Brukertips i Visma.net Payroll

Hensikten med dette dokumentet er å forklare hvordan vi teller ansatte for fakturering i Payroll, og hvorfor vi teller på denne måten. Dokumentet er ment til å hjelpe med å forklare dette for kunder og partnere som har spørsmål knyttet til dette.   Prismodell Payroll har tre prispakker som du kan lese mer om her. Overordnet fungerer modellen slik:  Pris per aktive ansatte per måned.  Inkludert volum matrise.  Ingen abonnement. Kun etterskuddsvis fakturering.  Telles på kundekortet, ikke per firma. *Pakkepris for regnskapsbyrå finner du i Partnerportalen eller ved å ta kontakt med din Visma Partner.   Slik teller vi ansatte Antall aktive ansatte hentes ut fra Employees (ansatte uten sluttdato) Vi sjekker ikke om den ansatte har mottatt lønn eller transaksjoner en måned.  *Bestiller Start eller Pluss pakken med Expense så vil dette også faktureres etter antall ansatte som har rollen Expense Regular User I praksis vil dette si at en kunde f.eks kan ha 350 aktive ansatte, men 200 har tilgang til å bruke Expense, Calendar etc. Kunden betaler da for 350 ansatte.  Dette vil si at så lenge en ansatt er aktiv (uavhengig om det er kjørt lønn eller ikke på den ansatte) så telles det på lisensen.   Hvorfor teller vi de ansatte på denne måten? Med innføringen av A-meldingen i 2015 ble det stilt helt nye krav til hvordan man skal rapportere informasjon om de ansatte til myndighetene. Det er dette som i all hovedsak ligger til grunn for hvordan vi teller de ansatte.  Alle aktive (ordinære) arbeidsforhold skal rapporteres i a-meldingen uavhengig av om de får lønn eller ikke. Så lenge de ikke er registrert som sluttet, skal de rapporteres. Tilsvarende gjelder ansatte som f.eks er i permisjon eller permittert. De er i et arbeidsforhold, og skal rapporteres hver måned.  I praksis vil dette si at kundene bruker systemet vårt hver måned for å rapportere de ansatte i a-meldingen. Selv om personene ikke nødvendigvis får utbetalt noe lønn en måned. Dette ligger til grunn for hvorfor vi teller de ansatte selv om de ikke får lønn.    Hvordan unngår man å bli fakturert for en ansatt? Den eneste måten å unngå at en ansatt blir telt med for fakturering en måned er ved å avslutte arbeidsforhold til vedkommede i Employees. Dette gjøres ved å sette sluttdato i fanen “Stilling”.      

NB! Dersom firmaet har benyttet integrasjon mellom Visma Lønn/Huldt & Lillevik mot Visma.net (f.eks. Expense eller Calendar) så må flytting til Visma.net Payroll utføres via Flyttefabrikken.   Her finner du aktuelle brukertips for å sikre best mulig overgang:   Påse at Visma Lønn/Huldt & Lillevik er installert med siste versjon for å sikre best mulig resultat for flytting av opplysninger. Rydd opp i gamle opplysninger i Visma Lønn / Huldt & Lillevik Bli kjent med hva som utføres av Flyttefabrikken Bestill migrasjon via Flyttefabrikken Visma Lønn // Tips for kunder med Visma Lønn Huldt & Lillevik // Tips for kunder med Huldt & Lilllevik Etterkontroll i Visma.net Payroll etter migrasjon Oversikt over annet relevant oppsett

Vi anbefaler regnskapsbyråer å gjennomføre migrasjonsprosessen i tett dialog med sin Visma-partner for å sikre en mest mulig effektiv og korrekt overgang for kunder og lønningsansvarlige.   Visma-partnere har god kunnskap om programvaren, og samtidig god erfaring med migrasjoner. Dette medfører at du kan være tryggere på ikke gjøre samme feil som andre.   Regnskapsbyråer med leveranse direkte fra Visma Software AS kan benytte våre konsulenter til å effektiv og trygg oppstart av Visma.net Payroll   Bestilling Regnskapsbyråer med Visma-partner kan kontakte sin partner direkte for bistand. Bestilling for regnskapsbyråer med Visma Software AS som forhandler sendes konsulent.hrm@visma.com  

Lisens bestilles av din Visma-partner, på byråets kundekort. Det er da regnskapsbyrået som har selve kundeforholdet til Visma, mens klienter/kunder av regnskapskontoret legges opp som firmaer under byråets kundekort.    NB! Kunder som selv eier lisens på Visma Business, Visma.net Financials eller Visma Global, vil også måtte eie lisensen på Visma.net Payroll selv for at integrasjon skal være mulig. Dersom du er usikker, ta kontakt med onboardingskonsulentene våre eller din Visma-partner for veiledning.    Kundeadministrator for kundens lisens i Visma.net Payroll kan delegere de brukerroller som kreves til lønningansvarlig hos regnskapsbyrå.    Relaterte tips: Hvordan administrere firmaer og bruker i visma.net 

Det finnes muligheter for å koble visma.net mot sin ordinære pålogging for bedriften som single-sign on, så lenge firmaet har sitt eget domene.   For å kunne bedriftens brukere for pålogging til visma.net trenger man tilgang til tjenesten Authentication Settings i visma.net. Dette er en foreløpig kostnadsfri lisens, som kan bestilles via skysupport@visma.com   Dere finner full beskrivelse for hvordan dere kan sette opp single-sign on mot bedriftens brukere her.   Eksempler på tjenester som kan benyttes som innlogigng: Azure AD ADFS  Okta  HelloID  OneLogin  Google Workspace  Ping Identity 

Ved lønnsjustering tilbake i tid, vil Payroll automatisk etterbetale lønn for tidligere måneder på den ansatte når du endre månedslønn i Employees. Vi anbefaler at du benytter automatisk etterbetaling, men ser at det i noen tilfeller kan være ønskelig å registrer beløpet manuelt.    Det er to ulike fremgangsmåtene for etterbetaling av lønn: Automatisk etterbetaling  - Følg alternativ 1 Manuell etterbetaling - Følg alternativ 2   Alternativ 1 - Automatisk etterbetaling Eksempel: En ansatt har 50.000 kr i månedslønn. Fra 1. oktober har han fått en lønnsøkning med 2.500 pr måned som skal gjelde fra 01.06.2020.   Fremgangsmåte: Registrere ny lønn på den ansatte i feltet Månedslønn  i Employees | Stilling | Lønn. Velg dato endringen skal gjelde fra, i vårt eksempel 01.06.2020. I den åpne lønnskjøringen for oktober Payroll vil det se slik ut: Beløpet for fastlønn oktober er økt og etterbetalingen fra juni legger seg i kolonnen Retroaktiv verdi. Vær oppmerksom på at endringen også vil påvirke andre transaksjoner som kalkuleres på grunnlag av fastlønn/timelønn, i dette eksemplet Stopp fastlønn, Trekk i lønn for ferie og overtid. Hvis du ikke ønsker denne automatiske etterbetalingen på enkelte lønnsarter, må du manuelt føre det bort på egen lønnsart som beskrevet i Alternativ 2 nedenfor. Bekreft deretter betaling. Etterbetaling av lønn rapporteres på inneværende måned i henhold til kontantprinsippet. Økning i trekk som følge av lønnsøkningen vil bli innberettet i den måneden det opprinnelige trekket ble gjort. NB! Payroll etterbetaler kun på lønnskjøringer som er kjørt i løsningen. Dersom du startet med Payroll 1. august og i oktober skal gjøre en etterbetaling med virkning fra 1. juni, vil automatisk etterbetaling kun bli gjort for august og september. For juni og juli må du registrere beløpet manuelt på egen lønnsart som  beskrevet i Alternativ 2 nedenfor.   Alternativ 2 - Manuell etterbetaling Fremgangsmåte fastlønnede: Det er ikke mulig å registrer noe på lønnsart 10000 Fastlønn i Payroll. Vi anbefaler derfor at du opprette en ny lønnsart for fastlønn som f.eks en kopi av 10180 og gjør nødvendige endringer på denne slik at den blir lik 10000 Fastlønn. I første fanen Generell informasjon, fjern haken for Datosensitiv og sett på haken Variabel. I fanen Inberetning A-melding velg Kontantytelse | Fastlønn. I fanen Avansert  velg Påkrevd under Beløp . Lagre lønnsarten. Åpne Employee, hent opp den ansatte og velg Transaksjoner | Variable. Velg «Legg til transaksjon». Velg den nye lønnsarten Etterbetaling Fastlønn  og legg til ønsket beløp. Transaksjonen legger seg i den åpne lønnskjøringen i Payroll.

Fra 2023 blir utdanningspermisjon og velferdspermisjon splittet i en lovfestet og en ikke lovfestet del. Velferdspermisjon bytter også navn til “Andre permisjoner”. Det medfører disse endringene: Utgår fra 2023: - Utdanningspermisjon - Velferdspermisjon - erstattet av  "Andre ikke lovfestede permisjoner". - Permisjon - Permisjon uten lønn   De blir erstattet av disse: - Utdanningspermisjon lovfestet (med lønn/uten lønn) - Utdanningspermisjon ikke lovfestet (med lønn/uten lønn) - Andre lovfestede permisjoner (med lønn/uten lønn) - Andre ikke lovfestede permisjoner (med lønn/uten lønn)    Her kan du lese om når de forskjellige kodene skal brukes . Det er opprettet nye fraværskoder for de nye permisjonsbeskrivelsene i Payroll. Hvis du har permisjoner løpende over årsskiftet 2022/2023 må du avslutte disse permisjonene per 31.12.2022 på gamle beskrivelser og starte de på nytt per 01.01.2023 på fraværskoder med nye beskrivelser.   Dette gjøres i Calendar. Legg inn sluttdato på permisjonen 31.12.22   Legg inn ny permisjon fra 01.01.23.   MERK!  Da disse nye kodene henviser til standard lønnsarter, bør du kontrollere at kontering og henvisning er slik som du/ditt firma ønsker.  Relaterte brukertips Fraværskoder som påvirker lønn Avvist A-melding

Fraværskode Visma.net Payroll som ikke rapporteres i A-meldingen.

Dersom du bytter fra et lønnssystem til et annet er det alltid viktig å tenke over hvilken startdato som skal brukes på arbeidsforholdet i det nye systemet. Dette er av stor betydning for innrapportering i Aa-registeret, men det har også en betydning for bruken av systemet i Visma.net Payroll. Her presenterer vi de to alternativene du må velge mellom.

Hvordan endre arbeidsforholdstype  Visma.net Payroll.

Du kan sende sammenstillingsoppgaven til de ansatte via Payslip. Utsendelsen skjer på samme måte som utsendelse av lønnsslipper. Når desemberlønnen er bekreftet kommer det automatisk opp en egen kjøring merket "Årsavslutning".  Denne "lønnskjøringen" er en påminnelse om at du må sende "Sammenstillingsoppgave til inntektsmottaker"

Når desemberlønnen er bekreftet kommer det automatisk opp en egen kjøring merket "Årsavslutning".  Denne "lønnskjøringen" er en påminnelse om at du må sende "Sammenstillingsoppgave til inntektsmottaker" og har ingen andre funksjoner i Visma.net Payroll.

Kodene for oppspart overtid finner du under Calendar | Innstillinger | Koder.   Disse kodene er knyttet mot følgende lønnsartene i Payroll:   Registrering Eksempel: En ansatt skal registrerer 5 timer "Oppspart overtid 50%" i kalenderen. Da vil du se at saldoen for "Overtid til avspasering" blir 5t.  Når perioden er godkjent og bekreftet vil det bli overført i neste åpne lønnskjøring i Payroll på lønnsart 107020 - Overtid kun tillegg 50%. Transaksjonen som utbetales er tillegget med faktor på 0,5 * antall 5 * timesats.      Avspasering  Når ansatt skal avspasere av tidskontoen for "Overtid til avspasering" må den ansatte bruker fraværskode "Avspasering oppspart overtid" som er definert under "Ikke på jobb". Saldoen for "Overtid til avspasering" blir redusert med antall avspaseringstimer som blir registrert.  Denne koden blir ansett som en fraværssøknad, slik at den må bli godkjent før timelisten kan bekreftes.    MERK! Fraværskoden genererer ikke utbetaling av timer, når timelønnende ansatte skal avspasere og få timene utbetalt må de i tillegg registrere timelønn på samme dag. Utbetaling av oppspart overtid uten avspasering Får den ansatte ikke tatt ut avspasering, men skal ha oppsparte timer utbetalt så må de bruke valget "Betal ut overtid til avspasering”: Det valget er kun tilgjengelig for lønningsansvarlig, den personen som har rollene "Absence administrator/Time administrator". Velger hvor mange timer som skal utbetales, enten hele saldoen eller x antall timer:   Utbetalingen av oppspart overtid er knyttet opp mot koden "Utbetaling oppspart overtid" som er knyttet mot lønnsart "10200 - Utbetaling oppsparte timer".   Merk! Du kan ikke styre når timene skal gå til utbetaling. Timene vil automatisk bli kjørt med transaksjonsdato “i dag”, og havne i den første åpne lønnskjøringen i Payroll.    Når utbetalingen er gjort vil også dette bli markert slik i kaldendren til den ansatte. Saldoen for overtid vil også bli redusert:     Lønningsansvarlig kan ikke velge å utbetale flere timer enn det som er av saldo for "Overtid".      I neste åpne lønnskjøring i Payroll vil timene utbetales slik:     Relaterte brukertips Oppspart overtid vs fleksitid