering per anställd eller per löneart. Vill ni få summering per anställd klickar du på “person” uppe i ramen. Vill du istället få summering per löneart klickar du på "löneart". I TransPAs löneberäkning har vi också med summering av samtliga lönerader med skattepliktigt belopp och bruttolön. Dessa visas som standard inte i rapporten eftersom de skulle isåfall ingå i totalsumman, och då hade det blivit fel totalsumma. Vill du ändå se dem klicka på "miniräknaren". Ett typiskt tillfälle då man vill ha med skattepliktigt belopp och bruttolön är när ni vill jämföra underlaget med löneprogrammets totalsumma före löneutbetalning.  *-Arbetsgivarintyg Ni har möjlighet att dra ut underlag för arbetsgivarintyg i TransPA. Viktigt att veta är att när timmar beräknas, så tittar TransPA på hela månader för kontraktet, både för start- och slutmånaden som kan behöva manuellt korrigeras. ingående värden m,m finns i artikeln ovan   Tänk på att Visa denna artikel från användarstödet som visar funktionen.   Register   -Lönearter En enkel lista över lönearter. Ofta överblickar man detta i registret för lönearter, men vill man dra ut ett underlag som visar löneartens namn och löneartsnummer så finns möjligheten här.   Säkerhet   *-Utförda säkerhetskontroller Använder ni TransPAs funktion för säkerhetskontroll av förare och fordon? Rapporterar ni olyckor, skador och tillbud? Här kan ni ta fram underlag som rör dessa registreringar. Ni kanske vill överblicka vad som har blivit underkänt rörande era fordon i era anställdas dagliga kontroll av fordon, vad som behöver åtgärdas. T ex. Ni kan se när felet rapporterades in och vilken kontrollpunkt det rör för att belysa vad ni behöver agera på.   Överträdelse mot vägarbetstidslagen    -Detaljerad rapport Här samlas alla överträdelse som görs i tidrapporten. Tillämpar ni denna kontroll? Om inte, informera om att vi har funktion för kontroll mot vägarbetstidslagen. I avsnittet visar vi även den detaljerade rapporten. -Genomsnittlig arbetstid  I rapporten genomsnittlig arbetstid finns värde som visar vilken genomsnittlig arbetstid som finns under en 17 veckors period. Den i sin tur hänvisar till lagens “Begränsningar av arbetstid: Ordinarie arbetstid max 40 tim. Max genomsnittstid 48 tim per vecka under 4 månader (17 v enl. kollektivavtal). Rast efter högst 6 tim. Högst 10 tim nattarbete.”     Utöver dessa standardrapporter så kan vi bygga kundanpassade rapporter,  läs gärna mer om kundanpassade rapporter  här 

      I detta avsnitt bekantar vi oss med nya kalendern och förklarar menyradens symboler.    Kalendervyn . Du ser allt gällande din personal så som planerat arbetspass, frånvaro, rapporterad tid, digital färdskrivardata, resa och andra aktiviteter.   Dessutom finns en rad med inställningar som hjälper dig att utforma kalendern så som du önskar. Nedan följer en beskrivning av samtliga funktioner. Inställningarna sparas automatiskt på dig som systemanvändare.   Med dessa knappar markerar du utseende i Kalendern.              Placera händelser över hela dagen. Placera händelser exakt där de inträffar på dygnet. Hovring Visa/dölj detaljer på aktiviteten. Visa/dölj oplanerade pass. Visa/dölj tachodata. Här väljer du den information som skall synas i kalendern gällande den anställde. Välj något ur registret nedan fäst informationen du vill se genom att använda ”dra och släpp metoden”.  När du sedan är i kalendern kan du hovra över statistikcellen, för att se dina val.   För att justera storleken på statistikcellerna i kalendervyn får du "dra och släppa metoden" med muspekaren på dom ljusa sträcken för att justera i sid leds  Vi kan även sortera de anställda i listan efter de olika statistikcellerna som finns att välja mellan, klicka på någon av dina statistikceller och listan med personal kommer att ändras. Vi kan även sortera personalen på förnamn eller efternamn klicka på något namn i listan och det kommer komma fram ett val på förnamn eller efternamn.    Här väljer du hur de anställda skall grupperas i kalendern t ex efter stationsort.       Här väljer du vilken information som skall visas på varje aktivitet ( arbetspass, tidrapport) i kalendern.     Förklaring till menyradens övriga val Ni kan söka ut era anställd genom arbetsgrupp, arbetsledare, stationsorter, trafikområden, semestergrupp, man kan söka på anställningsnummer, signatur och ni kan ange förnamn eller efternamn så kommer sökfunktionen ge dig förslag på filtrering.        Här kan du välja hur din period skall vissas. Klicka på datum perioden så öppnas månadskalendern, klicka i första och sista dagen som du vill se i nya kalendern.   För att förflytta dig en period framåt eller bakåt så använder du höger och vänster dubbel pil. vill du bara flytta dig en dag framåt eller bakåt så använder du höger och vänster enkel pil Klickar du på idag så syns denna dag som första dag i din vy.      Lägga in eller ändra  pass, frånvaro, noteringar, eller tidsrapporter från kalendern gör du genom att klicka på den aktuella dagen eller markera t ex schemat som du vill ändra, så kommer en ny undre menyrad vissas längst ner på sidan, här kan du välja om du vill lägga till eller ta bort, redigera  något i kalendern      I denna artikel kan ni läsa mer om Kalender Fordon & Pass

I TransPA kan ni lägga upp era stationsorter. Det blir ett sorteringsbegrepp som hjälper er att typiskt definiera er personal och fordon. Era passmallar som används när ni planerar er personal är också skapade utifrån vilken stationsort de tillhör. När ni satt upp era stationsorter och tilldelat dem så kommer ni få möjlighet att få ut värdefull statistik utifrån just stationsorten i flera av våra rapporter. Ni kommer också märka att kalendern ger er en tydligare vy då ni kan välja att visa personal som hör till en viss stationsort och dölja övriga t ex. Ni hanterar era stationsorter i register - stationsorter.   Lägg till stationsort genom att klicka på plustecknet. Skriv in uppgifterna och spara på bocken. Uppgifterna om mobilnr och larmnummer kan användas ihop med funktionen att få larm via sms när personal inte har påbörjat sitt arbetspass.   I nästa steg - gå över era fordon, anställda och era passmallar så de blir tilldelade med rätt stationsort så kommer ni ha god hjälp av funktionen.   Skulle ni få någon förändring där ni helt byter stationsort helt kan ni göra den ej aktiv så döljs den med åtgärderna nedan. Glöm då inte att se över de berörda anställda, fordonen och passmallarna så de tilldelas en ny eller befintlig aktiv stationsort.