Brukertips i Visma Lønn

I denne artikkelen har vi samlet alle brukertips og ofte stilte spørsmål rundt feriepenger.   I denne filmen viser vi hvor raskt du kjører feriepenger. Har du Visma Lønn så har du også tilgang til en rekke kurs. Ønsker du et komplett feriepengekurs så finner du det i Visma Learning Universe ved å trykke her. Brukertips Du finner alle relevante under "Brukertips" og kategorien "Ferie". Under finner du en oversikt over noen av brukertipsene under denne kategorien.   Utbetale feriepenger I dette brukertipset finner du forklaring på hvordan du kjører rutinene for utbetaling av feriepenger eller manuelt utbetale feriepenger. Permitterte ansatte og feriepenger I denne artikkelen finner du mer informasjon for hvordan du skal håndtere utbetaling av feriepenger til ansatte som er eller har vært permittete. Korrigere utbetalte feriepenger / sluttoppgjør Les mer om dette her. Trekk av lønn ved ferieuttak - ansatt har ikke full opptjening Les mer om dette her Endre feriepengeprosent på en eller flere ansatte Les mer om dette her. Registrere / endre feriepengegrunnlag Les mer om dette her. Endre feriedager på en ansatt Les mer om dette her. Nulle ut beløp i feriepengelisten  - "Tidligere opptjent, ikke utbetalt" Les mer om dette her. Feriepenger og ansatte med kildeskatt / tabellkort med 12 mnd trekkLes mer om dette her   Spørsmål til support Når jeg genererer feriepenger i Visma Lønn blir det foreslått trekk på 25 dager - kan jeg fortsatt trekke for 3,33 dager? Ja, det kan du. Bare overstyr til "-3,33". Support anbefaler å trekke -25 og overføre fastlønn på ansatt. Visma support sin erfaring er at det er enklere for de ansatte å forstå "-25" enn "3,33". Skal det være skattetrekk på feriepenger over 60 år og feriepenger opptjent tidligere år? Ja, feriepenger over 60 år er trekkpliktig også i juni. Du har kun trekkfritak på feriepenger i ferieåret - når feriepenger betales ut i senere år skal det beregnes skatt. Vær kjent med at feriepenger er skattepliktige tilsvarende som vanlig lønn. Ansatt som har fått utbetalt sluttoppgjør/forskudd på feriepenger tidligere dette året kommer med hele beløpet etter genering av feriepenger. Hvorfor?  Det er først når du trykker på knappen "Lønnsberegning alle" at Visma Lønn kontrollerer mot feriepengelista på hva som har blitt utbetalt av feriepenger tidligere år. Da vil beløpet enten bli slettet helt/eller redusert.  Ansatte som har fastlønn med redusert stillingsbrøk, skal antall dager for trekk i lønn for ferie reduseres?  Nei. For de ansatte som har redusert stillingsbrøk skal ha samme antall dager trekk i lønn for ferie. Dette er fordi at satsen/dagslønn er beregnet iht stillingsbrøken.  Det blir ikke trukket noen skatt på feriepengekjøringen. Hvorfor kommer det et minusbeløp? Grunnen til det er at grunnlaget for skatteberegning blir redusert med trekk i lønn ved ferie. Eksempel: Fastlønn                                                                 30 000   Tabell- prosenttrekk Trekk i lønn for ferie                                         -  40 000   Tabell- prosenttrekk Elektronisk kommunikasjon                               366        Tabell- prosenttrekk Feriepenger                                                           50 000   Trekkfritt                       Skattegrunnlag     30 000 - 40 000 + 366 =     - 9634 kr  Negativ skattegrunnlag, ingen beregning Jeg får statusmelding etter lønnsberegning "Lønnsart for lønn/trekk ved feriepengeutbetaling for ansatt xxx: Antall dager registrert er -25, antall dager i rest er -20."  Denne statusmeldingen kommer av at du allerede har trukket feriedager på den ansatte, eller at den ansatte har færre feriedager per år på ansattkortet sitt enn det du nå skal trekke. Denne meldingen stopper ikke lønnskjøringen videre, men kommer for å gjøre deg oppmerksom på om du bør endre antall feriedager. Hvis antallet er riktig, bare se bort fra denne meldingen.

Når du rapporterer pensjonsgrunnlag, rapporterer du også hvor mange timer hver enkelt ansatt jobber i 100% stilling. Dette endrer seg normalt fra år til år. Du bør derfor ha et bevisst forhold til det. Antall timer som skal rapporteres er i 100% stilling eksklusiv ferie / fridager.   For at du skal få rapportert dette riktig må du endre timeantallet for samtlige ansatte.   I dette brukertipset skal vi veilede deg på hvordan du endrer til riktig antall.   1. Finn ut hvor mange ordinære arbeidsdager det er for dine ansatte. Følger vi vanlige kalender med helligdager vil antallet for 2022 være:    2022 Kommentar 2023 1. kvartal 64   65 2. kvartal 59   58 3. kvartal 66   65 4. kvartal 64 inkl. 24.12 og 31.12 63 Totalt brutto 253   251 Ferie 25   25 Dager netto 228   226 Timer pr dag 7,5   7,5 Timer pr. år eks. ferie 1710   1695   2. Oppdater opplysningene i Grunndata Gå inn på "Grunndata / Firmaopplysinger / Lønnsår / Satser og grenser". Legg inn antallet du kom fram til i feltet "Antall timer pr. år...". Dette vil kun påvirke nye ansatte som blir opprettet i systemet etter at denne endringen blir gjort.       3. Endre antall timer på eksisterende ansatte Gå inn på "Ansatte / Personalopplysninger / Pensjon/oppsigelser". Endre antallet i feltet "Ant. timer pr. år".   MERK!  Har du mange ansatte vil det være raskere å endre denne opplysningen i ansattliste ved å masseendre. Gå inn på "Ansatte / Ansattliste". Høyreklikk og velg tabelloppsett. Hent fram kolonnen "Antall timer pr. år..." som ligger under "Alle felt". Trykk F2 på tastaturet for å sette cellen i endringsmodus.  Legg inn riktig antall. Høyreklikk på det riktige antallet som du har endret på en av de ansatte Velg "Sett alle linjene i tabellen til verdien for valgt linje / kolonne".  Les igjennom hva som står Sett hake for "Ja, jeg skal oppdatere alle" og trykk "Enter".        Lurer du på hva som blir korrekt rapportering for dere, anbefaler vi deg i første omgang å kontakt deres forvalter av pensjon.  Husk at det vi snakker om er ordinære timer i 100% stilling fratrukket ferie. Overtid o.l påvirker ikke dette.   Relaterte artikler: OTP rapportering.  

I dette brukertipset har vi tips på hva du bør huske på ved overgangen til et nytt lønnssystem.   Visma.net Payroll Migrerer du fra Visma Lønn til Visma.net Payroll via Flyttefabrikken vil lønnsdataene dine bli ivaretatt og overført. I dette brukertipset ser du hvilke data du kan forvente overført av Flyttefabrikken.   Andre lønnssystem Skal du bytte til et annet lønnssystem så har Visma ingen måte å eksportere ansattopplysninger eller lønnsopplysninger slik at de kan importeres til ditt nye lønnssystem. I denne artikkelen har vi lagt opp noen punkter på hvilke rapporter du kan ta ut.   Rapporter Lønnsoppgave Vi anbefaler at du sender ut lønnsoppgaven fra Visma Lønn før du går over til ditt nye lønnssystem. Hittilverdier Ønsker du en oversikt over hittilverdier på de ansatte så kan du ta ut rapporten "A-melding, sammenstilling av opplysninger liste" som du finner under "Utskrifter / Årsrapporter" Feriepengeliste Ta ut feriepengelisten for med opptjeningsår 2022 og 2023 for å få en oversikt over gjenstående feriepenger for i år og for feriepenger som skal utbetales neste år Ansattliste Du kan eksportere ansattliste til Excel. Du kan selv bestemme hvilke opplysninger (kolonner) du ønsker å ha med i listen din via tabelloppsettet. I alle lister i Visma Lønn kan du høyreklikke i listen og velge "Kopier tabellinnhold til Excel". Gå inn i et excel-ark og velg "Lim inn" for å lime inn innholdet. Godkjent lønn Ønsker du en oversikt over alle lønnstransaksjoner for eksempel de siste fem årene finner du dette i "Forespørsel / Godkjent lønn". Gjør utvalg på lønnsårene du ønsker å eksportere historikk på, og kopier dette over til Excel Du kan også ta ut en oversikt over akkumulert lønn med utvalg på kun skattetrekk på alle ansatte. Dette gjør du i "Forespørsel / Akkumulert lønn" med utvalg på akknr. 935 og 937. Personalrapporter Du finner alle personalrapporter under "Utskrifter / Personalrapporter / Likestillingsrapporter". Disse kan du eksportere til PDF. Avstemmingsrapport Det er viktig at du har gjort alt av avstemming - uavhengig når på året du bytter lønnssystem. Vi anbefaler at avstemmer det du har i Visma Lønn mot ditt økonomisystem og A06 Avstemmingsinformasjon: A06 Avstemmingsinformasjon Avstemmingsrapport mot Visma Global eller Visma Business Feriepengeliste A-melding Bør jeg avslutte ansattes arbeidsforhold? Ihht. a-ordningen veiledning så skal det ikke være nødvendig å avslutte ansattes arbeidsforhold ved bytte av lønnssystem. Det er viktig at ansatte blir opprettet med de samme opplysningene (arbeidsforhold, ansettelse osv) i det nye systemet. Vi anbefaler allikevel at du gjør en opprydding ved å sluttmelde alle ansatte som er sluttet. Bør jeg sluttmelde ansatte med aktive permisjoner / permitteringer? Du bør kontrollere at alle permisjoner som skulle vært sluttmeldt faktisk er sluttmeldt i Visma Lønn. Har du ansatte med en aktiv permisjon / permittering så må disse registreres med samme startdato i ditt nye lønnssystem.  Kan jeg sende a-melding fra mitt nye lønnssystem og Visma Lønn på samme måned? Nei, dette vil gjøre at a-meldingen din feiler. Du kan ikke sende a-melding fra Visma Lønn og ditt nye lønnssystem på samme måned. Har du gått over til et nytt system og skal utføre korrigeringer på måneder hvor du brukte Visma Lønn, så må disse korreksjonene utføres i Visma Lønn på de respektive månedene. Jeg har byttet lønnssystem og får feilmelding i a-meldingen ved første lønnskjøring Les mer om dette her. Lisens og oppbevaringspliktig data Vi anbefaler alltid at du har en backup av klienten(e), uavhengig om du har en oppslagslisens eller ikke. Ønsker du oppslagslisens på Visma Lønn så kan du bestille dette via din Visma Partner eller ved å sende en mail til bestilling@visma.no MERK! Mange av våre kunder har Visma Lønn installert på en server hos asp-leverandører. Ønsker du oppslagslisens på Visma Lønn så må du beregne at det vil fortsette å påløpe kostnader til asp-leverandør. Det er fullt mulig å installere Visma Lønn på din egen maskin. Ønsker du ikke å ha en oppslagslisens på Visma Lønn så anbefaler vi på det sterkeste at du tar en utkopiering av klienten(e), og beholder disse da disse kan i etterkant gjenopprettes ved behov. Dette er et konsulentoppdrag som kan bestilles av support. Med forbehold om at de fremtidige versjonene støtter en innlesing av backup tatt ut fra eldre versjoner.  

Tidligere denne måneden la vi ut et brukertips hvor vi anbefalte alle som hadde RAC til å vente med å oppgradere til versjon 17.10 på både RAC og Visma Lønn.   I nyeste versjonen av RAC er det lagt opp støtte for å vise display-navn (firmanavn, ikke databasenavn) ved valg av firma i påloggingsbildet i Visma Lønn. Dette kan føre til at noen brukere opplever å ikke se alle firmaene de skal ha tilgang til.   Bruker du RAC og Visma Lønn så kan du oppgradere til versjon 17.10 på begge produktene. Opplever du feilen som nevnes ovenfor så har utvikling laget en fil som kan brukes som omgåelse inntil det kommer en patch som kan løse dette. Filen gjør at du vil se alle firmaene du skal ha tilgang til, men den kan også vise firmaer du ikke skal ha tilgang til. Forsøker du å gå inn på et firma du ikke skal ha tilgang til i Visma Lønn, så vil du få en feilmelding som stopper deg i å gå inn på klienten. Filen retter også tregheter som noen kunder har gitt oss tilbakemelding på.   Ta kontakt med support dersom du oppgrader RAC og Visma Lønn til 17.10 - og opplever feilene nevnt ovenfor.

Vi har utarbeidet en oversikt over de fleste a-meldingsnumrene i Visma Lønn.

I Visma Lønn kan du rapportere permisjon/permittering enten fra ansattopplysninger eller fra fraværsregistreringen. I dette brukertipset viser vi hvordan du rapporterer fra fraværsregistreringen. Regler Dersom en arbeidstaker har flere kortere, men etterfølgende/sammenhengende permisjoner som til sammen har varighet av over 14 dager i løpet av et år, er de rapporteringspliktig.  Man skal rapportere både lønnede og ulønnede permisjoner.  Følgende skal regnes som permisjon (listen er ikke uttømmende): Kurs/studier o.l. som ikke er pålagt av arbeidsgiver og som innvilges etter ønske fra den ansatte Velferdspermisjoner over 14 dager Permisjoner nevnt i arbeidsmiljøloven § 12, som svangerskapspermisjon, omsorgspermisjon, fødselspermisjon, foreldrepermisjon, ved barns- barnepassers sykdom (hvis samlet over 14 dager), omsorg for pleie av nærstående (hvis samlet over 14 dager), ved militærtjeneste, offentlige verv.  Kortere permisjoner enn 14 dager er ikke pliktige å rapportere, men flere kortere permisjoner som varer i en periode utover 14 dager, men ikke er sammenhengende, er rapporteringspliktige hvis disse til sammen vil overstige 14. dager.   Oppstart - Fraværsregistrering Mange kunder registrerer også permisjon / permittert via fraværsregistreringen fra før og da ønsker at disse opplysningene skal brukes i A-meldingen.  Ønsker du å hente permisjonsopplysninger i fraværsregistreringen må du sette opp følgende:  Alle uavsluttede permisjoner / permitteringen som tidligere er meldt inn i A-meldingen må registreres fraværsregistreringen med samme fra-dato. Du finner en oversikt over alle aktive permisjon i "Utskrifter / A-melding kontrollrapporter / A-melding, permisjoner ". Skal denne funskjonen benyttes må du se at du har på en huke for "Hent permisjonsopplysninger fra fraværsregistreringen". Denne huken finner du under "Grunndata / Firmaopplysninger / Lønnsopplysninger". Registrering av permisjon i fravær Alle fraværskoder med kodebehandling "Permisjon" blir rapportert med beskrivelse "Permisjon" når du sender inn A-melding. Oversikt over fraværskoder finner du her.   MERK! Det er viktig at du ikke endrer fra-dato på en innsendt permisjon da dette vil medføre feil i a-melding, men du kan fint endre til-dato. Ansatt får et nytt arbeidsforhold Hvis du gjør en endring på ansattkortet som påvirker arbeidsforholdfanen er det viktig at du kontrollerer at "Til-dato" og  "Fra-dato" på permisjonen ikke går utover datoene på arbeidsforholdet. Dersom en permisjon har datoer som går utover flere arbeidsforhold, så vil dette medføre feil i a-meldingen. For å unngå dette må du sette til-dato på permisjonen lik til-dato på arbeidsforholdet.  Ny permisjon må registreres med samme fra-dato som det nye arbeidsforholdet.   Relaterte brukertips: A-ordningen i Visma Lønn Redusert lønn ved permisjon / permittering Nye permisjonsbeskrivelser fra 01.01.2023

Fra 01.01.2023 blir kodelisten for permisjoner endret slik at den sier om en permisjonstype er lovfestet eller ikke.   Dagens kodeliste for permisjoner: • Permisjon med foreldrepenger • Permisjon ved militærtjeneste • Utdanningspermisjon • Velferdspermisjon Ny kodeliste fra 1.1.2023: • Permisjon med foreldrepenger • Permisjon ved militærtjeneste • Utdanningspermisjon (Ikke lovfestet) • Utdanningspermisjon (Lovfestet) • Andre ikke-lovfestede permisjoner • Andre lovfestede permisjoner   Endringer i Visma Lønn versjon 17.10 I versjon 17.10 av Visma Lønn har vi endret permisjonstypene, og det er også en ny hake for "Lovfestet", både på fraværskodene og på ansattopplysninger. Standard fraværskoder får automatisk hake for "Lovfestet" på de kodene som skal ha det, har du egenopprettede koder for permisjoner, må du ta stilling til om disse skal ha hake for "Lovfestet" eller ikke.   Sender du permisjonsopplysninger fra Ansattopplysninger er det viktig at du går gjennom permisjoner du har sendt inn og tar stilling til om du skal sette på hake for "Lovfestet" på noen av disse. Du kan hente frem kolonnen "Lovfestet" i fanen Arbeidsforhold / Arbeidsstatus.    Les mer om disse endringene i Nyheter og forbedringer under Hjelp / Nyheter og forbedringer i Visma Lønn hvis du har versjon 17.10, eller som du kan finne på Nedlastingssiden på Community under versjon 17.10. 

Her har vi samlet en del brukertips som kan være nyttig for deg som er ny på Payroll å ta en titt på.    Først og fremst må du ta det grunnleggende kurset i Payroll. Det finner du her . Dette kurset er inkludert i ditt programvareabonnement og du kan se det akkurat når det passer deg.   I denne videoen tar vi en kort sammenlikning mellom Visma Lønn og Payroll, og går igjennom noen av tingene vi ser mange lurer på etter overgangen.     Datostyring og retroaktive verdier er det lurt å sette seg nøye inn i fordelene og konsekvensene av. Her finner du brukertips om datostyring og her finner du brukertips om retroaktive verdier. Disse temaene blir også grundig gjennomgått i det grunnleggende kurset.   Kontotype er et nytt begrep for mange. Her finner du et brukertips som forklarer deg betydningen av dette.   I denne artikkelen finner du brukertips som vil være aktuelle for deg som bruker Payroll.    Det finnes funksjoner i Visma Lønn som ikke er tilstede i Payroll enda. Vær da kjent med at våre partnere har utviklet tillegg som dekker disse funksjonene. Du finner mer informasjon om disse tilleggene og bestillingsmulighet her.