Brukertips i Visma.net Payroll

Fraværskode Visma.net Payroll som ikke rapporteres i A-meldingen.

For å ta ut kopi av databasen fra Visma Lønn følger du stegene under:   Steg 1: Gå til Verktøy | Administratorfunksjoner | Ut-/Innkopiering av data | Utkopiering av data".     Steg 2: Velg hvor du vil lagre filen under "Område" slik at du finner igjen filen senere. Trykk så Start".   Steg 3: En fremdriftsindikator vil kunne følges frem til utkopiering er fullført. Relaterte brukertips Hvordan ta sikkerhetskopi eller utkopiering i Visma Lønn

Business / Global og MDM Dersom Business / Global er koblet mot visma.net vil økonomissystemet ta eierskap over kontoplan og/eller kostnadsbærere i Payroll, det vil si at det ikke vil være mulig å opprette dette direkte i Payroll. Det er derfor viktig at dere har aktivert synk mellom Business / Global og Master Data Management (MDM).  Dersom denne synken ikke er aktivert før overgang til Payroll vil det ikke komme inn noen kontoer og/eller kostnadsbærere i Payroll. Synken kan aktiveres i ettertid, men vi anbefaler at det er satt opp i forkant av overgangen.    Hvordan vet du om Business eller Global er koblet mot visma.net?  Om Business / Global er koblet mot visma.net kan du se i Settings > Integrert bedrifter.   MERK! Dersom det bestilles Payroll Byrå, og kunden skal ligge på eget kundekort, så må Integrasjonen mellom Business / Global og MDM settes opp før Payroll aktiveres. Kontroller også at integrasjonen er fungerende, slik at dataverdier eksisterer i MDM. Kontrollen kan utføres ved at man i forskjellige tjenester av Visma.net (f.eks. Expense, Approval, o.l.) kan se om f.eks. kostnadsbærere og/eller kontoplan er identisk med økonomisystemet.   Vi anbefaler også at integrasjonen mellom Business / Global og MDM settes opp i forkant av bestillingen, også dersom det ikke er Payroll Byrå som skal settes opp.   ERP (Financials) For integrasjon og oppsett mot Visma.net ERP så kan du følge dette brukertipset.   Relaterte brukertips Business og MDM Global og MDM Overgangsguide med Flyttefabrikken for overgang til Payroll

I dette brukertipset forklarer vi hvordan du kan legge til faste rapporter i lønnskjøringen. I den nye versjonen av Payroll så er det ikke mulig å legge inn rapporter inne i lønnskjøringen. 

For at data skal bli tilgjengelig i HRM Analytics for en leder er det to ting som må være på plass: Lederen må være registrert på de ansatte i Visma.net Employee Lederen må ha fått tildelt rollen “Manager” i Visma.net Admin for tjenesten HRM Analytics.   Lederen vil i HRM Analytics kun se informasjon som vedrører de ansatte h*n er registrert som leder for i Employees. H*n vil ikke ha tilgang til informasjon om andre ansatte.    Siden det ligger mye data i HRM Analytics, er det viktig at din bedrift tar en god vurdering av hvorvidt en leder trenger tilgang, og i såfall hvilke ledere som trenger tilgang. Nedenfor ser du en liste over hvilke rapporter som er tilgjengelige for en leder i HRM Analytics.   Hvilke rapporter vil brukeren få tilgang til: Alderskartlegging Visualiseringer på aldersfordeling.  Ansattrapport Visualiseringer på antall ansatte, stillingsprosent m.m Jubileumslister Ansatte som starter og slutter Ansattliste som viser informasjonen som er registrert på den ansatte i Employees. Oversikt over leder (her begrenset til brukeren selv) Antall årsverk Beregninger på antall årsverk for de man er leder for.  Avstemmingsrapporter Beløp som er beregnet og bokført for de aktuelle ansatte Barn og Pårørende Informasjon om barn og pårørende som er registrert i Employees Feriepenger Feriepengeberegning for de aktuelle ansatte Gjennomsnitt Årslønn Gjennomsnittelig lønn og kjønnsfordeling Payrollrapport Transaksjonsoversikter med transaksjoner som er kjørt i Payroll Saldoliste Saldo og trekk til fordringshavere (fagforening, lån, bidragstrekk m.m) Selskapsinnstilinger Innstillinger som er satt på selskapsnivå: Firmabiler, Virksomheter, kreditorer m.m Skattekortliste Oversikt over skattekortene til de ansatte Relaterte brukertips HRM Analytics for lønningsansvarlig

Endre oppsettet i Visma.net Payroll fra å sende bankfil til "manuell" betaling og tilbake. Brukes i situasjoner hvor du ikke ønsker ny fil sendt banken.

Vi har nå kommet med en funksjon der man kan masseoppdatere lønnen til ansatte ved bruk av Excel-fil.   For å kunne bruke denne importen må du gå inn til den nye versjonen av Employees. Denne versjonen finner du nederst til venstre i Employees der du kan trykke "åpne ny ansattliste".   I det nye grensesnittet huker du av for de ansatte du ønsker å endre lønn på, deretter klikker du "oppdater utvalg" og "endre lønn".   Du vil nå få et spørsmål når lønnsendringen skal gjelde fra. Sett lønnsendringen fra ønsket dato. Husk at Payroll rekalkulerer lønnen til den ansatte dersom endringsdato settes tilbake i tid.   Eksporter ved å klikke på Excel-ikonet. I denne Excel-filen kan du effektivt justere lønnen på de utvalgte ansatte. Når du har gjort de nødvendige endringene klikker du på ikonet for import for å importere filen. Relaterte brukertips Masseoppdatering / masseendring

Brev fra Skatteetaten om at det er rapportert feil eller mangelfull utgiftsgodtgjørelser.  Hvordan rette dette i Visma.net Payroll.

Hvordan registrere beløp / honorar under grensen for innberetningsplikt i Visma.net Payroll.

Utbetale ytelser til en sluttet ansatt i Visma.net Payroll.

Vi har nå kommet med en funksjon der man kan masseoppdatere sluttdato og sluttårsak på ansatte.   For å kunne bruke denne masseoppdateringen må du gå inn til den nye versjonen av Employees. Denne versjonen finner du nederst til venstre i Employees der du kan trykke "Åpne ny ansattliste".   I det nye grensesnittet huker du av for de ansatte du ønsker å avslutte, deretter klikker du "Oppdater utvalg" og "Avslutt stilling".   Du kan legge inn en sluttdato og sluttårsak og velge "Bruk for alle". Da vil samme verdier legge seg på alle ansatte du valgte tidligere. Det er også mulig å redigere en og en person i dette bildet. NB: Det er kun ansatte med Arbeidsforholdstype: "Ordinært arbeidsforhold" eller "Maritimt arbeidsforhold" som skal ha sluttårsak.   Når du er ferdig med å legge inn sluttdato og årsak klikker du "Se igjennom". Her kan du kan du kontrollere at alt ser riktig ut.   Når alt ser riktig ut klikker du "Avslutt stilling". Systemet jobber nå med å legge inn disse verdiene på ansatte. Du trenger ikke stå i dette bildet mens oppdateringen pågår og kan gå videre til å gjøre andre oppgaver. Systemet fortsetter jobben i bakgrunn.   Skulle du oppdage at noe har blitt feil etter du har masseoppdatert, er det fortsatt mulig å gjøre redigering i dette bildet så lenge sluttdatoen er frem i tid. Er sluttdatoen satt tilbake i tid og noe har blitt feil må du endre inne på den ansatte i Employee.   Relaterte brukertips Masseoppdatering / masseendring Masseoppdatere lønn 

Registreringer Alle registreringer som har blitt lagt inn mens firmaet brukte Calendar som en hybridløsning mot Visma Lønn eller Huldt & Lillevik vil bli satt som Historisk registrering i Calendar og det sendes ingen transaksjoner videre til Payroll. Dette gjelder også transaksjoner med fremtidige datoer.   Merk at alle historiske registreringer vil påvirke valideringer og balanser i Calendar, som feriesaldo og brukte egenmeldingdager. NB! Historiske registreringer vises ikke i Liste-visning. Koder Hvis firmaer har koder som er laget på firmanivå, vil disse bli kopiert under migrasjonen og satt som “skjult”. Dette er for at registreringer skal bli satt som historiske. Eksempel før migrasjon: Kode Organisasjon Nivå Status A Firmanavn Visma Lønn Hybrid eller Huldt&Lillevik Hybrid   Eksempel etter migrasjon: Kode Organisasjon Nivå Status A Firmanavn Norge Skjult Ny versjon av koden sykt barn Noen hybridfirmaer har valgt å ikke ha de ansattes barn i on-prem løsningen, og med det så har det ikke vært kontroll på hvor mange dager som har blitt registrert med koden sykt barn. I Calendar kontrolleres det automatisk at barn er opprettet på ansattkortet i Employees før man får registrere med koden sykt barn. Det vil si, etter migrasjonen må det være koblet et barn til den ansatte for å registrere sykt barn. Hvis firmaet ønsker å fortsette uten denne kontrollen, må man gå inn på koden "Sykt barn - Omsorgspenger" i Calendar, inn på fanen "Terskel" og endre feltet "Kontroll av terskel" fra “Barn” til “Tilfelle”. Employee - Barn Gå gjennom alle ansatte og sørg for at det ligger registrert informasjon om navn, etternavn og fødselsdato for at koden sykt barn skal bli tilgjengelig i Calendar.   Fraværssøknad Før migrasjonen starter, må alle fraværssøknader være håndtert i Approval som Godkjent eller Avvist. NB! Fremtidige fraværsregistreringer, f.eks sommerferie, vil og bli satt som historisk. Hvis dette skulle blitt sendt som transaksjoner til Visma Lønn eller Huldt & Lillevik, må registreringene slettes i Calendar og deretter registreres på nytt etter migrering. Etter det vil registreringene bli behandlet som normalt med godkjenning, timelisteflyt og til slutt sendt til Payroll. Timelister Før migrasjonen må alle timelister være behandlet i Approval, enten som Godkjent eller Avvist. Ferie   I noen tilfeller når Calendar har blitt brukt i Hybrid mot Visma Lønn eller Huldt & Lillevik har det vært lov å bruke flere feriedager enn den ansatte har i sin feriesaldo da dette har blitt overstyrt av on-prem systemet. I Calendar vil det medføre at den ansatte får en negativ feriesaldo på ferieåret det gjelder. Dette er fordi Calendar har regler for å ikke tillate flere ferieregistreringer enn det som ligger i den ansattes saldo og vil i dette tilfellet medført negativ saldo. Dette vil ikke ha effekt på fremtidige ferieår, for at migrasjonen skal fungere. Balanser   Sjekk balanser før og etter migrering for å være sikker på at ingenting er endret. Spesielt balanser relatert til Fleksitid og Oppspart overtid.   Sjekk derfor et utvalg ansatt på hva balansene er nå, deretter kontroller at balansen er den samme etter migreringen.   Roster - Arbeidstidsmal   Ved migrering fra Visma Lønn til visma.net Payroll vil det kunne være noen ansatte som bør sjekkes og korrigeres etter migrering. Dette gjelder ansatte som jobber mindre enn 100% stilling og som i VL var satt opp til å jobbe noe annet enn mandag til fredag.   Eksempel:   Siri Lise Gabrielsen har 80% stilling og jobber 7,5 time mandag, tirsdag, torsdag og fredag (fri onsdager)   Etter migrering vil hennes arbeidstid rulles ut på følgende måte: 6 timer hver dag fra mandag - fredag. (30 timer pr. Uke = 80% stilling)   Grunnen til dette er at det ikke finnes en logikk i visma.net for å automatisk rulle ut arbeidstid annet enn antall uketimer jevnt fordelt fra mandag - fredag.   Før migrering:       Etter migrering:       Dette bør løses ved å manuelt endre arbeidstid på de ansatte det gjelder i visma.net > Calendar > Arbeidstid.   Dersom man har mange ansatte med feks 80% stilling og alle “jobber likt” så anbefaler vi å sette ‘Bruk som standard’ på den nyopprettede arbeidstidsmalen og etter dette gjennomføre en resynkronisering

Firmagrupper, Brukergrupper og Rollegrupper i Visma.net Admin. Tidsbesparende for regnskapskontorer.

Standard betalingsregler som ligger i Calendar

I Employees, under menyen Innstillinger - Fagforeninger oppretter du selskapets fagforeninger. Klikk på Legg til fagforening for å legge til en ny fagforening:   Følgende verdier kan/må da fylles ut:     Fagforeningsnummer: Fyll ut et nummer på fagforeningen dersom du ønsker å benytte dette Fagforeningsnavn: Navnet på fagforeningen Adresse: Trykk på Legg til for å legge til en adresse (vil synes på fagforeningsrapporten) E-post: Trykk på Legg til for å legge til en e-post Telefonnummer: Trykk på Legg til for å legge til et telefonnummer Betalingsmetode: Velg mellom Bankfil og Manuell. Velges bankfil vil betalingen av fagforeningskontingenen være med i filen til AutoPay. Kontonummer: Må fylles ut dersom betalingsmetode Bankfil er valgt KID: Fyll ut KID nummer dersom dette skal benyttes til betalingen Gir rett til skattefradrag: Her angis om fagforeningstrekket for denne fagforeningen skal redusere de ansattes grunnlag for forskuddstrekk eller ikke Kontingent i prosent: Dersom kontingenten skal trekkes i prosent, fyller du inn dette her (skrives i hele tall, 5 % = 5). Minimum kontingent: Dersom det ikke skal trekkes mindre enn et gitt beløp, fyller du inn denne grensen her (gjelder for prosenttrekket) Maksimum kontingent: Dersom det ikke skal trekkes mer enn et gitt beløp, fyller du inn denne grensen her (gjelder for prosenttrekket) Fast kontingent: Dersom det skal trekkes et fast beløp, registreres dette her Kollektiv forsikring: Dersom kollektiv forsikring er en del av fagforeningen, kan du fylle ut denne verdien her (verdien kan overstyres på hver ansatt) Annen forsikring: Dersom annen forsikring er en del av fagforeningen, kan du fylle ut denne verdien her (verdien kan overstyres på hver ansatt) Trykk på Fortsett og deretter på Lagre nederst på siden for å lagre fagforeningen. Knytte fagforening til ansatt Når fagforeningen er opprettet i registeret, så kan den videre knyttes til en ansatt. Dette gjøres ved å gå inn på den ansatte det gjelder og inn på fanen Ansatt - Stilling. Klikk på Legg til for å legge til fagforeningen:      Følgende verdier kan/må da fylles ut:       I bruk: Her angir du startdatoen (og eventuell sluttdato) for fagforeningen. Merk at kontingenten blir beregnet for en hel måned (ingen delberegning) Medlemsnummer: Angi et medlemsnummer her. Hvis du ikke fyller ut noe vil ansattnummeret bli benyttet Trekkes for kollektiv forsikring: Dersom den ansatte skal trekkes for kollektiv forsikring som er angitt på fagforeningen, så må denne huken være på. Overstyrt beløp for kollektiv forsikring: Dersom et annet beløp enn det som er angitt på fagforeningen skal gjelde, så kan du angi dette her. Hvis du ikke har noen verdier her, så vil beløpet som er angitt på fagforeningen gjelde Trekkes for annen forsikring:  Dersom den ansatte skal trekkes for annen forsikring som er angitt på fagforeningen, så må denne huken være på. Overstyrt beløp for annen forsikring: Dersom et annet beløp enn det som er angitt på fagforeningen skal gjelde, så kan du angi dette her. Hvis du ikke har noen verdier her, så vil beløpet som er angitt på fagforeningen gjelde Fagforening: Velg den ansattes fagforening fra nedtrekkslisten. Trykk på Fortsett og deretter på Lagre nederst på siden for å lagre fagforeningen.   Merk! Det er kun mulig å knytte én fagforening til én ansatt av gangen. Fagforening i lønnskjøringen  Beregningen Dersom du har angitt at fagforeningskontingenten skal beregnes ut i fra en prosentsats, så blir dette beregnet ut i fra de lønnsartene som har huke for Grunnlag Fagforeningstrekk     Dersom man i tillegg har forsikring som en del av kontingenten, blir dette medregnet i totalen. Lønnsslipp Trekket for fagforeningskontingenten vises på den ansatte på samme måte som for kreditortrekk, altså her:     På lønnsslippen til den ansatte (pdf rapporten) vises den her:     A-melding I a-meldingen blir fagforeningskontingenten (+evt. forsikringen) innrapportert med korrekt beskrivelse:   Utbetalingsrapport Dersom betalingsmåte på fagforeningen er angitt til Bankfil, vil du i utbetalingsrapporten se betalingen av fagforeningskontingenten slik:     Hvis du sender bankfilen til AutoPay, så vil bankfilen bli splittet, på samme måte som for kreditorbetalinger. Du kan derfor håndtere betalingen av fagforeningen separat:   Fagforeningsrapport Under steget Betaling og rapportering i lønnskjøringen kan du generere og laste ned en fagforeningsrapport:     Ved å klikke på PDF ikonet kan du laste ned fagforeningsrapporten direkte i pdf rapport. Denne rapporten viser en oversikt over hvilke medlemmer som har blitt trukket i fagforeningskontingent (en side per fagforening):   Når du trykker på Generer og last ned blir det dannet en zip fil som inneholder rapporten i pdf og excel format (en zip fil per fagforening):     Fagforeningsrapporten kan i tillegg tas ut via menyen Rapporter - Standardrapporter. I denne rapporten kan du gjøre utvalg på periode og på hvilken fagforening (enten alle, eller en spesifikk):   Hvis du skal registrere to fagforeninger, å du bruke lønnsart 61090 - Lokalt trekk av fagforening. Denne faste lønnsarten brukes til trekk av lokal fagforening, rapporterer det i a-meldingen og reduserer skattegrunnlaget (frem til grensen for fagforening er nådd). MERK! dette trekket blir ikke inkludert i fagforeningslisten og betaling må gjøres manuelt til fagforeningen.    

Ansatte som ikke har lastet ned Employee appen vil fremover få et varsel på e-post når de har mottatt en ny lønnsslipp. E-posten informerer om at lønnsslippen kan finnes ved å logge seg inn i Visma.net eller ved å laste ned Visma Employee appen.   E-posten vil se slik ut, med den ansatte sitt navn:   Relaterte brukertips Opprette ansatt som bruker Lønnsslipp - Payslip Endre e-postadresse

Bytte lønnssystem til Visma.net Payroll, anbefalt overføring av ansatte.

Hvilket system er eier av  registrene hovedbokskontoer og kostnadsbærere i Visma.net Payroll.