Användartips för Visma TransPA

Med hjälp av denna rapport kan man på ett enkelt sätt se dels hur många timmar den anställde har fått utbetalt i övertid men också hur många timmar som har sparats från övertid till komp samt om den anställde har tagit ut komptimmar månad för månad. Rapporten är som förvald på innevarande månadsperiod. Vi separerar den anställde per periodtyp månad / vecka beroende på hur deras anställningskontrakt är inställt. Period på bilden avser löneperioden 202309 som avser augusti timmar. Vill ni ta fram ett större urval med fler månader t ex, så justera period från och till högst upp, så får ni fram rörelser månad för månad. Filtrerings funktion utgår från följande fält Periodtyp Stationsorter Trafikområden Anställda Arbetsledare Arbetsgrupp

I detta avsnitt bekantar vi oss med Fordon och Passvyn.   Fordonsvyn används då du vill se hur dina fordon är planerade. Bakåt i tiden kan du se vem som kört aktuellt fordon en viss dag. Detta blir definitivt först när tidrapporten syns (grön). Framåt i tiden ses planerat fordon (blå). För att få en rättvis bild behöver ni planera alla fordon.     Passvyn använder du som arbetar och utgår från företagets arbetspass. Här syns passmallarna och hur de är planerade och utlagda i kalendern.     Verktygsfältet 1. Här väljer du hur många dagar som ni vill skall visas. 2. Placera händelser över hela dagen. 3. Placera händelser exakt där de inträffar på dygnet. 4. Hovring visa/dölj detaljer på aktiviteten   I denna artikel kan ni läsa om Kalender-Anställda     

Varje frånvaro som registreras kan anges att det skall vara tillsvidare. Det innebär att du inte behöver tänka på att lägg in nya poster så länge personen är frånvarande. Det vanligaste behovet för detta är sjukskrivning men kan användas för alla typer av frånvaro.   Påbörja en tillsvidare-registrering genom att välja Tillsvidare som frånvarolängd klicka på spara, valet tillsvidare går inte att välja på datum bakåt i tiden. Tips! Om en person går hem tidigare en dag p.g.a sjukdom kan du lägga in frånvarotiden för den dagen,  t ex 3 tim och sedan kryssa i Tillsvidare. Nästa dag kommer transPA att känna av den ordinarie arbetstiden för dagen och lägga det som frånvarotid.   När du sparar frånvaron skapas en sjukregistrering för idag och efter midnatt kommer det att skapas en sjukregistrering för morgondagen. Detta fortsätter ända tills du som administratör avslutar frånvaron genom att redigera senaste  frånvaroposten för att stänga av.  Klicka i fältet stäng av. Nu har ni möjlighet att ta bort den senaste frånvaroposten.   Tips! För att ta bort frånvaroblock i kalendern där det inte ska ligga någon frånvaro kan ni hålla inne Ctrl samtidigt som ni klickar på frånvaron dag för dag när ni är klara klickar ni på ta bort.     OBS! om ni har anställda som går på schema där ni drar frånvaro enligt schematiden behöver schemat läggas ut först för att  kunna fånga upp rätt antal frånvarotimmar.    

För att en resa ska vara berättigad till traktamente så är kravet överliggning med dygnsvila på bortaort. Överliggning behöver inte vara natt. Transportavtalet säger att traktamentet börjar räknas från den tid när man släpper handbromsen på stationsorten och avslutas när man är åter på sin stationsort och drar i handbromsen, dvs arbetstid, lastning/lossning eller andra förberedelser före och efter resan ska inte räknas med.   Hur ska jag få TransPA att hjälpa till med beräkningen? För att få TransPA till att räkna traktamente åt er så krävs att ni rapporterar en aktivitet av typen resa. Reseberäkningen är helt skiljd från arbetstiden. Arbetspasset rapporteras först dag för dag och resan registreras separat som en aktivitet först efter hemkomst.   Beräkningen bygger på hur lång resan är i antal timmar. Traktamente utgår endast om resan pågår mer än 15 timmar. Registrerar ni en kortare resa än så kommer inte TransPA föreslå någon ersättning för traktamente.   Vi kan inte veta när på dygnet den anställde sover, men vi följer vad EG:s bestämmelser om kör och vilotider säger om vila och därför utgår ett första logitraktamente efter 15 timmar. Därefter utgår ett nytt logitraktamente löpande var 24:e timme.    De första två halvdagstraktamentena utgår efter 12 timmar + 1 timme. Därefter ges ett nytt halvdagstraktamente var 12:e timme. Hur kan det se ut i TransPA? Exempel på resa registrerad, inrikes utan gränsövergångar där den anställde sover i lastbilen (ingen fri logi)   Följande tabell visar resultatet i antal traktamenten och vid vilket klockslag de uppstår: Datum Klockslag Antal halvdagstraktamente Antal logitraktamente 2 februari 07:00 resa startar       19:00 1     20:00 1     22:00   1 3 februari 08:00 1     20:00 1     22:00   1 4 februari 08:00 1     16:15 resan slutar       I löneberäkningen presenteras följande: Inrikes traktamente - dag: Ställer jag mig på raden Inrikes traktamente - dag så visas resan som beräkningen kommer ifrån och antal halvdagstraktamenten samt belopp för de inrikesresor som startats och avslutats i löneperioden. Inrikes traktamente – logi: Samma sak här, vill jag se var denna beräkning kommer ifrån så klickar jag på raden som presenterar logi. Det finns två ytterligare rader för traktamente - skattepliktigt traktamente och skattefritt traktamente. Vad är detta? Här är de sammanlagda traktamentsbeloppen fördelade i vad som ska vara skattefritt respektive skattepliktigt enligt skatteverkets regler. Ni kan läsa mer i denna artikeln om skatteverkets regler vid traktamente.   Varifrån kommer beloppen som rör traktamenten? Finns dom inlagda i transPA? Beloppen finns inlagda i programmet från början och uppdateras per automatik om/när nya belopp kommer i standardlönegrupperna. Gå till register - lönegrupper, transport- och utlandsavtalet. Här syns era lönegrupper som finns upplagda i registret i denna artikel kan ni läsa mer om hur ni skapar upp nya lönegrupper.  I exemplet har vi 6 år i yrket  Klicka på "pennan" till vänster om lönegruppens namn så öppnas ett nytt fönster, klicka på  "pennan" bredvid Giltig från 2022-04-01 för att ta fram hur lönegruppen ser ut. Under traktamente syns beloppen.         Under verktyg-inställningar-länder finns skatteverkets traktamentsbelopp för både Sverige och utlandet. Klicka på "pennan" så öppnas ett nytt fönster där ni ser det skattefria traktamentsbeloppet och här finns även reduceringsbelopp för fria måltider.    

I avsnittet traktamentesberäkning enligt Transportavtalet finns förklaring till när traktamenten utfaller enligt den automatiska beräkning som finns i TransPA.    Här nedan visar vi ytterligare ett exempel på hur en resa kan registreras inom norden med överliggning  och hur utfallet blir i TransPA löneberäkning med gränsövergång till Norge. Valet "utland" kommer styra beräkningen till att räkna efter utlandsavtalet som tillämpas vid gränsöverskridande godstrafik utanför Norden. Detta är utrikes, men inom Norden, så därför väljer jag "transport" som ni ser här nedan.    Resan startar som vanligt när jag lämnar stationsorten. Här går resan till Norge och därför rapporterar jag gränsövergång både när jag kommer in i Norge och när jag kommer tillbaka och passerar gränsen till Sverige igen. Jag har sovit i lastbilen och har således inte haft någon fri logi som ni ser.   I kalendern visas resan som ett grått block över dagarna som resan pågår.   I löneberäkningen presenteras föjande: Nordiskt traktamente - dag:  Ställer jag mig på raden nordiskt traktamente - dag så visas resan som beräkningen kommer ifrån och antal Nordiskt traktamente dag. Tiden räknas från den tidpunkt då arbetstagaren lämnar stationsorten till den tidpunkt arbetstagaren återkommer till Stationsorten.  Nordiskt traktamente - logi: Samma sak här, vill jag se var denna beräkning kommer ifrån så klickar jag på raden som presenterar logi.   Vi friskar upp ert minne från föregående avsnitt och tar med beloppen från lönegruppen här. Det är härifrån vi plockar belopp när ersättning för traktamente skapas. I detta fall räknas samtliga timmar som resan pågår med ersättningen 15,76 kr per timma och presenteras som nordiskt traktamente - dag. Logitraktamente utgår likt beräkningen beskriven i traktamentesberäkning enligt transportavtalet     Vad gäller fördelningen av det skattefria traktamentet i antalet halvdygn och för logi och beräkningen av den skattepliktiga delen och därmed total skattepliktig lön, se artikeln Skatteverkets regler för traktamenten.

Här visar vi hur en resa kan se ut enligt utlandsavtalet (utanför norden) med gränsövergång till Danmark och Tyskland. Valet ”utland” kommer att styra beräkningen till att räkna efter utlandsavtalet. Precis som för alla traktamentesresor i TransPA rapporteras denna alltid när resan är slut, så först på hemkomstdagen.   Vid rapportering av resa enligt utlandsavtalet är det möjligt att ange en avgångstid och en ankomsttid. Med avgångstid avses den tidpunkt när chauffören lämnar sin stationsort och med ankomsttid den tidpunkt chauffören återvänder till sin stationsort. Traktamentet kommer att beräknas mellan dessa tidpunkter.   Ersättning för timlön enligt utlandsavtalet beräknas mellan start och slut tiderna för hela resan.     under register-lönegrupper-TransportUtlandsavtalet hittar ni lönegruppen som vi hämtar beloppen ifrån ex.4 år i yrket på flik utlandsavtalet.       I utlandsavtalet finns inte månadslön utan ersättningen är timbaserad, hela månadslönen beräknas med timmar istället för månadslön.   Timersättning utges från den tidpunkt då utlandsförare står till arbetsgivarens förfogande för utlandstransport och till den tidpunkt då föraren återkommit och avslutat arbetet på stationsorten. Premieersättning utgörs av milersättning och ersättning för lastning och lossningsställe.    I löneberäkningen ser resan ut så här: Att utlandstraktamente skiljer sig åt 2 timmar mot timersättningen i vårt exempel beror på att chauffören lämnar stationsorten först kl.09.00 en timma efter han började sitt arbete och återkommer till stationsorten kl.15.00 en timma före arbetet avslutades.   Markerar man raden skattefritt traktamente visas beräkningen enligt skatteverkets regler mer om det kan ni läsa i artikeln skatteverkets regler för traktamente  

    1. Aktivitetstyper 2. Arbetsgrupper 3. Arbetstidsförkortning 4. Arbetsuppgifter 5. Helgdagar 6. Lönearter 7. Lönegrupper 8. Lönetillägg 9. Passmallar 10. Semestergrupper              11. Stationsorter 12. Tidnycklar 13. Trafikområden 14. Utrustning 25. Övertidsnycklar           

I transPA finns det stöd för att beräkna arbetstidsmått efter schemaperiod enligt bussbranschavtalet. I löneberäkningen visas värden som anger hur mycket tid som arbetstagaren skall utföra och hur mycket som faktiskt är utfört. Man får också hjälp där övertid och undertid presenteras. När en schemaperiod har avslutats presenteras dessa värden i löneberäkningen:   Planerad tid: Anger den arbetstid som arbetstagaren skall utföra under en schemaperiod. Exempel: en arbetstagare tillhör en lönegrupp som är inställd på schemaperiod 8 veckor och 40 tim/helgfri vecka. När en schemaperiod har avslutats kommer detta värde att vara 320 tim (eventuellt reducerat för infallande helgdagar). Detta värde skall inte förväxlas med den faktiskt schemalagda arbetstiden.   Rapporterad tid: Anger den rapporterade tiden under den aktuella schemaperioden. Både arbetstid och frånvarotid ingår i detta värde.   Undertid: Anger att arbetstagarens rapporterade tid är lägre än planerad tid.   Övertid: Anger att arbetstagarens rapporterade tid är högre än planerad tid. Detta värde visas i listan över med beloppslönearter.   Om dessa värden inte visas i löneberäkningen innebär det att schemaperioden inte har avslutats under avräkningsperioden (=månaden före löneperioden). Avstämningen sker alltså inte under denna löneperiod. Den kommer att ske i en kommande löneperiod. Utöver dessa värden visas även Arbetad tid. Tänk på att detta värde alltid visar arbetad tid för den aktuella avräkningsperioden. Den har alltså inte någon betydelse för avstämningen av en schemaperiod men är användbar för att få en snabb överblick över en månad och att ta fram rapporter över en längre period. Funktionen bygger på att arbetstidsförläggningen "schemaperiod" ställs in med önskat antal veckor i lönegruppen.   Exempel: Vi börjar med att titta i lönegruppen som ni finner under Register- Lönegrupper- Bussbranschavtalet. Här syns inställningen för lönegruppen "2 år schemaperiod" där arbetstidsförläggningen är satt på schemaperiod i 8 veckor. Schemaperioden börjar med startdatum 27 mars. Vi har också ställt in arbetstidsmåttet till 40 timmar per helgfri vecka.     I löneberäkningen har vi nu kommit fram till utbetalning juni med maj månads avvikelser. Vår schemaperiod är från 27 mars och 8 veckor framåt, dvs. t o m 21 maj. Nu känner transPA av att schemaperioden avslutas och därmed visas planerad arbetstid. Klicka på raden planerad arbetstid så ser vi att perioden avslutas den 21 maj och att den innehåller 288 timmar (här har transPA reducerat arbetstidsmåttet från 320 timmar p.g.a fyra infallande helgdagar den 7 april 10 april 1 maj och 18 maj ) Observera att transPA inte tar hänsyn till det schema som finns utlagt när arbetstidsmåttet beräknas. Här räknas alltså istället 8h per helgfri vardag.       Sker inga förändringar av schemaperiod så kommer nästa period som avräknas bli från 22 maj till 16 juli. Här krävs ingen ändring av datum i lönegruppen för att få hjälp framåt - transPA  känner av inställningen på 8 veckor och fortsätter räkna nya schemaperioder.                

Den 1/1 2019 sker ändringar i Sjuklönelagen som påverkar hur karensavdraget hanteras i  Bussbranschavtalet. Karensavdraget kommer framöver att vara 20% av den sjuklön som arbetstagaren beräknas att få under en genomsnittlig vecka. Det betyder att karensdagen som alltid hamnade på första sjukdagen avvecklas och ersätts med karensavdrag.   Observera att valet att använda den nya beräkningen av karensavdrag, inte aktiveras per automatik. Läs mer här  Vid aktivering av de nya reglerna för karensavdrag, kommer hanteringen i TransPA framöver att ske på följande sätt.   Kategori: Anställda med Månadslön eller Veckolön. Vid sjukdom kommer TransPA att visa:   Sjukfrånvaro = Antal timmars total sjukfrånvaro Karensavdrag = 20% av ordinarie veckoarbetstid. Sjuklön = Antal timmars Sjukfrånvaro - Karensavdrag   Genomsnittlig veckoarbetstid beräknas utifrån arbetstidsmåttet i lönegruppen   Exempel 1: Kalle går på 40 timmar i veckan. Han är schemalagd att arbeta 8 timmar, måndag till fredag. Vid lunch på måndag blir Kalle sjuk och är först tillbaks på arbetet på torsdag morgon.   Resultatet i Löneberäkningen blir: Uppställningen för hela veckan blir så här:   Observera Karenstiden är 20% av veckoarbetstiden och alltså 8 timmar i ovanstående exempel. Karensen utfaller då för 4 timmar på måndag och 4 timmar på tisdag. (I den gamla beräkningen skulle Kalle enbart få 4 timmar karens för måndagen) Karensavdraget sker i timmar, och sjuklönen beräknas för kvarstående sjukfrånvaro efter karensavdraget. Detta förenklar överföring till lönesystemen då det kontanta avdraget fortfarande endast hanteras av lönearten Sjukfrånvaro och beloppet för Sjuklön är efter karensavdraget. Ingen förändring i beräkningen av á-pris för Sjuklön eller Sjukfrånvaro.   Exempel 2:  Lisa går på 38,25 timmar. På onsdagen är hon schemalagd att arbeta 10 timmar. Hon blir dock sjuk hela onsdagen men är frisk igen på torsdag morgon.  Resultatet i Löneberäkningen blir: Sjukfrånvaro för hela perioden.  Karensavdraget är 7,65 timmar (20% av 38,25) Sjuklön på 2,35 timmar. (10-7,65)   Observera Karensavdraget sker inte för hela dagen, därför genereras sjuklön redan för en del av första dagen.    Kategori: Anställda med med Timlön och visstid extra. För anställda med oregelbunden arbetstid beräknas istället en genomsnittlig veckoarbetstid. Vid sjukdom kommer TransPA att visa: Sjukfrånvaro = Antal timmars total sjukfrånvaro (inget timavdrag) Karensavdrag = 20% av genomsnittlig veckoarbetstid. Sjuklön = Antal timmars Sjukfrånvaro - Karensavdrag   För att beräkna genomsnittlig kontrollerar vi tidigare arbetstid 12 veckor tillbaks. Genomsnittet beräknas endast för de veckor där arbetstid identifieras. Finns det ingen arbetstid för de sista 12 veckorna, uppskattas genomsnittlig veckoarbetstid baserat på registrerad sjukfrånvaro i innevarande vecka.   Exempel 3: Lasse jobbar extra och brukar hjälpa till på företaget en vecka per månad.  Vecka 44 är han inplanerad att arbeta, men blir sjuk. TransPA kontrollerar då arbetstiden i perioden vecka 32-43.  Det visar sig att Lasse har arbetat: 25 timmar vecka 32, 30 timmar vecka 36 och 28 timmar vecka 40. Beräkningen blir då (25+30+28) / 3 = 27,67 timmars genomsnittlig veckoarbetstid. Karensavdrag blir 20% * 27,67 = 5,53 timmar.   Exempel 4: Anna är behovsanställd och brukar hjälpa till på företaget under sommaren. Hon är inplanerad att arbeta 30 timmar första veckan i juli. Arbetsgivaren registrerar sjuk för alla 30 timmar. Eftersom Anna inte har inrapporterad arbetstid de senaste 12 veckor, uppskattas karensavdraget utifrån den registrerade sjukfrånvaron i innevarande vecka. Det betyder att Anna får 30 * 20% = 6 timmars karensavdrag.    

För anställda enligt Bussbranschavtalet så räknas arbetstiden som standard alltid upp till 3 timmar. Tex om en tidrapport eller schemapass registreras med arbete från kl 8.00-9.00 så kommer den att visas som 3 timmars arbetstid i TransPA. Nu finns det dock möjlighet att välja om ni önskar automatisk uppräkning eller ej.   Inställningen finns i lönegruppen: Öppna den aktuella lönegruppen Standard är uppräkning till 3 timmar. Önskas inte detta tar du bort markeringen här: Nu kommer det inte längre att ske någon automatisk uppräkning till 3 timmar.  

Under Register - Arbetsuppgifter kan ni  registrera de arbetsuppgifter som chaufförerna utför och får extra ersättning för som tex APL, Restid, Beredskap. Ersättningen är kontant och utgår per tillfälle eller per arbetstimme. Du kan också välja om ersättningen skall ersätta ordinarie premiekomp. Till skillnad från ett Lönetillägg eller Tidnyckel utgår ersättning vid arbetsuppgift enbart när själva arbetsuppgiften är registrerad av den anställde i tidrapporten.  Viktigt att välja rätt löneart för ersättningen man får. Ifall lönearten saknas i systemet, gå till löneartsregistret och gör klart den innan du slutför arbetsuppgiften.   I denna artikel finns ett exempel på hur ni kan skapa arbetsuppgifter för passningstjänst.    I denna artikel kan ni se exempel på hur man kan registrera in en arbetsuppgift i tidrapporteringen.   Tänk på att ni har ett eget ansvar över de ni skapar och att Visma TransPA i regel ej ombesörjer uppdatering av belopp i registret arbetsuppgifter då nya avtal träffas. 

Var ändrar jag i transPA när en anställd ska byta lönegrupp från t ex 2 år i yrket till 4 år i yrket?   Detta gör ni på personalkortet under fliken anställningskontrakt. Klicka på ”pennan” för att redigera anställningskontraktet.   Klicka på listpilen i fältet lönegrupp välj rätt lönegrupp klicka sedan på spara.   Värt att veta! Om den anställde ska byta lönegrupp som ska gälla från t ex 1 maj behöver ni göra klart avvikelserna för april månad först i löneberäkningen då avdrag och tillägg är släpandes och månadslönen är för innevarande månad, redigera månadslönen manuellt i löneberäkningen i maj till rätt månadslön. När ni har sparat lönen kan ni gå in på fliken anställningskontrakt och ändra lönegrupp. Om ni vill kan ni skriva i fältet notering vilket datum den anställde flyttas upp till ny lönegrupp.     Tips!  Använd dig av rapporten allmänt för att enkelt överblicka vilken lönegrupp de anställda ligger i samt även på ett enkelt sätt se vilka personer som behöver uppdateras. Rapporten finns under Analyser-Rapporter-Personal    Känner systemet av när en anställd ska flyttas upp till ny lönegrupp? Nej det gör inte systemet. Ett tips är att skapa upp en kompetenstyp som ni kallar t ex ”upp en lönekategori” Och på det sättet få en påminnelse när det är dags. Detta gör nu under rutan Kompetens-kompetenstyper.  Klicka på "+ Lägg till kompetenstyp"     När ni har skapat upp kompetenstypen kan ni lägga till den på personalkortet.    I vårt exempel nedan har vi nu lagt till under fliken kompetens på den anställdes personalkort  kompetenstypen som vi kallar ”upp en lönekategori” vi skriver även in en notering i fältet kommentar för att på ett enkelt sätt se vilken lönegrupp den anställde ska flyttas upp till.    Under den blå rutan på startsidan ser ni att det finns en påminnelse.   År i yrket För förare avgör antalet år i yrket i vilken lönegrupp den anställde ska inplaceras.  "År i yrket" innebär att den anställde ska ha vana från branschen.

  En viktig uppgift som utförs av arbetsledare är att godkänna tidrapporterna. Detta utförs i attestfunktionen. Detta är en av TransPAs levande paneler och därför är den blå. De blå panelerna/ menyvalen uppdateras kontinuerligt när ny information inkommer och attestfunktionen fångar upp alla tidrapporter som skapas. Alla tider som registreras i TransPA tidrapportering, d v s den del som era anställda använder, hamnar här i väntan på godkännande. Skulle en tidrapport istället registreras eller förändras av en systemanvändare så hamnar den dock inte i attest utan definieras som redan attesterad. Attestfunktionen hämtar tidrapporter 60 dagar bakåt i tiden.   För att kunna attestera tider så krävs att du är inloggad som arbetsledare. Vem som är arbetsledare ställs in på personnivå under fliken Grupper. Förklaring av pilar och avvikelser Längst upp i attestvyn finns en knapp för att godkänna alla tidrapporter som inte har någon avvikelse. Antalet visar totalt antal poster från alla sidor, alltså inte bara den synliga vyn. En avvikelse är enligt TransPA en tidrapport som i totaltid ej överensstämmer med passets tid (schemalagd tid). Har ni tidrapporter där start- och sluttid samt även rast ändrats men där totaltiden är densamma som passets totaltid får ni därmed ingen avvikelse, utan visas då bara som ett streck, se Eriks tidrapport här nedan. Pilarna utgår alltid från rapporterade timmar. Tittar vi i exemplet nedan så visar Reines nedåtpil för färdskrivartid att de rapporterade 10,5 timmarna är färre än färdskrivarens 10,67 timmar. Niklas uppåtpilar både för pass och färdskrivare visar att de 12,5 rapporterade timmarna är fler än passets 11 h och färdskrivarens 10,45 h.   Attestera arbetstid på dagar som inte är schemalagda Attestfunktionen ger dig en bra möjlighet att fånga upp arbetstid som ligger utanför schemat. Genom en inställning kan du välja att denna arbetstid skall visas som en avvikelse. Det innebär att de får en avvikelsemarkering ( ) och att de inte kommer att godkännas via knappen godkänn alla tidrapporter utan avvikelse. Så här blir resultatet i attestlistan.   Eftersom den översta tidrapporten ligger på en dag som inte är schemalagd visas den som en avvikelse. Funktionen kan användas för alla typer av arbetstidsförläggningar. För att aktivera funktionen går du till Verktyg -> Inställningar och väljer Attest. Under rubriken Inställningar finns detta val. Gör din attestvy personlig I attestfunktionen finns det många möjligheter att anpassa utseendet efter det arbetssätt som passar dig bäst. Här visar vi några exempel. Du kan visa och dölja kolumner genom att högerklicka på raden. Ta därefter bort den blå markeringen på en eller flera kolumner som du anser är överflödiga. Därefter kan du byta plats på kolumnerna genom att dra och släppa dom i sidled. Om du ställer dig mellan två kolumner kan du justera dess storlek genom att öka eller minska kolumnbredden. Du kan ändra gruppering från datum (som är standard) till t ex arbetsledare. Detta gör du enkelt genom att flytta upp/ner kolumnerna mellan det blå och grå fältet. När du ställt in översikten som du önskar att den skall se ut behöver du spara inställningarna genom att trycka på denna knapp   Vill du återställa inställningarna tillbaks till standard kan du klicka på denna knapp     Ersättare för att godkänna tidrapporter En funktion finns i TransPA som underlättar om den ordinarie arbetsledaren skall vara frånvarande en tid, t ex p g a semester. I attestfunktionen är det möjligt att utse en ersättare för en önskad period. Denne ersättare övertar då den ordinarie arbetsledarens attestfunktion under frånvaroperioden. Dock har den ordinarie attesteraren fortfarande behörighet att attestera under perioden. För att aktivera funktionen väljer du Verktyg -> Inställningar. Klicka därefter på knappen Attest. För att tilldela en ny ersättare klickar du på Lägg till ny och fyller i de värden som är aktuella.     Arbetsledare – den ordinarie arbetsledaren som kommer att vara frånvarande. Ersättare – den person som kommer att ersätta den ordinarie arbetsledaren. Datum från/Datum till – första och sista datum som ersättare skall attestera tidrapporter. När du klickar på Spara-knappen kommer ersättaren att läggas till i listan. När du har angivit vem som skall ersätta vem under t ex semesterperioden så kommer attestfunktionen i TransPA att ta hand om resten. I attestfunktionen visas nu tidrapporter från personal som jag är ordinarie arbetsledare för samt för de arbetsledare som jag skall vara ersättare för. Även Attest-knappen på startsidan anger det totala antalet tidrapporter som skall godkännas.   Det är möjligt att ange samma ersättare för flera olika arbetsledare. Det är även möjligt att utse flera ersättare för samma arbetsledare under olika perioder. Tänk dock på att ersättningen endast sker i ett led, det är alltså inte möjligt att ersätta en ersättare med en annan ersättare. För att ange ersättare krävs behörighet för systeminställningar eller löneberäkning.   Ni har även möjlighet att godkänna tider direkt i kalendern Alla händelser som inte är godkända presenteras med fet stil i kalendern. När du upptäcker en sådan är det möjligt att godkänna den direkt utan att gå till attestfunktionen. Du kan helt enkelt välja det arbetssätt som fungerar bäst för dig. Gör så här för att godkänna: När du klickar på en tidrapport, frånvaro eller resa visas flera alternativ längst ner på skärmen. Klicka på godkänn.   När du väljer det visas en ny ruta där du bekräftar att du vill godkänna händelsen. När du bekräftat detta visas händelsen med normal stil och det sker en loggning att det är du som godkänt den.  Du kan alltså spåra vad som hänt sedan tiden registrerades av den anställde till dess att du godkände den. Det kan se ut på följande vis.    Samma logg kan ni också låta vara synlig i den anställdes tidrapportering. Är ni osäker vad som syns där så se över era inställningar för tidrapportering.   Du kan även godkänna flera poster samtidigt. Då skall du först trycka ner Ctrl-tangenten och sedan klicka på de händelser som du vill godkänna. Varje händelse blir markerad för att visa att den ingår i ditt urval. När du valt ut de du vill godkänna visas antalet vid godkänn längst ner i kalendern. Klicka godkänn.       Attestfunktionen, frågor och svar   Som arbetsledare arbetar jag mycket i kalendern. Hur kan jag skilja på om tider är attesterade eller ej? Kan jag se det här, eller måste jag gå till attestfunktionen? Tidrapporterna är gröna. De attesterade tiderna syns med normalt typsnitt och de som ej attesterats syns i fet stil. Här ser ni skillnad mellan den 10 januari där tiden är godkänd och den 11 januari där tidrapporten inte har attesterats ännu.     Som arbetsledare så har jag ett ansvar att attestera tider. Jag kan se inkomna tider i kalendern, men på TransPA startsida så finns inga tider att attestera. Varför? Gå in på någon anställd som du är ansvarig att attestera tider för. Titta under fliken grupper. För att tider ska visas i attestlistan måste ni utse en arbetsledare till den anställde. Spara på bocken. Nu ska tider finnas i attestlistan.    Har ni många anställda där tider saknas? Gå till personal  Här får ni en bra överblick över vilka som saknar arbetsledare. Vill ni tilldela så klickar ni på pennan som redigerar och anger arbetsledare under fliken grupper som ovan.     En av våra arbetsledare slutar och ska ersättas av annan. Hur går vi tillväga? Här handlar det ju inte om en tillfällig förändring så här föreslår vi att ni gör följande: Se till att den nya arbetsledaren finns skapad som systemanvändare och fått inloggningsuppgifter med önskade behörigheter. Ni skapar arbetsledare i TransPA klients inställningar för systemanvändare (behörighet för systemanvändare krävs). Är ni osäker hur ni gör så finns beskrivning i detta avsnitt. Så här skapar ni en systemanvändare Idag finns ingen funktion för att ändra om flera anställdas arbetsledare i ett moment. Ni behöver därför gå in på varje anställd och ändra. Välj personal, redigera med pennan och ändra under fliken gruppering som beskrivs här ovan.   När jag ska attestera så visas tidrapporter dubbelt. Vad beror det på?   Kontrollera era inställningar. Gå till verktyg - inställningar - attest. Du är troligen upplagd dubbelt som ersättare till ordinarie attesterare. Är du upplagd dubbelt så ta bort en av raderna. Gå nu tillbaka till attestlistan så ska det se rätt ut.  

Här hittar du all information om din personal, samt redigerar uppgifter och lägger in ny personal. En liten förklaring till gränssnittet är nog på sin plats.     1      2       3      4      5                                  6         7 Växla mellan aktiva och inaktiva anställda Exportera urval till Excel Filtrera på specifikt sökkriterium  Spara dina personliga inställningar för sidvisningen Återställ inställningarna för sidvisning till standard Sök på förnamn, efternamn, signatur eller anställningsnummer Grupperingsordning. Dra en kolumnrubrik hit, för att gruppera personal efter detta Samtliga kolumnrubriker är förutom att de är sorteringsbara, även möjligt att ändra ordning och stänga av och på. Klicka, drag och släpp en rubrik för att byta plats på kolumnerna. Högerklicka på en rubrik för att få fram ovanstående meny, klicka på Kolumner för att dölja en specifik kolumn. När du är nöjd med utseendet på sidan sparar du med knappen högst upp (4).   Lägga till ny personal Allmänt Efter att du klickat Lägg till personal kommer följande ruta upp: Personens signatur måste vara unik, men TransPA varnar om den har använts tidigare. Den kommer heller inte kunna ändras, så titta noga på vad du skriver, i synnerhet efter att du hoppat till nästa ruta. Ta för vana att spara personen direkt du skrivit signaturen, så finns det ingen risk att det blir fel.    Övriga personuppgifter är bara att skriva in, och observera att även anställningsnumret måste vara unikt. Förarkortsnummer är viktigt att det blir rätt, om ni vill ha färdskrivardata tillgängligt i TransPA, läs mer hur man aktiverar färdskrivarkoppling. Välj på vilket sätt personen ska tidrapportera och klicka i Ändra lösenord för att sätta personens initiala lösenord, det går ändra av den anställde själv senare. Glöm inte att spara alla ändringar.   Anställningskontrakt Vidare på fliken för anställningskontrakt, som också är viktigt att det blir gjort. Innan ett sådant finns kan inte den anställde logga in och registrera tid till exempel och det är här som arbetstidsförläggningen sätts. Det mesta är tämligen självförklarande, men vissa saker är värt att notera:  Fr o m-datumet är kontraktets start, Anställd fr o m är när personen började på företaget, men saknar betydelse i löneberäkningen. Ingångslön har ingen påverkan för löneberäkningen, men för den som vill veta vad en anställd började på för lön kan det anges. Uppgiften syns även på anställningskontraktet, där annars lönegrupp är den information som pekar mot vilken lön den anställde har. Anställningsform pekar mot villkoren i respektive avtal. Är du osäker, läs om skillnaderna som finns i det avtal som ni önskar tillämpa (ett exempel är skillnaden mellan visstid vikarie/övrigt och visstid extra, åkeriavtalet) Om du sätter en person som deltidsanställd, ska du fylla i antalet timmar per vecka, inte i procent. Vissa begränsningar finns som kan kräva manuell hantering i löneberäkningen - har ni personal som är anställda på deltid, läs avsnitt om Deltidsanställda. Sättet att välja arbetstidsförläggning ser olika ut, beroende på om din personal går enligt Transportavtalet, Bussbranschavtalet, Maskinföraravtalet eller Tjänstemannaavtalet. Varje anställd måste ha en lönegrupp angiven, även om du tänker sätta en personlig månadslön. Många värden som påverkar personens lön, såsom OB och premiekomp, finns bara i lönegruppen. Vill du ändra något i en lönegrupp, t ex ett belopp eller en arbetstidsförläggning görs det så här. Glöm inte att spara kontraktet. Noteringsfältet kan användas till särskild information som inte kan skrivas någon annanstans, med tänk på GDPR, vem som har tillgång till programmet och vad du skriver.   Lön Det vanligaste och smidigaste är naturligtvis att låta lönen hämtas från lönegruppen, men det går även att sätta personlig månadslön. Om ni utgår från timlön istället, multiplicera den med 174 och skriv den här. Om ni använder er av semesterpass och har stöd för semesterfaktor i ert löneprogram, kan ni sätta den här, men ni kan också låta TransPA räkna ut den, direkt i från schemaläggningen. Omfattas av högriskskydd avser personer med hög sjukfrånvaro, som av Försäkringskassan blivit godkända att slippa karenstid. Har du personal som går på kontinuerligt skiftarbete, kan du med denna inställning även låta TransPA reducera för helgdagar som inträffar på söndagar.   Användning av tidnycklar gör att du kan låta transPA ge särskilda tillägg vid särskilda tider, och mer om det kan du läsa här.   Under Saldon lägger du till de saldon ni räknar med i er verksamhet, som du vill hålla koll på för den anställde, om det så är flex, komp eller arbetstidsförkortning. Var noga att i inledningsskedet registrera in aktuella saldon från ert löneprogram så de överensstämmer, då rörelser sker i transPA allt eftersom er personal tidrapporterar och ni sparar och för över lön.     Grupper Fliken Grupper används för att gruppera din personal enligt flera olika dimensioner, och kan vara viktigt för att du ska ha korrekta register och underlag. Du har glädje av detta i exempelvis löneberäkningen eller i din kalendervy. Observera att Yrkeskategori, förutom grupperingsalternativ, även avgör om klockslag för OB ska gälla som för Terminalarbetare, eller som för alla andra kategorier, om man utgår från Transportavtalet vill säga.  ...    Fortsätt sedan att göra flikarna Lönetillägg, Utrustning, Kompetens och Dokument och din anställde är klar!   

Val av arbetstidsmått   Deltidsmåttet anges i anställningskontraktet under personal. Istället för heltid väljs deltid och ni anger antalet genomsnittliga timmar per helgfri vecka. Beräkning av arbetstidsmått sker utifrån er angivna veckoarbetstid   Vid det tillfälle ni väljer att sätta den anställde som deltidsanställd så aktiveras en hårdkodad beräkning beträffande hur TransPA beräknar arbetstidsmåttet. Istället för att titta på val av arbetstidsförläggning (de fem alternativ ni är vana vid att välja bland, se ovan), så kommer beräkning istället ske utifrån er angivna veckoarbetstid.   Inställningar för deltidsanställda Dessa inställningar är gemensamma för samtliga era deltidsanställda per företag (kan ej ställas in individuellt per anställd)   Övertids beräkning per dag eller per vecka Utifrån er angivna veckoarbetstid i anställningskontraktet ovan kan ni sedan välja om övertids beräkningen ska ske per dag eller per vecka. Detta ställs in i Verktyg - Inställningar - Löneberäkning.     Som standard är det inställt att beräkningen sker per vecka. Det betyder att en anställd på 50% beräknas till att jobba 20 timmar/vecka. Skulle den anställde jobba mer genereras timlön/mertid upp till 40 timmar. Det är först när den anställde arbetat över 40 timmar på en vecka som övertid genereras. Vid samtliga helgdagar som infaller måndag till lördag reduceras den planerade arbetstiden med en femtedel av veckoarbetstiden.  Observera att denna beräkningsmodell inte baseras på schemalagd tid.   Den andra deltids beräkningen sker per dag. Det betyder att en anställd på 50% beräknas jobba 4 timmar per dag. Skulle den anställde arbeta mer genereras timlön/mertid upp till 8 timmar. Det är först när den anställde arbetat över 8 timmar på en dag som övertid genereras. Inte heller denna beräkningsmodell baseras på schemalagd tid.   Reducering av arbetstidsmåttet endast vid schemalagda dagar eller ej Om ni bockar i denna inställning så vill ni att TransPA ska ta hänsyn till om det finns planerat arbete den röda dagen eller ej vilket påverkar den anställdes arbetstidsmått. Arbetstidsmåttet reduceras med den schemalagda tiden som finns på helgdagen.  Om inte denna är ibockad så får du en "bred" reducering typiskt måndag - lördag vid infallande helgdag, helt oberoende av huruvida er deltidsanställd är planerad att arbeta eller ej.    

Vill ni ha ut en rapport för en speciell löneart? Eller en lista på alla medarbetare med deras löner och tillägg? Många användningsområden finns, kanske är ni intresserade av rörelser av ATF där ni kan välja lönearter för intjänanden och uttag. Eller vill ni se hur mycket undertid som finns för en specifik anställd eller ett delområde i er verksamhet.   Rapporten Utbetald lön har allt du behöver, Ni kan få summering per anställd eller per löneart.   Om ni vill ha ett förfinat urval och ni inte kommer hela vägen i TransPA, prova gärna att exportera rapporten till Excel som har en filtrering som är riktigt vass ⭐   Vi börjar med att titta på verktygsfältet.    Som standard så grupperas rapporten på löneperiod. De anställda som ingått i löneperioden ligger därför efter varandra med respektive lönerader. Det betyder att summeringen sker på samtliga anställda totalt för hela löneperioden.   För att rapporten skall laddas klicka på     Vill ni få summering per anställd klickar du på     Vill du istället få en summering per löneart klickar du på        Löneberäkningen i TransPA har vi också med summering av samtliga lönerader med skattepliktigt belopp och bruttolön. Dessa visas som standard inte i rapporten eftersom de skulle isåfall ingå i totalsumman, och då hade det blivit fel totalsumma. Vill du ändå se dem klicka på    Frågor och svar: Vi tar månadsvis efter lönekörning ut en lista för att kontrollera skattepliktig lön. Vi stämmer av denna totalsumma mot det totalbelopp som visas i vårt löneprogram för att inte utbetalningen ska bli felaktig. Hur gör vi detta enklast via denna rapport?    1. Efter att du klickat på utbetald lön och menyraden syns, klicka på denna symbolen med miniräknaren för att även visa summeringslönearter. 2. Klicka nu på filterikonen för att aktivera filtrering. Ställ dig på löneartskolumnen. Skriv "skattepliktig lön" och klicka till höger på tratten.       Klart! Nu har du fått en fullständig lista över endast lönearten skattepliktig lön som avser oktober månad (i detta exempelfall). Har ni många anställda och skulle vilja slippa bläddra så välj att visa fler än de 50 poster som är valda som standard per sida.    Har ni en mindre skärm och tycker att ni behöver skrolla till höger för att se mest relevant information så går det fint att flytta kolumner i rapporten. Som i detta fall där jag valt att flytta belopp till vänster så den syns bredvid lönearten:                

Här nedan visar vi ett exempel på hur ni kan göra för att uppdatera en ”egen” lönegrupp vid ny avtalsperiod.  Arbetssättet är nästan detsamma som när ni skapar en ny lönegrupp.   Standardlönegrupperna de som heter A2. 2 år i yrket, A2. 2 år i yrket Sthlm & Gbg  motsvarande lönegrupper för Bussbranschavtalet som heter  år i yrket, 2 år i yrket frischema osv uppdateras automatiskt vid ny avtalsperiod.    Gå till register-lönegrupper. Här ser ni de olika avtalsområdena som finns i systemet.   I vårt exempel är inte 2 år i yrket lok.schema uppdaterad med nya lönebelopp för avtalsperioden 2023-04-01.   Klicka på pennan till vänster om lönegruppens namn.    Klicka på plustecknet. För enkelhetens skull kan ni importera alla värden från 2022-04-01 genom att välja "Hämta värden från" Skriv sedan in den nya avtalsperiodens start i fältet Giltigt från i vårt exempel 2023-04-01. Sedan ändrar ni till de nya lönebeloppen, i rutan som är gulmarkerad, enligt vad du kan läsa dig till i Transportavtalet och klicka på spara.         Här kan ni läsa vilka lönebelopp som uppdateras vid nytt avtal. Vilka lönebelopp uppdateras av TransPA när nytt avtal träffas   Här kan ni läsa om hur man skapar en ny lönegrupp. Skapa ny lönegrupp

När ni börjar använda TransPA levererades det med ett antal standardlönegrupper utifrån det avtalsområde ni har. Standardlönegrupperna de som heter A2. 2 år i yrket, A2. 2 år i yrket Sthlm & Gbg osv. för  Transportavtalet, motsvarande lönegrupper för Bussbranschavtalet som heter 2 år i yrket, 2 år i yrket frischema osv. uppdateras automatiskt vid ny avtalsperiod. OBS! Om ni har skapat egna lönegrupper som heter något annat är det viktig att ni själva ser till att de uppdateras då nya avtal träffas.   Vid vissa tillfällen kan man behöva skapa upp ”egna” lönegrupper t ex vid olika lokala överenskommelser där inställningarna skiljer sig åt.   Gå till register-lönegrupper.   Här ser ni de olika avtalsområdena som finns i systemet. I vårt exempel nedan visar vi hur man lägger upp en ny lönegrupp för TransportUtlandsavtalet.   Klicka på det gröna plustecknet i det blå listfältet.   Skriv in benämning på lönegruppen och klicka på spara.     Klicka på pennan till vänster om lönegruppens namn och sedan klicka på plustecknet.   Skriv in avtalsperioden start, ni kan importera alla värden från en befintlig lönegrupp genom att välja ”Hämta värden från” ni får då hjälp med att hämta belopp och inställningar i lönegruppen. I vårt exempel väljer vi hämta värden från 2 år i yrket 2023-04-01.     Nu har de nya lönebeloppen importeras, ni har möjlighet att ändra belopp och inställningar innan ni sparar.      Här kan ni läsa om hur ni uppdaterar en "egen skapad" lönegrupp vid ny avtalsperiod. Uppdatera lönegrupp vid ny avtalsperiod   I denna artikel kan ni läsa om vilka lönebelopp som uppdateras Vilka lönebelopp uppdateras av TransPA när nya avtal träffas

Här har vi listat några frågor och svar bland dom olika modulerna i TransPA. Genom att klicka på Ctrl+F kan du använda dig av webbläsarens sökfunktion för att söka i artikeln     Schemaläggning Fråga: Hur kan jag se vilket schema som används på den anställde? Svar: Lättast är att titta i Kalender/Anställda "hovra" på passet den anställde har, så ser ni schemanamnet.     Fråga: Hur tar jag bort inaktiv passmall? Svar: Om passmallen används i ett schema behöver ni först ta bort passmallen därifrån. Artikel om passmallar hittar ni här   Fråga: Jag har byggt ett schema varför ser jag inte passen på mina chaufförer när jag tittar i kalender/anställda? Svar: Gå till schemaläggningen och titta så att ni har klickat på knappen "skapa arbetspass" Artikel om schemaläggning steg för steg   Arbetsuppgift Fråga: Kan man ta ut en rapport över arbetsuppgifter som personen har tidrapporterat? Svar:  Under analyser-rapporter-tidrapporter har vi en rapport som heter tidstransaktioner där ser ni vilka arbetsuppgifter den anställde har rapporterat i sin tidrapport.  Artikel om tidstransaktioner hittar ni här   Fråga: I enlighet med avtalet så vill vi ge chaufförerna extra ersättning då de är handledare för APL-elev. Går det att lägga till så att chaufförerna rapporterar det direkt? Svar: Ja det går fint, här rekommenderar vi att lägga upp arbetsuppgift som ni kallar något lämpligt. Sedan kan den anställde välja arbetsuppgiften när de tidrapporterar. Artikel om arbetsuppgifter hittar ni här.     Attest Fråga: Varför ser jag inte alla anställda i attestvyn? Svar: Gå in på personalkortet på den anställde, välj fliken grupper titta så ni har valt arbetsledare på personen.   Fråga: Kan två systemanvändare se samma attestposter? Svar: Ja det går fint, arbetsledaren som står som ansvarig på personkortet under fliken grupper är den som först och främst ser tiderna för attest. Men ni kan sätta även en person som erättare för den ordinarie arbetsledaren. Då kommer båda personerna se attesterna och kunna attestera. Artikel om attesfunktionen och hur ni skapar ersättare hittar ni här.     Rapporter Fråga: Jag skulle vilja veta hur många timmar en chaufför har arbetat under en period, hur får jag fram det? Svar: Vi har en rapport som heter utförd tid, den finns under analyser-rapporter-tidrapporter. Artikel om utförd tid hittar ni här.   Fråga: Finns det på något sätt att få ut en rapport på undertiden som visas i löneberäkningen? Svar: Vi har en rapport som heter utbetald lön, där kan ni få en summering per löneart eller person. Den finns under analyser-rapporter-löner utbetald lön. Artikel om utbetald lön hittar ni här.   Fråga: Jag ska analysera vår sjukfrånvaro. Hur kan jag få fram en rapport som visar sjuktillfällen senaste 12 månaderna? Svar: Vi har en rapport under analyser-rapporter-tidrapporter som heter aktiviteter.  I denna rapport visar vi allt som inte är ren arbetstid. De vill säga all slags form av frånvaro, kompetensutveckling, resa, noterin från kalenderns osv. Artikel om uppföljning av olika frånvaroaktivteter hittar ni här.   Fråga: Kan jag få ut en övertidsjournal? Svar: Ja, den hittar ni under analyser-rapporter-löner.   Fråga: Kan jag få ut en rapport för innestående saldo de anställda har? Svar: Ja, under analyser-rapporter-löner- innestående saldo kan ni se aktuellt saldo som rör kompsaldo, flexsaldo, atf-saldo samt övertidstimmar. Samtliga saldon är efter senast sparad lön. Artikel om innesående saldo hittar ni här.   Fråga: Hur kan jag se på ett smidigt sätt se alla födelsedagar på alla anställda i TransPA? Svar: Under analyser rapporter -personal finns en rapport som heter födelsedagar. Väljer du valet false klicka sedan på Preview knappen då får du fram alla födelsedagar. Visa månader betyder hur många månader man visar framåt i tiden.     Inställningar Fråga: Efter vår IT återställt windows i min dator så har TransPA ändrat sig till Engelska, hur ställer jag det tillbaka till Svenska? Svar: Om du behöver byta språk i TransPA så är det webbläsaren som styr detta. För att ändra språk i Google Chrome kan du ta hjälp av denna guide.   Fråga: Vart lägger jag upp en ny systemanvändare? Svar: Under verktyg-inställningar-systemanvändare. Artikel registrera ny systemanvändare hittar ni här.     Löneberäkning Fråga: Har en anställd som ska sluta på företaget vad ska jag tänka på? Svar: Börja med att avsluta anställningskontraktet detta gör ni på personalkortet under fliken anställningskontrakt. Om den anställd slutar i mitten av en månad kan ni behöva justera lönen mot timlön. Artikel avsluta anställning hittar ni här.   Fråga: Hur beräknas sjuklön i transPA? Svar: Sjuklön beräknas på olika sätt beroende på vilken arbetstidsförläggning den anställde går på.   Här nedan är en artikel som beskriver de olika arbetstidsförläggningarna som finns i TransPA med en lathund som beskriver kort på hur beräkning görs för övertid eller hur sjuklön beräknas utifrån den arbetstidsförläggning ni väljer på personkortet. Arbetstidsförläggning enligt transportavtalet   Tidrapportering Fråga: Hur kan en anställd se att ett schema är ett extrapass, inte ordinarie? Svar: I tidrapporteringen kan den anställde klicka på raden pass då visas detaljer på passet.   Fråga: Varför ser inte mina anställda kompsaldo i tidrapporteringen? Svar: Titta under verktyg-inställningar-tidrapportering så att ni inte har gömt "saldo för personalen"