Brukertips i Visma.net Payroll

Ved lønnsjustering tilbake i tid, vil Payroll automatisk etterbetale lønn for tidligere måneder på den ansatte når du endre månedslønn i Employees. Vi anbefaler at du benytter automatisk etterbetaling, men ser at det i noen tilfeller kan være ønskelig å registrer beløpet manuelt.    Det er to ulike fremgangsmåtene for etterbetaling av lønn: Automatisk etterbetaling  - Følg alternativ 1 Manuell etterbetaling - Følg alternativ 2   Alternativ 1 - Automatisk etterbetaling Eksempel: En ansatt har 50.000 kr i månedslønn. Fra 1. oktober har han fått en lønnsøkning med 2.500 pr måned som skal gjelde fra 01.06.2020.   Fremgangsmåte: Registrere ny lønn på den ansatte i feltet Månedslønn  i Employees | Stilling | Lønn. Velg dato endringen skal gjelde fra, i vårt eksempel 01.06.2020. I den åpne lønnskjøringen for oktober Payroll vil det se slik ut: Beløpet for fastlønn oktober er økt og etterbetalingen fra juni legger seg i kolonnen Retroaktiv verdi. Vær oppmerksom på at endringen også vil påvirke andre transaksjoner som kalkuleres på grunnlag av fastlønn/timelønn, i dette eksemplet Stopp fastlønn, Trekk i lønn for ferie og overtid. Hvis du ikke ønsker denne automatiske etterbetalingen på enkelte lønnsarter, må du manuelt føre det bort på egen lønnsart som beskrevet i Alternativ 2 nedenfor. Bekreft deretter betaling. Etterbetaling av lønn rapporteres på inneværende måned i henhold til kontantprinsippet. Økning i trekk som følge av lønnsøkningen vil bli innberettet i den måneden det opprinnelige trekket ble gjort. NB! Payroll etterbetaler kun på lønnskjøringer som er kjørt i løsningen. Dersom du startet med Payroll 1. august og i oktober skal gjøre en etterbetaling med virkning fra 1. juni, vil automatisk etterbetaling kun bli gjort for august og september. For juni og juli må du registrere beløpet manuelt på egen lønnsart som  beskrevet i Alternativ 2 nedenfor.   Alternativ 2 - Manuell etterbetaling Fremgangsmåte fastlønnede: Det er ikke mulig å registrer noe på lønnsart 10000 Fastlønn i Payroll. Vi anbefaler derfor at du opprette en ny lønnsart for fastlønn som f.eks en kopi av 10180 og gjør nødvendige endringer på denne slik at den blir lik 10000 Fastlønn. I første fanen Generell informasjon, fjern haken for Datosensitiv og sett på haken Variabel. I fanen Inberetning A-melding velg Kontantytelse | Fastlønn. I fanen Avansert  velg Påkrevd under Beløp . Lagre lønnsarten. Åpne Employee, hent opp den ansatte og velg Transaksjoner | Variable. Velg «Legg til transaksjon». Velg den nye lønnsarten Etterbetaling Fastlønn  og legg til ønsket beløp. Transaksjonen legger seg i den åpne lønnskjøringen i Payroll.

For at de ansatte skal få tilgang til tjenestene i Visma.net, må de opprettes som brukere. Her følger en veiledning for hvordan dette gjøres i Visma.net Payroll.

Ved godkjenning av reiseregninger, timelister og fraværsøknader i Payroll bruker systemet  leder som er angitt på den ansatte i Employees.  

Etter at du har fått tilgang til firmaet etter migrering til Visma.net Payroll er det viktig at dere gjør en kontroll av overført data. Det vil bli gitt en tilbakemelding på ting som er spesielle for akkurat ditt firma, som dere må ta tak i. I tillegg er det noen standard sjekkpunkter vi oppfordrer til å gjøre en kontroll av.    Her finner dere oversikten over hvilke lønnsdata du kan forvente ved flytting.    Employee Ansatte med mangelfulle verdier havner i "Utkast" i Employee Fyll ut manglende informasjon som er merket med røde utropstegn Faste transaksjoner på ansatte i utkast må registreres manuelt etter at den ansatte er lagret Ansatte som har sluttet som havner i "Utkast" i Employee fordi det tidligere er brukt Visma.net Fyll ut påkrevd informasjon og slett sluttdato på den ansatte. Se spørsmål til support nederst i denne artikkelen for mer informasjon. Stillingsopplysninger Avlønningstype, månedslønn/timelønn, arbeidsforholdstype. Ved mange ansatte kan ansattrapportene i HRM Analytics være nyttige Arbeidstidsordning Påvirker hvordan timesatsen / overtidssatsen blir beregnet Hittilverdier Ligger på den ansatte i Employee | Transaksjoner |inngående saldo. Merk at det kun er feriepenger i år/i fjor, feriepenger alderstillegg i år/i fjor, elektronisk kommunikasjon, fagforeningstrekk som blir overført. Et tips kan være å bruke Transaksjoner, detaljert under rapporter i Payroll og filtrere på de ulike IS-lønnsartene. Faste transaksjoner Ligger på den ansatte i Employee | Transaksjoner | Faste transaksjoner. Listen av lønnsarter som blir sendt ved tilbakemelding er en indikator på hvilke faste transaksjoner som har blitt flyttet. Finnes ikke lønnsarten i denne listen betyr det at den faste transaksjonen ikke har blitt overført. Kontotyper  Kontroller at kontotyper har blitt koblet mot en konto. Spesielt viktig er det at disse kontotypene har konto:  22000 - Skyldig arbeidsgiveravgift 22100 - Skylding arbeidsgiveravgift av påløpte feriepenger 24000 - Skyldige feriepenger 31000 - Påløpte feriepenger 40000 - Arbeidsgiveravgift 41000 - Avsatt arbeidsgiveravgift av påløpte feriepenger Regnskapsbilaget  Sammenlign kontering mot regnskapsrapport i tidligere lønnssystem, og utfør nødvendige korrigeringer på aktuelle lønnsarter i Payroll og/eller under kontotyper i Employee. Vi anbefaler at du tar ut rapporten "Regnskapsrapport detaljert" som du finner i Payroll under "Rapporter | Standardardrapporter". Kontroller særskilt at du ikke har uønskede bevegelser på konto definert som Avrundingskonto i selskapsinnstillingene, at det er balanse mellom debet og kredit, samt at alle konto hvor du ønsker kostnadsbærerfordeling har dette. Payroll Lønnsarter i 800XXX-serien Disse er opprettet i migreringsprosessen. Lønnsartene finner du i Payroll | Innstillinger | Regler | Lønnsarter. Disse lønnsartene du finner her er lønnsarter fra det tidligere lønnsprogrammet hvor vi ikke har funnet noen match mot standard lønnsartregister i Payroll. Lønnsartnummeret har tallet 8 i første og siste posisjon, og de 4 sifrene mellom disse er tilsvarende lønnsartnummeret du kjenner i det tidligere lønnsprogrammet. Etterskuddslønn Har ditt firma etterskuddslønn (utbetaler fastlønn i måneden etter opptjening) må du sette opp dette som beskrevet her.   Expense Standard diett-, kjøre og utleggstyper blir koblet til en standard lønnsart gjeldende for Visma.net Payroll som da bestemmer utbetaling, beregning, kontering og rapportering.  Kjøre- og Utleggstyper som er opprettet i tillegg til disse standardtypene vil ikke være koblet til en lønnsart, og dette må utføres før ansatte registrerer reiseregninger.  Husk at man trenger en lønnsart pr. forskjellig regnskapskonto som ønskes spesifisert, ettersom verdiene debetkonto/kreditkonto på utleggstyper ikke har noen funksjon mot Visma.net Payroll.   Calendar  Kontroller og eventuelt korriger feriesaldo. Se brukertips her.  Endre feriedager på ansatte med redusert stilling. Se brukertips her.  Endre/opprette ferieavtaler som går utover 12 %. Se brukertips her. Nye permisjonsbeskrivelser fra 2023. Kontroller permisjoner som går over årsskifte 2022/2023. Se mer i dette brukertipset på hvordan dette gjøres, og hvilke type permisjoner det gjelder.  Har du egenopprettede fraværskoder vil disse bli skjult, og koblet fraværskode vil bli borte. Skjult haken må fjernes manuelt og man må koble mot lønnsart fra Payroll.   Bli klar til første lønnskjøring  Regnskapsbilag For at regnskapsrapporten skal bli riktig er det viktig at dere sjekker konteringen på de lønnsartene som blir brukt. Her kan rapporten "Regnskapsrapport detaljert" være til stor hjelp.  Finner du et beløp på avrundingskontoen er et godt tips å sjekke om alle kontotypene er knyttet til en konto. Ansatte og transaksjoner Opprett variable lønnsarter dersom du ikke finner en som passer ditt bruk i systemet.   Legg inn variable transaksjoner/ importer variable transaksjoner. Les mer her i dette brukertipset om hvordan du importerer variable transkasjoner. Legg inn pårørende til de ansatte hvis ønskelig. Merk at barn må legges inn hos de ansatte som skal kunne registrere med koden sykt barn i Calendar. Pågående permisjoner rapportert i A-melding i forrige lønnssystem må registreres med identiske opplysninger i Visma.net Calendar (Fra dato, Til dato og permisjonstype må være identisk). Legg inn eventuelle nye ansatte, nye transaksjoner, endrede transaksjoner eller endrede verdier som har tilkommet etter at vi fikk tilsendt databasen fra deres tidligere lønnssystem. Gjør eventuelle justeringer på ferieavtalen hos de ansatte. Les mer her.   Legg inn ansattes leder på hvert enkelt ansattkort, under fanen stilling. Ikke alle pakker har dette feltet - finner du ikke feltet, har dere ikke dette inkludert i pakken.  Brukere i Visma.net Tilpass e-posten som blir sendt ut til de ansatte når de blir aktivert som bruker. Se brukertips her . Lag bruker til de ansatte. Du finner knappen “Lag bruker” inne på ansattkortet til hver enkelt ansatt. Det vil da automatisk genereres en mail til hver enkelt ansatt med beskrivelse av hvordan aktivere brukeren sin. Dette må gjøres dersom de ansatte skal motta lønnsslippen elektronisk. Har bruker (ansatt) aktivert kontoen i Visma.net, så vil du ikke finne knappen "Lag bruker" inne i Employees etter flytting. Du må derfor tildele de ønskede rollene manuelt. Her kan "brukergrupper" i Admin være til stor hjelp.  Skal ansatte ha tilgang til flere tjenester enn lønnsslipp via app/web, må de ansatte tildeles aktuelle brukerroller. Du kan lese mer her. Integrasjoner Dersom du ikke allerede har gjort det må du registrere datasystem i Altinn. I Altinn må du også registrere at du benytter Visma.net som ditt datasystem, slik at du får en SystemID. Datasystemet for Visma.net Payroll heter i Altinn.no: "Visma.net Financials". Dette trenger du for å importere skattekort og sende A-melding. Her finner du informasjon om hvordan du registrerer datasystem i Altinn. Lønnskjøring Last inn skattekort. Kontroller lønnsslippene i steget "Kontroller lønnsslipper"  i Payroll.   Annet Alle kurs i Visma.net Payroll er inkludert i programvaren, og alle kurs kan tas digitalt på det tidspunktet som passer deg. Vi anbefaler deg å gjennomføre Grunnkurs før du begynner å bruke Visma.net Payroll.   Vi tilbyr In-App læring, som blant annet inneholder guider, videoer og artikler for hvordan man utfører ulike oppgaver i programmet.   NB! Dersom dere har Visma.net Expense er ikke tjenesten aktivert på kundekortet. Dette må aktiveres ved behov. Dersom alle ansatte skal benytte Expense må dette aktiveres før man lager bruker. Er det kun noen ansatte som skal ha Expense, aktiver tjenesten etter brukere er opprettet.   Spørsmål til support Det ligger mange ansatte i utkast. Disse har sluttet for en stund siden og jobber ikke lengre hos oss. Er det mulig å slette disse? Disse ansatte er mest sannsynlig brukere i visma.net, og kan derfor ikke slettes. Finnes det en slett-knapp, er det bare å slette. Du må fylle ut all påkrevd informasjon for å få lagret den/de ansatte som ligger i utkast. Dersom du ikke har fødselsnumret til den ansatte kan du bruke et fiktivt. Fiktivt fødselsnr kan du generere her. Evt. kan du registrere internasjonal ID.   Relaterte brukertips Migreringsguide med Flyttefabrikken for overgang til Payroll

Hvilke roller blir gitt en ansatt når det trykkes på Lag bruker i Employee

Rolle beskrivelser for HRM området med tilhørende tjenester i Visma.net Payroll.

Importere ansatte via excel i Visma.net Payroll. Ved fusjon, endring av organisasjonsnummer. 

Endre navn på ansatt etter at ansatt er aktivert, eller melding om at navn er forskjellig fra det som er reg. i Visma.net Payroll.

Her finner du hjelp til å godkjenne reiseregninger, utlegg, timeliste eller ferieønske i Visma.net Payroll

I dette brukertipset forklarer vi hva du må tenke over dersom du benytter dimensjoner i Visma.net Payroll, og ønsker at transaksjoner skal konteres på dimensjoner.