Brukertips i Visma.net Payroll

Ved lønnsjustering tilbake i tid, vil Payroll automatisk etterbetale lønn for tidligere måneder på den ansatte når du endre månedslønn i Employees. Vi anbefaler at du benytter automatisk etterbetaling, men ser at det i noen tilfeller kan være ønskelig å registrer beløpet manuelt.    Det er to ulike fremgangsmåtene for etterbetaling av lønn: Automatisk etterbetaling  - Følg alternativ 1 Manuell etterbetaling - Følg alternativ 2   Alternativ 1 - Automatisk etterbetaling Eksempel: En ansatt har 50.000 kr i månedslønn. Fra 1. oktober har han fått en lønnsøkning med 2.500 pr måned som skal gjelde fra 01.06.2020.   Fremgangsmåte: Registrere ny lønn på den ansatte i feltet Månedslønn  i Employees | Stilling | Lønn. Velg dato endringen skal gjelde fra, i vårt eksempel 01.06.2020. I den åpne lønnskjøringen for oktober Payroll vil det se slik ut: Beløpet for fastlønn oktober er økt og etterbetalingen fra juni legger seg i kolonnen Retroaktiv verdi. Vær oppmerksom på at endringen også vil påvirke andre transaksjoner som kalkuleres på grunnlag av fastlønn/timelønn, i dette eksemplet Stopp fastlønn, Trekk i lønn for ferie og overtid. Hvis du ikke ønsker denne automatiske etterbetalingen på enkelte lønnsarter, må du manuelt føre det bort på egen lønnsart som beskrevet i Alternativ 2 nedenfor. Bekreft deretter betaling. Etterbetaling av lønn rapporteres på inneværende måned i henhold til kontantprinsippet. Økning i trekk som følge av lønnsøkningen vil bli innberettet i den måneden det opprinnelige trekket ble gjort. NB! Payroll etterbetaler kun på lønnskjøringer som er kjørt i løsningen. Dersom du startet med Payroll 1. august og i oktober skal gjøre en etterbetaling med virkning fra 1. juni, vil automatisk etterbetaling kun bli gjort for august og september. For juni og juli må du registrere beløpet manuelt på egen lønnsart som  beskrevet i Alternativ 2 nedenfor.   Alternativ 2 - Manuell etterbetaling Fremgangsmåte fastlønnede: Det er ikke mulig å registrer noe på lønnsart 10000 Fastlønn i Payroll. Vi anbefaler derfor at du opprette en ny lønnsart for fastlønn som f.eks en kopi av 10180 og gjør nødvendige endringer på denne slik at den blir lik 10000 Fastlønn. I første fanen Generell informasjon, fjern haken for Datosensitiv og sett på haken Variabel. I fanen Inberetning A-melding velg Kontantytelse | Fastlønn. I fanen Avansert  velg Påkrevd under Beløp . Lagre lønnsarten. Åpne Employee, hent opp den ansatte og velg Transaksjoner | Variable. Velg «Legg til transaksjon». Velg den nye lønnsarten Etterbetaling Fastlønn  og legg til ønsket beløp. Transaksjonen legger seg i den åpne lønnskjøringen i Payroll.

Hvordan registrere premie til for OTP / AFP i Visma.net Payroll.

Korrigere utleggstrekk (trekk pga. restskatt) når dette er trukket og rapporter i A-meldingen i Visma.net Payroll.

Hvordan håndterer man innberetning av naturalytelser når arbeidstakere ikke har lønn til utbetaling? For eksempel i permitteringssituasjoner der arbeidsgiver ikke utbetaler lønn og det ikke kan foretas forskuddstrekk.   I Visma.net Payroll vil lønnskjøringen se slik ut når den ansatte har naturalytelser, men det ikke utbetales lønn. For å unngå at den ansatte får negativ lønn så nuller systemet automatisk ut beregnet forskuddstrekk med lønnsart 900300 Korrigering skatt grunnet neg.lønn.   Du vil da få rapportert inn ytelsen og beregnet arbeidsgiveravgift. Her kan du lese mer om dette i en prinsipputtalelse på skatteetaten.no   Det er viktig å gi Skatteetaten informasjon dersom du har arbeidstakere som får innberettet naturalytelser uten at du kan beregne og gjennomføre forskuddstrekk. Dette gjør du via skjema RF-1306. Skatteetaten vil da vurdere om det er grunnlag for å utstede nytt skattekort eller om det skal utskrives forskuddsskatt til arbeidstakeren. Relaterte brukertips Permittering

Når vi skriver "etterskuddslønn" er dette en løsning for firmaer som utbetaler f.eks. fastlønnen opptjente i mars,  og utbetaler denne i April. Det er kun i denne situasjon det er nødvendig å bruke "etterskuddslønn" funksjonen i Payroll. Firmaer som utbetaler fastlønnen i den måneden den er opptjent skal ikke bruke "etterskuddslønn".  Timelønn er alltid etterskuddsvis og trenger ingen endring på kjøringen.   Det har nå kommet støtte for å bedre håndtere etterskuddslønn i Payroll. Vi anbefaler at du gjør deg godt kjent med denne artikkelen før du setter opp innstillingene for etterskuddslønn i ditt selskap. Vi gjør oppmerksom på at firmaer som allerede bruker Payroll i dag vil få en "overgangsmåned" hvor noe må håndteres manuelt. Her anbefaler vi at det settes av god tid til oppsett og kontroll. For helt nye firmaer er det også en del å være oppmerksom på. I denne artikkelen går vi generelt gjennom funksjonaliteten.   Vil du se hvordan sette opp innstillingene i ditt selskap? 1. For deg som bruker Payroll i dag 2. For deg som setter opp helt nytt firma Innstillinger Innstillingene for etterskuddslønn defineres to forskjellige steder: Lønnsartnivå og på lønnskjøringer. Dette gjør løsningen fleksibel og du kan selv gjøre tilpasninger på hvordan dette skal fungere. På lønnskjøringer Lønnskjøringer kan defineres om de skal håndteres “etterskuddsvis” eller ikke. Det vil si at du kan f.eks ha en lønnskjøring i måneden for timelønnede personer som bruker “etterskuddslønn” reglene. Og en annen kjøring i samme måned for f.eks fastlønnede som ikke bruker etterskuddslønn regler. På innstillingene til en lønnskjøring har det nå kommet en hake “etterskuddslønn”   Dersom du skal aktivere etterskuddslønn for alle kommende lønnskjøringer går du til: Payroll | Innstillinger | Lønnskjøringsplanlegger. Klikk deg inn på den løpende lønnskjøringenplanen Sett på haken Etterskuddslønn Lagre   På lønnsarter Lønnsarter vil ha en hake “Etterskuddslønn” i fanen visning. Dette defineres av utvikling på standard lønnsarter   Standardoppsett De aller fleste standard lønnsarter blir oppdatert med å få haken “etterskuddslønn” slik at de følger disse reglene. Det er også opp til hver enkelt kunde å endre disse innstillingene på lønnsarter om ønskelig. Merk: For deg som ikke har etterskuddslønn, har ikke denne haken på lønnsarter noen betydning. For deg med  egenopprettede lønnsarter må man inn å sette på haken på de lønnsartene du ønsker skal håndteres med etterskuddslønn regler. Merk: Lønnsarter for forskudd og lønnsarter for reiseregninger (Expense) har ikke haken “Etterskuddslønn” som gjør at de kan kjøres fortløpende. Denne innstillingen kan endres om ønskelig.   Kontantprinsippet Når man aktiverer innstillingene for etterskuddslønn blir reglene på lønnsarter i forhold til rapporteringsperiode enda mer aktuelle enn tidligere. Vi anbefaler derfor at du gjør deg kjent med denne artikkelen for å få en oversikt over reglene i forhold til hvordan en transaksjon/lønnsart rapporteres. “Retro” transaksjoner vil ikke nødvendigvis si at det rapporteres “retroaktivt”. Normalen er at kontantytelser følger kontantprinsippet så lenge det er positiv transaksjon (utbetaling). Trekk-lønnsart skal også følge kontantprinsippet. Vær oppmerksom på at naturalytelser vil alltid rapporteres på opprinnelig periode. Vi kommer tilbake til det under og hvordan du forholder deg til det:   Naturalytelser Lønnsarter for naturalytelser vil som standard ha haken “etterskuddslønn” aktivert. Det vil si at i en lønnskjøring med utbetaling i mai, vil du få med transaksjoner datert april (og evt. tidligere). Vær oppmerksom på: I henhold til reglene skal naturalytelser rapporteres inn i opprinnelig periode - som i eksempelet over vil si april. Dette medfører at du i mai lønnskjøring vil få en A-melding for april med innrapportering av naturalytelsene. Dersom man ikke ønsker dette kan en løsning være å skru av haken “Etterskuddslønn” på naturalytelse lønnsarter. Det gjør at i en mai lønnskjøring blir transaksjoner for mai generert, og du vil ikke få retro A-melding.   Utbetalingtidspunkt Ting i systemet som forholder seg til utbetalingstidspunktet/utbetalingsdato: Feriepenger/trekk i lønn for ferie. Dersom ferieavtalen sier juni som utbetalingsmåned så vil feriepengene dukke opp i lønnskjøring som har utbetalingsdato juni. Skattekort: Hvis en ansatt får nytt skattekort fra mai vil skattekortet oppdateres i lønnskjøringen som har utbetalingsdato i mai (transaksjoner for april. Merk: Naturaytelser som bruker opprinnelig periode som rapporteringsperiode, vil hente verdier fra skattekort for aktuell periode. F.eks en transaksjon på naturalytelse som har transaksjonsdato i april, vil bruke skattekort for april. Halv skatt. Hvis innstillingene for halv skatt sier desember, vil det bli generert halv skatt i lønnskjøringen som har utbetalingsdato i desember. Andre trekk (kreditorer). Trekk som er registrert med dato i mai vil bli trukket i lønnskjøring med utbetalingsdato i mai (transaksjoner fra april). Merk: Ansatt som slutter 30. April vil bli trukket i lønnskjøring i mai hvis det ikke er angitt sluttdato på trekket. Fagforeningstrekk. Trekk som er registrert med dato i mai vil bli trukket i lønnskjøring med utbetalingsdato i mai (transaksjoner fra april). Merk: Ansatt som slutter 30. April vil IKKE bli trukket i lønnskjøring i mai. Er det ønskelig å trekke fagforeningstrekk på den ansatte i en måned etter personen har sluttet må manuell lønnsart benyttes. Skatteberegning Skatteberegning i Payroll blir normalt beregnet for hele måneden - det vil si at hvis du har 2 måneder som utbetales i samme måned må du være oppmerksom på en innstilling. Dette er spesielt aktuelt for de som utbetaler både november lønn og desember lønn i desember. Det har nå kommet en hake i innstillingene på lønnskjøringer (i nytt grensesnitt) hvor du kan huke av Ordinær lønn, egen skatteperiode. Sett på denne haken i siste kjøring i desember for at skatteberegning skal bli behandlet som egen periode.   Vær oppmerksom på: En bug i systemet gjør at lønnsartene for ekstra skattetrekk ikke følger kontantprinsippet (89010 og 89000) når de kommer fra tidligere periode (etterskuddsvis). Anbefaling inntil videre er å skru av haken "Etterskuddslønn" på disse lønnsartene slik at de blir generert med dato i samme periode som utbetalingsmåned. Innstillingene for etterskuddslønn finnes ikke i onboarding wizarden. Det vil si at innstillingene må aktiveres etter at firmaet er satt opp. Vil på et tidspunkt bli en del av oppstartsveiviseren. Det er per nå ingen god visning av at en lønnskjøring er huket av etterskuddslønn regler. Du må inn på innstillingene til lønnskjøringen for å se dette. Anbefaling Vi anbefaler alle kunder som i dag skal aktivere innstillingene for etterskuddslønn å beregne ekstra god tid til forberedelser og oppsett av første lønnskjøring. Kontroller første lønnskjøring med etterskuddslønn grundig!   Relaterte brukertips Rapporteringsperiode

Explanation of paycode settings   In this article I will go through the settings you may choose to apply when editing an existing, or creating a new paycode. A tip to find the information you need is to use the ctrl + f search function.   General information In this tab you specify the general settings on the Paycode.   In the upper left you specify the paycode number, and name. They can be changed for new paycodes and paycodes that you have created.   Right under the general information tab you will find the description field, here you can add a description to the paycode, this will be shown when hovering your mouse over the paycode later on.   Behaviour: Here you choose wether the paycode should be variable or duration sensitive. Duration sensitive: This setting mean that the transaction will consider dates used in a transaction. For example, you may have a monthly transaction of 100,- but it starts in the middle of a month. The actual amount will then be calculated to 50,-. Only fixed transaction may have this setting. Variable: Paycodes with this selection may be used for "variable transaction" on a single employee. If neither of the setting are chosen the paycode will be regarded a fixed transaction, and may then only be added to employees as such. Taxable income: Here you choose wether the paycode should be calculated based on tax percentage or a tax table. FNO Pension reporting: Here you choose wether the paycode should be reported as an hourly pay or additional pay to the pension company. Basis: Here you choose what basis the paycode should apply for. Gross/ Net: Here you specify if the paycode should have an impact on gross income or not. In addition you must choose wether the paycode should lead to a payout or not. Payments in kind for example should not be selected for net pay. Reporting: Every Paycode that should be included in the A-message report need to be checked for "A-message report" here. Basis for calculation: Here you may check the boxes if you want this paycode to be used as a basis for further calculation in other paycodes. An example would be when working over time. You can read more about this here: https://community.visma.com/t5/Brukertips-i-Visma-net-Payroll/Fleksible-kalkuleringer-arve-belop-antall-fra-lonnsart-Visma-net/ta-p/171731 though it is not translated to English as of yet.     Appearance In this tab you choose how this paycode should be shown in for example Payslip. And also which paycode type it should be included in.   Paycode types: Here you choose which types the paycode should have. At least one must be selected. These types are a way to categorize the different paycodes. Many of these types are mainly used to filtrate, but some of them do have an actual function. The following types are available:   Absence: Here you may if the paycode should be available for Visma.NET absence. An example of paycode: 10800 - absence without pay. Expense: Specify whether the type of salary is to be generated from the travel bills the employees register in Visma.net Expense. Example of paycode: 311000 - Car allowance. Opening balance: All types of payroll to be used as incoming balance payrolls, must be checked for this group. The salary type will then be automatically available  under "Opening balances" in the transaction image of the single employee. Salaries that have this checked  can be coded with a salary description, but the check mark for "A-message report" on the General tab should not be checked in this case. Salaries checked for "Incoming balance" will not appear on the pay slip of the employees. Benefits: Indicate whether the wage type is a payment in kind. Examples of paycode: 23000 -Electronic communication (benefit). Taxes: Here it is stated whether the wage type should be deducted for tax. Example of paycode: 89000 - Extra tax. Time: If the salary type is to be available for Visma.net Time, you have to check here. These are typical variable pay types that are generated from the timesheet employees registers during Visma.net Time. Examples of salary type: 10100 - Hourly salary. Payment Rule: Specify whether the type of salary will appear under bank and payment on the employee. This option is not in use at this time. Holiday allowance: The field is only filtering. Salary: The field is filtering only. Pension: Here it is stated whether the wage type should treat pension, typically OTP or deduction for pension. Otherwise, only used as filtration. Example of paycode: 60000 - Occupational pension, OTP. Sickness benefits: Indicate whether the type of salary applies to sick pay. Examples of salary types: 14000 - Sick pay, refunded by NAV. Transaction: Here it is stated whether the paycode should cause a transaction. All salaries which should be available for both fixed and variable transactions in "Employees" must be watchful for that choice. Example of paycode: 11150 - Overtime 50%. Miscellaneous: Here it is stated whether the salary type is diverse. As of the current version, there are no paycodes associated with this group. Prepayment: Currently this group is for filtering options only. Example of paycode: 13100 - prepayment, fixed. Template: Currently not in use. Reporting: This is only used for filtering in reports. The paycodes we have been thinking that is most sensible to show in reports has been linked to this group. These filters in reports can be changed by the customer themselves, but we have created some reports by default with filter only on "Reporting". Example of paycode: 12600 - Bonus (percentage tax). System: When you change additional information on a pending transaction in this group, an A-message will be generated on the original month it is posted and not this month. The group does not follow the cash principle. Example of paycode: 310000 - Company car. Deductions: This field is only used for filtering. Example of paycode: 63000 - Canteen deduction.   Payslip- Information: Below this point you must specify how the paycode is displayed in the payslip. Payslip sorting: Sorting for paycheck indicates which area of ​​the paycheck the type / transaction should be displayed. The "Sum" sorting group is predefined and shown in bold on the paycheck. In cases where sorting groups other than "Sum" or "Do not show on payslip" are selected, you can further select:   ● One transaction per line: Each transaction on the paycodeis shown on its own line on the payroll. ● Display to and from dates: Whether to show to and from dates on the transaction, for example date for when the hours from Calendar apply. ● Display additional information: Whether additional information from the payroll type should be displayed. Details: It is possible to specify whether Factor / Quantity / Rate should be displayed on the pay slip or not. Amounts should always be displayed. You can also specify whether the text entered in the "Description" field of the individual transaction should appear on the pay slip. Mobile payslip category: Here you can decide which category results for the type of salary shall be displayed below when the applicant receives his pay slip electronically, for example in the Payslip service, or in the Mobile Employees app.   Accounting Under Accounting, you must choose how the type of salary is to be posted in the accountsystem.   Accounting: Choose whether the type of salary is linked to an account type, or directly to an account. This applies to both debit and credit. If account types are used, it is very important to check that the correct account is connected to the account type to ensure that the type of salary is posted to the correct account in the accountsystem. The account will appear to the right of the selected account type. If the check mark for "Use account type ... "is not set you will have the option to select a single account. Dimension: It is possible to enter a fixed dimension of the salary type. This can for example be applicable if the customer uses Visma.net Financials, and has salaries that are not to be posted to a special department - in these cases it may be appropriate to enter a dummy department with ID 000, but make sure the ID matches the dummy ID created in Visma.net.   Reporting codes On this tab you can manage how the type of salary is reported in the A-message, like report code salary description and benefit. Type of amount: Specify whether the paycode  is of the type "Salary", "Deduction" or "Payroll withholding tax". Based on what is chosen here, relevant salary descriptions will be available under descriptions. Description: Based on what is stated in the Type of amount, relevant salary descriptions will be available. Advantage: Specify whether the type of salary applies to a cash benefit, allowance or payment in kind. Only the benefits that are relevant to the salary description are available. Reporting period: The reporting period says something about when the type of salary is to be reported in the A-message. The paid period means that the type of salary is reported against the period the employee receives the money in their bank account and must be used for all types of salaries paid in cash. Initial period means that the wage type is always reported with the period it belongs to and should be used for payments in kind. For example: an employee may have a mobile subscription from an employer as of January, but this is not posted to Employees until March. Since the transaction date on electronic communication is now entered with 01.01, electronic communication will nevertheless be reported on the A-message for January, February and March. In the payroll for March, this will be marked by the emergence of retroactive A-messages for previous calendar months.   Advanced On this tab you can make some advanced settings for factor, quantity, price and amount of salary on the paycode.   Transaction data: Specify whether the factor, quantity, price and amount should be optional, required or illegal. Script: Some of the payrolls contain a script that allows Payroll to process those payrolls automatically. Eg. for example, the script based on the type of pay for electronic communication (payment in kind) will be calculated at 366, - per month if the paycode is connected with an employee. In the image above there is a script below the price that allows Payroll  to automatically collect the fixed salary for the individual employees. Constant: Specify whether the salary type should have a fixed value for factor, quantity, price or total amount. Starts paycodes: If any paycodes are to be linked, you can add a paycode under "Add paycode". When this type of salary is added to an employee, it will then automatically enter the paycode under "Starts paycodes" so that both are paid to the employee. Run at: Here you specify whether the salary type is calculated based on positions on the employee, or on the single employement. If you select "Position" in this field, the salary type can retrieve information from the "Position" tab of the employee, including dimensions. If you select "Employee" in this field, the salary type could consider that it should always be calculated per. employed and thus only once per employee. For accounting purposes, it is recommended to select "Position" in this field. Rounding mode: Specify which rounding is desired for the type of salary. Rounding accuracy: Specify the rounding level desired for the paycode. In this case 1 is indicated to indicate that the wage type is to be calculated in full amount (NOK). For example, enterering 0.1 will result in the type of salary rounded to the nearest øre. Sequence number: If multiple paycodes are to be linked, and a paycode should form the basis for calculations in another paycode, the paycode that forms the basis must always have a lower sequence number than the type of salary to be used. You can read more about how to link salaries in this way at Visma Community, here: https://community.visma.com/t5/Brukertips-i-Visma-net-Payroll/Fleksible-kalkuleringer-arve-belop-antall-fra-lonnsart-Visma-net/ta-p/171731   Note: We do not recommend removing scripts from existing paycodes. If you want to change or remove a script we suggest creating a new paycode using the existing one as a template.   Additional information On the "Additional Information" tab, you can add additional information to your paycode.     Additional information is used to add additional information that is required with the reporting of the a-message. A typical example of this is diet or number of passengers.