Användartips för Visma TransPA

Semesterlön/dag Vill ni ha hjälp med att uppdatera semesterdag/värde på era anställda kan vi hjälpa er att uppdatera detta i er databasen.    Ange följande uppgifter i excel.    Anställd Anställningsnummer Semesterlön/dag     OBS!   Mall finns att ladda ner nedan. Kontakta [email protected] och be om länk för att bifoga en fil via vår Filehub (personuppgifter ska aldrig skickas via email).  Godkänn integration mellan vårt importmodul och ert Transpa genom att integrera med vår applikation, genom att klicka här: Visma app store. Observera att du måste logga in med dina inloggningsuppgifter till Transpa, du måste ha behörigheten "Systeminställningar" samt godkänna villkoren för Visma App Store.

I vår strävan att erbjuda våra kunder det bästa inom dataintegrering och funktionalitet, samarbetar vi med flera integrationspartners som utnyttjar vårt API. Dessa partners utökar våra erbjudanden och levererar specialiserade tjänster som möter unika behov och utmaningar. Ett API i konstant utveckling Vi fortsätter att satsa stort på vårt API och dess framtid. Vårt mål är att underlätta integrationer med olika tidrapporteringsappar, stämplingsklockor, lönesystem och mycket mer. Med dessa ansträngningar öppnas nya fantastiska möjligheter för er att optimera och effektivisera era arbetsflöden. Viktig information om inloggningsmetod Vi på TransPA befinner oss i en övergångsperiod där vi migrerar våra kunder till en ny inloggning, vilket kan påverka hur våra integrationspartners skickar användare till rätt TransPA-sida. Om din integrationspartner länkar till mytranspa.com behöver den uppdateras till connect.mytranspa.com . Vi har som mål att slutföra denna migrering under 2025. För partners som skickar färdiga data direkt till oss påverkar detta inte den nuvarande processen. Integrationspartners vi samarbetar med Du finner en lista med integrationspartners vi samarbetar med på vår webbplats: Integrationslösningar. Utöver dessa samarbetar vi även med HR-Appen, Colix, och Brightec Time. Nästa steg Utforska API:et redan idag och upptäck vilka möjligheter som passar just ditt företag. Du kan hitta mer information om vårt API här. Tveka inte att dela denna information med din integrationspartner så att de kan anpassa sina system därefter. Har du frågor eller behöver mer information? Kontakta vårt supportteam, vi är här för att hjälpa dig varje steg på vägen!

Semesterdaglön i TransPA För att det skall bli rätt semesterdaglön när de anställda tar ut semester, krävs det att aktuellt belopp är registrerat i transPA. Eftersom semesterberäkningen inte sker i transPA behöver värdet först beräknas i ert lönesystem. När ni har beräknat semesterlön/dag är det dags att fylla i fältet på varje person i personalregistret i transPA.  Detta görs på personalkortet-> Fliken Lön.   Vil du läsa mer om transPA semestersaldo kan du göra det här. Semestersaldo  . Arbetar ni med semesterfaktor för schemalagd personal kan ni läsa mer om det i denna semesterfaktor Detta gäller för anställda som går på Transportavtalet.       Inläsning av semesterlön Att uppdatera semesterdaglöner för samtliga anställda kan vara ett omfattande arbete. Om du så önskar, kan du låta Transpa uppdatera dessa med hjälp av Excel- eller CSV-fil. Tack vare Visma App Store behövs nu inte längre några skriftliga medgivanden, utan du godkänner åtkomst direkt i Visma App Store.   Det enda som behövs är ett kalkylblad med anställningsnummer och nytt semesterdaglönvärde, som Excel- eller CSV-fil, men tänk på att aldrig skicka personuppgifter på mail. Kontakta oss på [email protected] och be om en länk för säker överförig med Filehub.   Önskar ni hjälp med detta behöver ni bara följa instruktionerna här på Visma App Store      

Att kunna se färdskrivardata är en viktig funktion för kontroll och uppföljning. Vi hämtar färdskrivaraktiviteter varje natt, ca 30 dagar bakåt i tiden. För Idha Online, Scania och Optac/ Stoneridge görs utöver natthämtningen även hämtning då anställd loggar in och tidrapporterar. För Volvo Connect skickas även data direkt från bilen så fort det används, ungefär var 10:e minut, färdskrivaraktiviteter hämtas varje natt 16 dagar bakåt i tiden.    Vi vill förstås presentera tiden så tydligt vi kan och därför omvandlar vi tiden från UTC till svensk tidszon, oavsett sommartid eller ej. Ni behöver alltså inte räkna om färdskrivartidens start och sluttid i TransPA.   En förutsättning för att detta ska fungera är såklart att en koppling mellan färdskrivarleverantör och TransPA finns. Läs  Aktivera färdskrivarkoppling i TransPA för att göra det, om det inte redan är gjort.   1. Ange förarkortsnummer I TransPA måste förarkortsnummer finnas inlagda för att data ska kunna hämtas. Det ska vara 14 tecken. Vid fler än 14 tecken tar ni bort de två sista siffrorna. (de två sista är kontrollsiffror som anger antal ggr som kortet har förnyats respektive bytts ut). Vi ser i sällsynta fall förarkort som består av 13 tecken. Skulle ni påträffa detta hos er så måste ni lägga till en extra nolla som siffra nr 14. Från startsidan, välj personal och välj den anställde. Mata därefter in förarkortsnumret, 14 siffror. Välj spara.      Tips! Logga gärna in i er färdskrivarleverantörs vy och använd funktionen kopiera/klistra in för att undvika att någon siffra blir fel. Vill ni sedan kontrollera hur det ser ut i TransPA, gå till personal där ni får en bra överblick och kan se om någon saknar förarkortsnummer:         För den anställde i tidrapporteringen Så här kan det se ut då anställd tidrapporterar och samtidigt vill stämma av mot inkomna färdskrivartider. Detta är en värdefull funktion som förenklar tidrapporteringen. Börja med att gå in på den dag du vill rapportera. Välj därefter fliken färdskrivare. Detaljer kan tas fram för rader som visas i fetstil genom att dubbelklicka på tiden. Rapportering sker på samma sätt som vanligt och tidrapporten bekräftas med spara. För administratören I Kalendern Inne i kalendern syns inkomna tider om ni har visningen påslagen, dvs orange markering. När och hur vi visar tider för er administratörer skiljer sig något från den anställdes vy. Till skillnad från er färdskrivarleverantör som visar sammanställning per dygn så visar TransPA istället färdskrivartider i jämförelse med pass och arbetstid. Blå färg visar pass Ljusgrön visar rapporterad tid Grå-grön visar färdskrivarens tid   Ett eller flera dygns färdskrivardata kan innehålla en lång rad aktiviteter. Dessa aktiviteter hämtas och sätts samman likt arbetspass, så långt som detta är möjligt. Funktionen är beroende av att TransPA kan fastslå när dygnsvilan mellan arbetspassen inträffar. Denna detalj bär med sig flera fördelar för er: I kalendern och i attestfunktionen får ni en tydlig visning av tider där ni kan stämma av mot den inrapporterade tiden. Ni har en god hjälp vid uppföljning av färdskrivardata där ni kan ta fram önskat underlag via analyser - rapporter. Denna metod gör att vi kan hjälpa er säkerställa att tillräcklig dygnsvila mellan arbetspassen är uppfylld, enligt EG/EU:s lagstiftning om kör- och vilotider. Förutsättningar för att få färdskrivarblock visade likt arbetspass Vi bygger färdskrivarblock utifrån vilan mellan arbetspassen. Utan vila mellan arbetspassen kommer vi sakna en helt avgörande pusselbit som talar om att arbetspasset är avslutat.   Grundinställningen för dygnsvila är satt till 9 timmar. Ni når inställningen via Verktyg - Inställningar - Tidrapportering. Om vilan inte uppgår till 9 timmar så kommer vi fortfarande hämta färdskrivartider, men aktiviteterna kommer inte presenteras och vara synliga som du är van vid, alltså summerat likt arbetspass.   Exempel på färdskrivarvisning då dygnsvilan saknas  Här vet vi att två arbetspass finns efter varandra, utifrån vad den anställde registrerat i tidrapporterna. Dock saknas vila mellan passen utifrån inkommen färdskrivardata och blocket har därför inte kunnat delas upp på två dagar.      Granskning av färdskrivardata då färdskrivarblock saknas Vill ni titta efter inkomna aktiviteter som inte har blivit fastställda med hjälp av dygnsvila/summerats likt arbetspass (alltså - antingen om vilan varit otillräcklig, eller om vi ännu inte fått in tillräckligt med aktiviteter) så kan ni ta fram dessa om tidrapport finns. Klicka på det ljusgröna fältet för tidrapport - redigera och välj fliken färdskrivare enligt nedan. I detta fall ser vi tider fram till 14:50, men vi saknar ytterligare händelser för att fastställa kommande dygnsvila.   I löneberäkningen Även inne i löneberäkningen syns inkomna färdskrivartider. Visningen speglar det vi sett i kalendern ovan. I tur och ordning presenteras arbetspass, rapporterad tid och summerade färdskrivartider likt arbetspass. Om du ställer dig på önskad dag så får du fram ruta med fullständiga detaljer.   Uppföljning av tider i rapporter Ta gärna hjälp av vårt analysverktyg. Här finns en rapport där ni kan se avvikelser mellan arbetad tid och färdskrivartid.

Har ni utökat er verksamhet, behöver hjälp med att registrera fler anställda i Transpa. Import av anställda till Transpa har nu blivit ännu enklare. Det behövs nu inga skriftliga medgivanden för att ge åtkomst till att skriva till er databas. Allt sådant sköts via Visma App Store. Instruktioner finns att läsa här: Transpa - import av anställda  Det som behövs är en fil, Excel eller CSV eller liknande, med information om de anställda som ska importeras. Det gäller följande fält: Förnamn Efternamn Anställningsnummer Signatur Email-adress Mobilnummer Personnummer Adress Postnummer Postort Förarkortsnummer   Mall finns att ladda ner nedan. Kontakta [email protected] och be om länk för att bifoga en fil via vår Filehub (personuppgifter ska aldrig skickas via email).  Godkänn integration mellan vårt importmodul och ert Transpa genom att integrera med vår applikation, genom att klicka här: Visma app store. Observera att du måste logga in med dina inloggningsuppgifter till Transpa, du måste ha behörigheten "Systeminställningar" samt godkänna villkoren för Visma App Store.  

(Se bifogad guide i bifogad pdf, version uppladdad 2025-02-11) Korrekt uppsatta lönearter är en förutsättning i Visma Lön för att få med sig fullständiga uppgifter vid redovisning av frånvaro i AGI-rapporten, då lönefil exporteras med underlag från TransPA. Bakgrund: Lagmässiga krav på inrapporteringen av AGI, Arbetsgivardeklarationen trädde i kraft 2024-12-17. Efter att lagen trätt i kraft krävs att lönearter för Vård av barn , Föräldraledig och 10 dgr ledighet vid barns födsel, innehåller rätt detaljer för att inrapporteringen ska bli fullständig.   Nödvändiga åtgärder som detta medför: För att det ska fungera att redovisa frånvaro på arbetsgivardeklarationen i Visma behövs tre nya lönearter.   OBS! Gör denna förändring i Visma innan ni importerar lönefilen från TransPA.   Nedan finner du en manual på hur du skapar upp lönearterna och kopplar om till befintliga lönearter.    Vad gäller för de kunder som lönematchats av TransPA före lagförändringen? (Lönematchning innebär att TransPA har ombesörjt uppsättning och konfigurerat Visma Löns lönearter tillsammans med TransPAs för att få en så bra funktionalitet som möjligt)   Svar: I och med lagändringen kraft krävs även en justering i lönematchade miljöer och den görs helt och hållet i Visma Lön enligt guiden. Gör denna förändring i Visma innan ni importerar lönefilen från TransPA.   Kopplat till lagförändringen justeras nödvändiga parametrar i våra lönematchningar från 2025 och framåt.                    

Innan du aktiverar tjänsten mot BKY bör du gå igenom era kompetenstyper och se över hur de är skapade. Det är dessa som anger vilken sorts behörighet chauffören har.  Gå till Kompetens och välj Kompetenstyper. Nu visas ett register över alla de kompetenstyper ni har registrerade. Registret innehåller normalt både typer som avser förarbehörigheter och övriga som avser andra typer av kompetenser/utbildningar som ni vill dokumentera. De som är aktuella för att registrera förarbevis och de vi kan utföra behörighetskontroll på är dessa: För dig som bedriver godsverksamhet: ADRGrund ADRKlass1 ADRKlass7 ADRTank B B96 BE C C1 C1E CE YKBGods För dig som bedriver bussverksamhet: D D1 D1E DE YKBBuss För dig som bedriver taxiverksamhet: TaxiLeg   För att kontrollen skall utföras korrekt skall namnet på kompetenstypen vara precis som det står ovan. Namnet är också skiftlägeskänsligt vilket gör att stora och små bokstäver måste anges precis som ovan. Börja därför med att kolla igenom att ditt register med kompetenstyper stämmer med dessa. Om du har en kompetenstyp som heter 'CE' behöver du inte göra något, kontrollen kommer att utföras för de personer som du lagt in denna kompetens på. Om namnet på kompetenstypen är en variant på detta, t ex 'Körkort CE' så behöver du endast ändra namnet på denna till 'CE'. Du behöver alltså inte gå in och ändra på personkortet för varje person.   Observera att behörigheter som ska kontrolleras av BKY måste ha typen "Körkort" förutom YKBGods och YKBBuss, som måste ha typen "Annan", se bilden nedan.    Det är vanligt att en chaufför har flera behörigheter på ett körkort, t ex 'BE CE'. Denna kombination kan du skapa upp som en egen kompetenstyp med namnet 'BE CE'. Här krävs mellanslag. TransPA kommer då att kontrollera både BE och CE. Tänk på att om du har byggt upp era behörigheter sammansatta, typiskt som CE DE och en av dessa behörigheter ej längre är giltig finns en begränsning. Exempel, är CE ej längre giltig har vi ej möjlighet att fortsätta ställa frågor på DE behörigheten. Detta beror på att CE DE finns skapad som en kompetens med en och samma giltighetstid. Körkortsklasser, värt att tänka på Körkort ska registreras på den högsta behörigheten inom varje kategori (B, C respektive D) som står på framsidan på körkortet. I bilden visas underordnade behörigheter med pilar. Har en person behörighet som exempelvis CE så har han också de underordnade behörigheterna C1, C, C1E. På körkortet kan det stå olika beroende på när körkortet tillverkades men den högsta behörigheten som CE i detta fall skrivs alltid ut och det är den som skall registreras i transPA. Har en person behörighet som ex. vis D och eller D1E så har han också den underordnade behörigheten D1. På körkortet kan det stå olika beroende på när körkortet tillverkades men den högsta behörigheten som D och eller D1E i detta fall skrivs alltid ut och det är den som skall registreras i TransPA. Exempel: Skulle person A ha behörighet BE men finns endast registrerad i TransPA med behörighet B så sker följande, frågan till Transportstyrelsen är om personen har behörighet B? Svaret blir att detta ej är korrekt, då rätt svar är BE. Detta resulterar i svaret: Behörighetskontroll genomförd hos Transportstyrelsen – 1 person hade ogiltiga behörigheter.   Viktigt vägval gällande giltighetstider för körkortsklasser ​​​​​​Just giltighetstid på körkort är en vanlig frågeställning hos kunder vi har dialog med kring BKY-kontrollen. Det finns inget rätt eller fel, ni väljer helt och hållet själva vilken metod ni vill använda, men vägvalet är av avgörande betydelse, då det förändrar förutsättningarna och resultatet efter genomförd behörighetskontroll. 1. Sätt specifikt giltighetsdatum då körkortet går ut 2. Sätt giltig tillsvidare Så här ser kontrollen ut i ett exempelfall där man valt specifikt giltighetsdatum för körkortsklass: Namn                       Kalle Karlsson Körkort                    CE Giltighetstid t o m   2024-09-13 2024-09-13 ställs påståendet via BKY till Transportstyrelsen att den anställde har ett körkort med körkortsklass CE som är giltig. Resultatet blir då, "XX antal personer med tillhörande behörigheter har idag kontrollerats hos Transportstyrelsen. 0 av dessa personer har identifierats med ogiltiga behörigheter" 2024-09-14 kommer vi inte längre ställa påståendet att den anställde har ett körkort med körkortsklass, i och med att den giltighet ni satt i TransPA har gått ut. (Ni påstår alltså inte att den är giltig längre och därmed undantas frågan i kontrollen) Som ni förstår så finns det alltså en fara, lite av en falsk trygghet med att ha en giltighetstid på körkorten, då er rutin för att löpande uppdatera giltighetstiderna måste säkerställas för att inte hamna i ett oönskat läge där TransPA slutar kontrollera era körkortsklasser.   Har ni chaufförer med utländska förarbevis? Tänk på att Transportstyrelsen endast har information om svenska förarbevis/behörigheter. Om ni har anställda med utländska förarbevis får transPAs fråga till BKY svar att "behörighet är ogiltig". Vi saknar automatiskt funktion att utesluta dessa från den dagliga kontrollen, men ett tips är att skapa separat behörighet i transPAs kompetensregister och registrera era utländska förare mot denna. Välj då en benämning som inte pekar mot de behörigheter vi skriver om här ovan. Alternativt väljer ni inte typ "körkort" utan istället "annan" för att undvika att vi ställer fråga för denna förarbehörighet.     Kontrollerna kan endast utföras på det trafikslag som du har fått medgivande för. Om du bedriver godsverksamhet kan du alltså fråga efter YKBGods men inte efter YKBBuss.   Här finns artikel om hur du registrerar kompetens

Här kommer en förklaring till hur TransPA beräknar sjuklön Sjuklön i korthet När en anställd blir sjuk behöver du som arbetsgivare säkerställa att du betalar ut rätt sjuklön. Sjuklönen ska motsvara 80 procent av vad den anställde hade tjänat om hen hade arbetat.    Om ni vill läsa om karensavdrag, se vår artikel karensavdrag Transportavtalet   Allmänt om beräkningen I underlaget för timlön skall ingå samtliga utbetalda löneposter förutom övertid, restidsersättning och traktamente.  Timlönen skall minst uppgå till grundtimlön + ordinarie premiekomp + schemalös premiekomp (vid tillämpning av 3 § 5b) + personliga tillägg (fasta och timbaserade)   Övertid skall inte räknas med i arbetade timmar då den tiden ingår i arbetad tid. Frånvaroposterna ska tas med eftersom frånvarotiden ingår i månadslönen   Vid kontrollräkning av sjuklön Lägg ihop summan av följande lönerader: Månadslön Timlön Veckolön Övertid (dock ej övertidsersättning) OB vardag OB helg Tillägg (både fasta och timbaserade) Premiekomp Schemalöst arbete (vid tillämpning av 3 § 5b) Måltidskuponger Uppfyllnadstid mot garantilön Milersättning Milersättning dubbelbemanning Timlön utland Timlön helg utland Lastningar/lossningar   Räkna nu fram och summera antalet timmar av följande lönerader: Arbetad tid (tänk på att övertid är inkluderad i arbetad tid, så du inte räknar med den två gånger) Semesterfrånvaro Sjukfrånvaro Övrig frånvaro (inkluderar frånvaro utan lön) Frånvaro med lön (t ex permission) Uttag från kompbank Uttag från flextidsbank Uttag från arbetstidsförkortning   Dela nu totalsumman med totala antalet timmar så får du resultatet av den genomsnittliga förtjänsten. Multiplicera nu resultatet med 0,8 (80%) för att få fram sjuklönens timlön.   Här finns en artikel som ger er ett exempel på beräkning av sjuklön, samt förklarar vilka kalenderkvartal du skall kontrollera när en anställd blir sjuk vid arbetstidsförläggning schemalöst arbete 3 § 5 mom B eller vid lokala överensekommelser.   Kända begränsningar, beräkning av sjuklön Vid schemalösa arbetstidsförläggningar som 3 § 5b och schemalösa lokala överenskommelser enligt 3 § 6 mom där man inte har kryssat i "föreslå schemalagd tid vid frånvaro" har TransPA satt ett maxbelopp för sjuklön som för närvarande är satt till 200kr per timma.  Vid dessa arbetstidsförläggningar räknar TransPA fram en sjuklön baserat på genomsnittlig timlön från föregående kalenderkvartal. Dvs sjukfrånvaro som uppstår i oktober, som ju tillhör kvartal 4, räknas då fram baserat på underlag från kvartal 3, dvs juli, augusti och september. Denna beräkning grundar sig i Transportavtalets avtalstext "I sjuklöneunderlaget skall ett genomsnitt av det ob-tillägg som utbetalats senast föregående kalenderkvartal ingå."   Utan taket hade vi kunnat se fall där en oönskad och orimligt hög sjuklön beräknas. Exempel när detta kan inträffa är om intjänandebeloppet i förhållande till antalet timmar är onormalt högt eller när vi saknar tillräckligt beräkningsunderlag från föregående kvartal   Ska vi spara lönen som den är när vi ser beloppet 200kr per timma med varningen ? Har ni fall där tillräckligt beräkningsunderlag finns och varningen kommer? Kanske har den anställde ett högt extra tillägg i premiekomp, många ob-timmar och dessutom övertid i föregående kvartal vilket skulle resultera i högre sjuklön än 200kr per timma? I dessa fall kommer vi alltså inte klara att visa upp en sjuklön som är högre än vårt nuvarande sjuklönetak på 200kr. Varningen kommer då och ni kan om ni önskar göra en egen beräkning och ändra beloppet TransPA föreslagit.   Sjuklön beräknas olika beroende på vilken arbetstidsförläggning den anställde går på. Här nedan är en artikel som beskriver de olika arbetstidsförläggningarna som finns i TransPA med en lathund som beskriver kort på hur beräkning görs för övertid eller hur sjuklön beräknas utifrån den arbetstidsförläggning ni väljer på personkortet. Arbetstidsförläggning enligt Transportavtalet 

I Kalender Anställda finns längst till vänster på skärmen ett utrymme där du själv kan välja vilken information som ska visas om varje anställd. Förutom kontaktinformation kan du här visa nyckeltal för deras arbetstid för månaden, och vissa av dem är gjorda enkom för Bussbranschavtalet. Du kan själv se vilket avtal som statistikceller gäller i menyn för valbara statistikceller. Här nedan följer en beskrivning av dem.   För dig som använder Klartext finns samma information tillgänglig där.   Arbetstidsmått / månad Denna cell visar planerbar tid enligt ens arbetstidsförläggning och värdet sätts i samband med att första schemapasset läggs i denna månad och är sedan konstant hela månaden. För den som arbetar 40 h/vecka i helgfria veckor sätts arbetstidsmåttet till 8 x antalet vardagar. T ex 168 h vid 21 arbetsdagar, där reduktion har skett för röda dagar. Om man istället jobbar 38,25 h/vecka sätts arbetstidsmåttet till 7,65 x antalet dagar, måndag-fredag, dvs utan reduktion för röda dagar. Exempelvis 163,3 h för 22 arbetsdagar inkl röda dagar.   För den som går på fridagsschema räknas arbetstidsmåttet till antalet dagar i månaden (28, 29, 30 eller 31) minus antalet planerade fridagar x 8 eller 7,65 (beroende på veckoarbetstid). En förutsättning är alltså att fridagarna finns registrerade i TransPA, både för att rätt arbetstidsmått ska beräknas, men även för att eventuellt arbete en sådan dag ska ge upphov till övertid för arbete på fridag.   För den anställde som är inställd som visstid extra med timlön/månad, är arbetstidsmåttet alltid 174 h per månad. Arbetad tid/månad Denna cell innehåller den sammanlagda arbetstiden och frånvarotiden för månaden som visas. Uppskattad arbetstid/månad Här summeras total tid för schemapass eller tidrapporter för månaden enligt principen: om det finns en tidrapport för dagen, räkna in tidrapportens längd, annars räkna in passets längd (om det ej ligger på röd dag). Tanken är att när månaden är planerad i förtid kommer detta värde ligga omkring arbetstidsmåttet för månaden. I samband med att fler och fler tidrapporter läggs när månaden går, kommer summan att mer och mer komma av arbetad tid än av pass, och därför sluta på samma resultat som arbetad tid/månad. Men tack vare denna cell kan man tidigt se eventuell övertid jämfört med arbetstidsmåttet för månaden, om föraren jobbar extra mycket i början av månaden. Återstående arbetstid/mån Här visas hur mycket tid som är kvar att tidrapportera upp till arbetstidsmåttet, dvs arbetstidsmått/ månad minus arbetad tid/månad. Uppskattad återstående arbetstid/månad I denna cell visas differensen mellan arbetstidsmått/månad och uppskattad arbetstid/månad. Det gör att när månaden är färdigplanerad bör siffran ligga omkring 0, och all eventuell avvikelse från detta kommer resultera i planerad övertid eller undertid, om schemat följs till punkt och pricka. I samband med att man tidrapporterar för månaden kommer värdet att ändras ifall man arbetar mer eller mindre än passet för dagen. Uttagna semesterdagar/år Denna cell visar antalet uttagna semesterdagar för det kalenderår som visas.   Viktiga förutsättningar för att statistikcellerna ska stämma Er anställd måste ha ett anställningskontrakt knutet till bussbranschavtalet Rätt val av lönegrupp med den arbetstidsförläggning som ska TransPA ska beräkna utifrån. Observera att detta måste finnas på plats före ni schemalägger personal, då vi räknar från ett ursprungsvärde när första passet planeras.  Skulle ni inte ha detta definerat vid schemaläggning så är det först när nästa oplanerade månad får sitt första pass som statistikcellen kan räkna utifrån ert nu korrekt upprättade anställningskontrakt. Känd begränsning då personal tillsätts från oplanerade pass Funktionen som beräknar statistikceller saknar stöd när pass kommer från oplanerade pass. 

Arbetsgivare och arbetstagare kan komma överens om att anställningen ska gälla för en viss tid när det finns exempelvis ett behov av extra arbetskraft för en kortare tid eller när någon behöver ersättas med en vikarie.   När du lägger upp en person i transPA med en visstidsanställning behöver du också välja ett av följande alternativ: Vikarie Extra Övrigt   Vad är det då som skiljer dessa tre?   Visstid Vikarie används när man anställer en person för att ersätta en annan anställd som ex är föräldraledig, är sjuk eller har semester. I transPA behöver du även ange vem vikariatet är för. Under semestertider kan man ange semestervikarie istället för ett namn om vikarien inte ersätter bara en person, eller om man på förhand inte vet vem som kommer ersättas. Då behöver man i efterhand kunna visa vilka som ersatts genom ex en lista. Vid beräkning av sammanlagd anställningstid beräknas hela kontraktets period. Övertiden beräknas enligt vald arbetstidsförläggning.   Visstid Extra används vid behov av extra arbetskraft vid tillfälliga och kortsiktiga behov. Denna använder man för att anställa personer som jobbar extra, alltså enstaka dagar eller timmar vid behov. Den anställde har rätt att få betalt för minst 4 timmar per tillfälle vilket det finns stöd för i transPA. Vid visstid extra räknas endast de faktiskt arbetade dagarna när anställningsperioden ska räknas ihop. Lägg upp anställningen en månad i taget och när månaden är slut går man in i kontraktet och trycker på hämta så räknas det fram hur många dagar den anställde arbetat. Detta ska man sedan skriva ut, skriva under och skicka till facket. Övertid uppstår då den anställde arbetat mer än 40 timmar per vecka.      Under Verktyg-Inställningar- Löneberäkning behöver rutan "Övertid för extraanställda beräknas efter 40 tim/vecka vara ifylld. Bra att veta, speciellt med visstid extra Detta alternativ skiljer sig från de övriga typerna av visstidsanställning i TransPA, då vi "hårdkodat" att övertid uppstår då den anställde arbetat mer än 40 timmar per vecka. Detta medför att vi helt bortser från vilken arbetstidsförläggning ni valt. För bästa hjälp och förståelse som alltid när ni lönebereder - klicka på planerad arbetstid för att se hur avstämningsperioden och arbetstidsmåttet ser ut.   Visstid Övrigt kan användas för en visstidsanställning som inte är något av alternativen ovan och det går att ange anledningen när kontraktet läggs upp:   Anledningar för visstid övrigt kan ex vara säsongsarbete. Det kan också vara en visstidsanställning utan särskild anledning, alltså den kollektivavtalade allmän visstid eller den i nya LAS som heter särskild visstid.   Detta alternativ används när den anställde är tänkt att arbeta heltid under kontraktets period. Övertiden beräknas enligt vald arbetstidsförläggning. All tid i kontraktet räknas som anställningstid.   Här kan du läsa om arbetstidsförläggning enligt transportavtalet.

  När ni loggar in första gången i TransPA kommer ni till vår startmeny, där ser du blåa och orange knappar. De orange knapparna behöver ni aktivt gå in för att se eller göra någonting, de blå knapparna visar information om något skall göras t. ex attestera tidrapporter eller påminnelser t. ex när ett anställningskontrakt går ut. Layouten är i bokstavsordning och styrs av dina användarrättigheter, med andra ord så har du de knappar som du har tillgång till och behöver i ditt arbete. I denna artikel kan ni läsa mer om behörigheter.   Längs upp till vänster i det blå listfältet ser ni två symboler, transPA och en ”kub” dessa visas alltid oavsett i viken knapp du är inne och arbetar i. transPA kan du klicka på när ni vill tillbaka till startsidan. Kuben är en snabbmeny då du snabbt och enkelt vill komma till en speciell sida, klicka och alla knappar kommer fram välj vilken ruta ni vill arbeta i.   Längst upp till höger i det blå listfältet ser ni namn på företag, systemanvändares namn, inställningar och logga ut.     Byte av företag   Har ni fler företag växlar ni enkelt mellan dessa genom att trycka på vänsterpilen. Ni kommer då ut till val av företag och väljer i rullistan. Befinner du dig inte på TransPA startsida - gör som i beskrivningen ovan - klicka på transPA-logga n högst uppe till vänster för att komma dit.     Klicka därefter på pilen för att komma ut till företagsväljaren.   Välj vilket företag du vill arbeta i.       Inställningar   När ni klickar på "kugg hjulet" kommer en meny upp.   Växla till anställd     Om ni skulle se detta val så innebär det att du som Connect-användare finns uppskapad med samma mailadress, både som systemanvändare och anställd med avsikt att tidrapportera i det aktuella företaget du är inloggad i.  Hur fungerar växla till anställd? Begär du att "växla till anställd" så kommer du nu till din vy för tidrapportering. Önskar du komma tillbaka syns valet för att växla tillbaka. Scenario vid flera åtkomster: Skulle du som systemanvändare ha tillgång till mer än ett företag så kommer du, vid växla till anställd, istället backas till företagsväljaren. Här syns nu de företag som du som systemanvändare har tillgång till. Skulle du nu välja ett företag där du finns i anställdaregistret, för tidrapportering så slussas du dit. Skulle du däremot välja ett företag där du endast finns som systemanvändare så känner vi av detta, du kommer då istället till det företaget som just systemanvändare.   Starta fjärrhjälp    När ni klickar på starta fjärrhjälp så laddas TeamViewer ner det är vårt verktyg som vi använder om vi behöver koppla upp oss mot er dator. I denna artikel finns en guide. Kontoinställningar Klickar ni här kommer ni till kontoinställningarna på connect-visma här kan ni  t. ex lägga till mobilnummer i denna artikel kan ni läsa mer.    Den klickar ni på om vi behöver supportåtkomst i er miljö. Ett verktyg som vi använder oss av för t. ex felsökning.    Dörren är utloggning.   Här kan ni klicka på de olika knapparna som tar er vidare till vårt användarstöd som finns på community. I denna artikel kan ni läsa mer. Nedanför ser ni de senaste nyheterna.   Längst ner i högra hörnet ser ni vår chat.  Är vi online kan ni klicka på bilden så öppnas chattfönstret upp här kan ni skriva en fråga till oss i support.     Är vi inte tillgängliga på Chatten ser ni det i info rutan.                                           

Underlaget tas ut via analyser - rapporter - löner - arbetsgivarintyg. Därefter väljer ni anställd och anställningskontrakt. Underlagen framtages per anställd, anställningskontrakt och tidsperiod. Det är alltså endast ett anställningskontrakt som är underlag för innehållet. Normalt redovisas arbetad tid för 12 månader, men längre tid kan anges (t ex vid de tillfällen arbetstagaren varit frånvarande längre tid under perioden). För visstidsanställda rekommenderar vi ett intyg per anställningsperiod.   Nedan följer en enklare anvisning om hur arbetsgivarintyget är utformat. Utseendet är fastställt enligt överenskommelse med aktuella arbetslöshetskassor, (Transportarbetarförbundet och Svenska Kommunalarbetarförbundet)   Blanketten skall skapas med den information som är lagrad i transPA. Den skapas i en Wordmall, vilket möjliggör egna kompletteringar och förändringar.   Blanketten bygger på information från    Anställda Anställningskontrakt Utbetalda löner   Innehåll: Arbetad tid: + Faktiskt arbetad tid (löneart arbetad tid) + Arbetsfri tid som den anställde erhållit lön för, t ex helgdagar + Semesterfrånvaro + Frånvaro med lön + Undertid - Övertid - Övertid helg - Övertid fridag - Intjänad komp (nettotimmar)   Övertid: + Övertid helg + Övertid fridag + Intjänad komp (nettotimmar)   Frånvaro: + All obetald frånvaro + Kompledighet + Flexledighet + ATF-ledighet   Komplettering till arbetsgivarintyg   Här specificeras alla de lönetillägg som uppstår under den arbetade månaden, såsom Premiekompensation OB-tillägg Skattepliktiga traktamenten Övriga tillägg inkl måltidskuponger Observera att även manuellt tillagda lönetillägg kommer att beräknas (det vi i transPA kallar aktiviteter, personliga tillägg, APL etc)   Sjuklön specificeras på egen rad med angivande av hur många timmar och utbetald sjuklön den anställde erhållit.   För kännedom: Det händer att vi får fråga om semesterersättning. På instruktioner till arbetsgivarintyget står det under punkt 12. Uppgifter om lönen. Utbetald semesterersättning och semestertillägg ska redovisas på "Komplettering till arbetsgivarintyg" under den månad den betalades ut. Kontant utbetald semesterersättning och semestertillägg i samband med anställningens upphörande ska redovisas den sista anställningsmånaden.  Vid dessa tillfällen behöver det manuellt justeras på arbetsgivarintyget i TransPA.   Att tänka på:   Följande uppgifter hämtas inte från transPA och måste därför skrivas in manuellt.  Punkt 5, särskilda upplysningar om anställningen Punkt 6, anledning till att anställningen har upphört helt eller delvis Punkt 7, ersättning med anledning av anställningens upphörande Punkt 8, erbjudande om fortsatt arbete   Vid avslutad anställning, kan man i transPA omvandla saldon (komp, atf, flex) till timlön. Dessa uttag kan då behöva justeras manuellt under kolumnen frånvaro.   Viktigt att veta är också att när timmar beräknas, så tittar TransPA på hela månader för kontraktet, både för start- och slutmånaden. Typexempel, den anställde med ej schemalagd arbetstid slutar den 12 november. TransPA räknar ändå med hela november månad i arbetsgivarintyget och presenterar därmed undertid (som arbetad tid) för perioden 13-30 november trots att dessa datum ligger utanför anställningskontraktet. Här krävs ändring manuellt av antalet arbetade timmar. Ta hjälp av löneberäkningen där undertiden finns presenterad.   Saknas timmar för någon månad? Kontrollera i löneberäkningen så att samtliga månader verkligen är sparade. Det är först då, när tider är godkända och sparade som de presenteras på arbetsgivarintyget.

Här går vi igenom schemaläggningens funktion steg för steg och hur schemaläggningen fungerar, var alla knappar sitter samt hur man skapar ett schema. Schemaläggningen funktion. Startsidan. På första sidan har vi olika funktioner längst till vänster i bilden har vi en penna denna klickar man på om man vill redigera ett befintligt schema. Ruta nr 1. Här ser ni schemanamnet. Ruta nr 2. Här ser ni hur många schemaperioder schemat innehåller t.ex. om det är 2 olika veckors schema eller om det är 1 veckors schema där alla veckor är samma oavsett hur lång schemat är. Ruta nr 3. Här visas utlagd schemaperiod som ligger utrullad i kalendern, vill man ta bort dessa pass som ligger ute kan man klicka på knappen Ta bort arbetspass Ruta nr 4. Här visas nästa schemaperiod som kommer att läggas ut i kalendern om man klickar på knappen Skapa arbetspass längst bort till höger. Efter man skapat ett schema eller om man har gjort en förändring i schemat måste man klicka på denna knapp för att schemat skall rullas ut i kalendern.      Översiktsbild inne i schemaläggaren.  Ruta nr 1. Här skriver man in namn på schemat samt om schemat skall innehålla flera olika veckor t.ex. en person som är ledig varannan fredag, då har man ett 2 veckors schema. Man bestämmer också hur många perioder som skall läggas ut t.ex. 2 veckors schema som man vill lägga ut i 10 veckor fram över. (då kommer schemat bli 20 veckor långt.)  Ruta nr 2. Här ser ni passmallar som man byggt upp tidigare, eller så skapar man upp en ny genom att klicka på + Lägg till ny passmall  man ser start och sluttid och en summering av totaltiden på passet.    Ruta nr 3. Här ser ni behovs mallar som man byggt upp tidigare, eller så skapar man upp en ny genom att klicka på + Lägg till nytt behov Ruta nr 4. Längst upp har vi en menyrad med olika funktioner.   Pilen längst till vänster är ett Markeringsverktyg som används för att flytta pass inom schemat. Plus ( + ) tecknet är ett Lägg till verktyg, använd detta när du snabbt vill lägga till pass i schemat. När du klickar på en dag i schemat kommer ett nytt pass att skapas med den passmall som är markerad i listan över passmallar eller behovsmallar. Minus ( - ) tecknet är ett Radera-verktyg, Använd detta när du snabbt och effektivt vill ta bort flera pass i schemat. När du klickar på ett pass tas det bort direkt utan varning. Återgärden kan inte ångras. Sen har vi en knapp där vi kan välja vilken information som skall visas på passet t.ex. passnamn, aktivitetens start och sluttid, eller arbetstid. Sist men inte minst har vi tidsaxeln, här kan vi välja att se flera veckor i schemat.   Ruta nr 5. Här bygger du själva schemat. Det finns tre sätt att bygga schema på. 1. Utgå ifrån personal. 2. Utgå ifrån behov. 3. Utgå ifrån fordon välj flik beroende på vad vill jobba utifrån.   Ruta nr 6. Här kan man få hjälp med kontroll av sitt schema om den följer vägarbetstidslagen. Skulle schemat vara utanför regelverket kommer det att visa sig som en varning här nere läs mer om kontroll av schema mot vägarbetstidslagen här  Ruta nr 7. Här finns personalen alla personer i listan kan man lägga till i schemat genom att markera deras namn dra och släpp personen in i schemafönstret. Ruta nr 8. Här finns fordonen och det är samma funktion som för personalen man drar och släpper fordonet man vill schemalägga.   Tips! överst i alla delfönster finns en sökfunktion.   Hur man skapar ett schema utifrån Personal. här går vi igenom ett exempel  steg för steg. Vi har en kille som heter Henrik som kör mellan Munkedal - Göteborg. Henrik skall vara ledig varannan fredag. Vecka 1 arbetar Henrik måndag - fredag och vecka 2 arbetar han måndag -torsdag. Först klickar vi på + Lägg till schema från startsidan i schemaläggningen  Sen namnger vi schemat i detta exempel skriver vi Munkedal - Göteborg. Vi vet också att schemaperioden skall vara 2 eftersom Henrik arbetar 5 dagar vecka 1 och 4 dagar vecka 2. Hur långt schema skall vi lägga ut? ja här får man själv bestämma men ett tips är att inte ha för långa perioder i fall man behöver korrigera något, i detta exempel väljer vi att lägga ut 8 perioder alltså kommer det att rullas ut 16 veckor i kalendern. Startdag för schemat har vi valt söndag den 30 Augusti 2020 för det är då denna körning skall börja. Då Henrik inte har några arbetspass sedan tidigare behöver vi inte klicka i rutan Ersätt utlagda pass från startdatum.  Skulle Henrik däremot ha ett annat schema på sig sedan tidigare så är det väldigt bra om ni klickar i rutan, då den skriver över de arbetspass som finns utlagt i kalendern, annars får Henrik dubbla scheman. Använder man semesterfaktor så väljer man att klicka i denna rutan också, annars låter man den vara läs gärna mer om semesterfaktor här.  Nu är det dags att lägga till personal i schemat, och som vi skrev tidigare använder man sig av drag och drop funktionen. Här tar vi tag i Henriks namn och drar och släpper hans namn i schemafönstret. När man lagt till sin personal skall man börja att lägga ut de passmallar som Henrik skall ha. Klicka på + tecknet längst upp kolla på bilden nedan ruta nr 1 . Markera sedan passmallen längst ner till vänster som du vill lägga ut på Henrik ruta nr 2. Klicka sedan i schemafönstret på de dagar som du vill att passmallen skall ligga, Henrik skulle arbeta måndag - fredag vecka 1. Efter att vecka 1 är ifylld med rätt passmallar för Henrik klickar vi på  pilen > ruta nr 4 för att gå vidare till vecka 2 ( schemaperiod 2)    När man klickar på pilen > ser vi i ruta nr 1 att det nu står vecka 2 och då fortsätter vi på samma sätt som i vecka 1, vi markerar plus tecknet (+) längst upp samt markerar passmallen som vi skall lägga ut på Henrik längst ner till vänster. Sen är det bara att klicka på de dagarna som Henrik skall arbeta vilket var måndag - torsdag. När man är klar kan man välja att dra tidsaxeln till höger (Alla) se ruta nr 5 för att se hela schemaperioden.   Nu är schemaplaneringen klar. Klicka på spara och stäng knappen    Nu behöver du bara klicka på knappen Skapa arbetspass från schemaläggningens startsida se bild nedan.   Vill du se fler tips och möjligheter till schemaläggning finns här några filmer som också beskriver schemaläggning på olika sätt  Schemaläggning introduktion, Schemaläggning av fordon. Schemaläggning med pass utan personal Ta bort en anställd från schemat     Schemaläggningen, frågor och svar: En anställd har inte längre några pass i kalendern. Hur ska jag få lagt ut pass igen, från då det upphörde och framåt?  Gå till schemaläggning och sök upp schemat i listan. Kontrollera datum från och till i kolumnen utlagd schemaperiod, där syns vad som är utlagt just nu. Titta nu i högerkolumnen där datum för nästa schemaperiod visas. De är som standard den efterföljande perioden och för att få ut dessa klickar du på skapa arbetspass.    Jag vet inte vilket schema en anställd har. Hur ska jag då kunna få lagt ut ny period med pass? I kalendern kan du hålla musen stilla över ett planerat pass, blå färg. Nu visas en ruta och om raden schemanamn finns med i bilden så kommer passet från ett schema. Gå nu till schemaläggningen och sök fram schemat. Kontrollera detaljerna med datum. Om ingenting behöver ändras, klicka skapa arbetspass i högerkolumnen. Saknas schemanamn i bilden så är det istället utlagt som ett enskilt pass.            

Först en förklaring i text och längst ned i artikeln finns även film som förklarar funktionen.   Vill ni göra egna anpassningar vid beräkning av arbetstidsförkortning, ATF, så finns möjlighet att bygga upp detta i eget register och därefter aktivera dessa beräkningar på individnivå.   Funktionen finns tillgänglig i ert TransPA oavsett vilket avtalsområde ni tillämpar.   Inställning för hur beräkningen ska ske ställs in för var och en anställd under fliken lön. Här väljer man om atf ska beräknas enligt avtal, enligt arbetstidsförkortningsnyckel eller inte alls. Som standard är valet enligt avtal.       För att bygga upp en eller flera arbetstidsförkortningsnycklar, gå till register - arbetstidsförkortning.   Att tänka på när man bygger upp dessa - när man väljer att gå ifrån avtalets beräkning så kommer man också tappa den inbyggda hårdkodade beräkningen som man är van vid sker för de berörda anställda. Se då till att få med avtalets ordinarie atf i er nyckel ni skapar.   Kända begränsningar Vid tillämpning för Transports tjänstemannaavtal. Lönearten Arbetstidsförkortning och uttag för ATF finns ej i ert TransPA vilket försvårar. Vi kan trots detta hjälpa er att få arbetstidsförkortning att räknas upp vid intjänande. Dock kommer ej uttag av atf att kunna räkna ner ert saldo. Kontakta oss gärna så förklarar vi mer hur ni ändå kan nyttja funktionen och vilka manuella åtgärder som krävs.    

Nedan följer några begrepp kring semesterhantering som kan vara bra att känna till.   Semesterår. Det år semesterdagar tas ut. Ett semesterår är vanligtvis mellan den 1 april och den 31 mars   Intjänandeår: Det år semesterdagar tjänas in, vanligen mellan 1 april och 31 mars året innan semesteråret.   Semesterrätt: Hur många dagar man har rätt att vara ledig varje semesterår. Enligt semesterlagen ska det vara minst 25.   Förskottssemester: Om man inte tjänat in till full semester kan arbetsgivaren erbjuda förskottssemester, vilket betyder att man får vara betalt ledig trots att det inte finns intjänad semester. En skuld uppstår i och med detta men brukar skrivas av efter 5 års anställningstid   Semesterdaglön: Den ersättning som betalas ut vid uttag av semester enligt Transportavtalet. Avdrag görs per timme och den anställde får istället semesterdaglön. Semesterdaglönen räknas fram genom att ta 13 % på den anställde lön under intjänandeåret.   Semestertillägg: Gäller för Maskinföraravtalet, bussbranchavtalen och tjänstemannaavtalet. Den anställde får ett tillägg på 0,8 % per uttagen semesterdag.   Semesterersättning: Är ersättning när semester inte tas ut i ledighet utan i pengar. Ges löpande till timanställda med kortare anställning samt vid avslutande av anställning.   Obetald semester: Om en anställd inte hunnit tjänat i betald semester har den ändå rätten att vara ledig - obetald semesterledighet. Obetalda dagar sparas inte.   Sparad semester: En anställd som har rätt till fler än 20 semesterdagar kan spara de dagar som överstiger 20 till ett senare semesterår. Oftast måste dessa tas ut inom 5 år.   Semestergrundande frånvaro: Under många typer av ledigheter tjänar den anställde delvis in till semester trots att hen inte arbetar. Detta kallas semestergrundande frånvaro och gäller exempelvis sjukdom, föräldraledighet och vård av närstående.   Semesterskuldsberäkning:  En rapport där det framgår hur mycket företaget är skyldig varje anställd i ersättning för semester. Semesterskulden ökar med tiden då den anställde tjänar in mer semester och minskar när den anställde tar ut semester.   Semesterårsavslut: Efter varje semesterår räknas det ut hur många dagar som tjänats in samt vad dessa är värda. Detta görs efter att lönen i april är klar för att få med alla avvikelser i mars.

Traktamente är en ersättning som du som arbetsgivare betalar ut till en anställd för hans/hennes ökade levnadskostnader under en tjänsteresa. Enligt skattereglerna har den anställde rätt till avdrag för sina ökade levnadskostnader under tjänsteresa. Det gäller ökade kostnader för mat, övernattning och småutgifter. Rätten till avdrag förutsätter att det är en tjänsteresa med övernattning utanför den vanliga verksamhetsorten. Traktamente är egentligen inte skattefritt men om arbetsgivaren betalar traktamente som inte överstiger de avdragsgilla schablonbelopp som finns, ska den anställde inte deklarera traktamentet och inte heller göra avdrag.   Bussbranschavtalet anger hur mycket som ska ges i traktamente för olika typer av resor. Många gånger överstiger dessa schablonbeloppet, så därför måste TransPA beräkna en totalsumma, en skattepliktig och en skattefri del. Läs mer om detta under Skatteverkets regler för traktamenten.   Värt att notera är att resor i TransPA även används till att beräkna arbetstiden enligt §5  mom. 2 punkt 2, arbete med dygnsvila på bortaort. Det betyder att under varje 24-timmars period på resa kommer minsta arbetstid vara 8 timmar. Om föraren har tidrapporterat mindre än så, kommer arbetstiden höjas till 8 timmar ändå. Hemkomstdagen räknas arbetstiden som verklig rapporterad tid. Observera att detta endast gäller arbetad tid, och påverkar inte OB och andra tillägg som utgår per timme.    I de fall då ingen övernattning har skett, behöver föraren inte registrera resan. Vill man använda sig av resetillägg får man i så fall skapa särskilda arbetsuppgifter i transPA som ger rätt belopp per tillfälle. Som krav för samtliga resetillägg gäller att avståndet mellan hemorten och stationeringsorten är mer än 50 km. Fr o m 1 januari 2023 är traktamentesersättningarna följande: För linjetrafik gäller ett resetillägg på 42 kr per dag om frånvarotiden överstiger 9 timmar. För beställningstrafik är resetillägget 289 kr om frånvarotiden överstiger 9 timmar och 464 kr om den överstiger 12 timmar.   Korttidstraktamente inrikes I samband med att förare registrerar sina resor i TransPA, beräknas vad föraren ska få i traktamente från Bussbranschavtalet. En förutsättning för att traktamente ska utgå överhuvudtaget är att resan är tillräckligt lång för att kräva en övernattning, en gräns som är 15 timmar. Det resulterar i sin tur i 2 halvdygn korttidstraktamente dag och för varje påbörjad 12-timmars period ges ytterligare ett halvdygn. Det ger också ett korttidstraktamente logi och 24 timmar senare går gränsen för ytterligare ett logitraktamente, o s v.   Beloppen som ges för varje halvdygn sätts under register-lönegrupper - Bussbranschavtalet och för varje lönegrupp som används. Välj en lönegrupp och klicka på redigera på senaste avtalsperioden, t ex 2022-10-01 och du får upp följande bild. Av detta kan utläsas att du, precis som anges i Bussbranschavtalet, får 297 x 2 + 298 = 892 kr för ett dygns bortavaro. (nya belopp fr o m 2023-01-01).     Om ni som arbetsgivare står för måltider och/eller boende ska den anställde inte ha betalt för detta, och heller inte kunna göra ett schablonmässigt avdrag i den skattefria delen. Genom att föraren markerar antalet måltider och logi hon eller han har fått betalda (se nedan) reduceras respektive belopp. Fri frukost motsvarar 15%, fri lunch och fri middag motsvarar 35% vardera, av ett helt dygns korttidstraktamente. Notera att det är antalet måltider som är intressant här, inte vilka klockslag som personen i fråga är på resa, d v s per  24-timmarsperiod kan maximalt finnas en frukost, en lunch och en middag, men oväsentligt vilket datum som de är markerade på, så ange endast de måltider ni verkligen står för. Om man har stått för en frukost, en lunch och en middag under ett dygn för den anställde, kommer detta reducera traktamentet men lämna 15% kvar, för eventuella småutgifter, d v s 89,10 kr. Samtidigt reduceras självklart den skattefria delen med lika många måltider, se nedan.   Tänk också på att högsta värde för skattefritt traktamente är det verkliga traktamentet de får. När du klickat på raden för skattefritt traktamente visas Skatteverkets belopp inom den gula markeringen i kalendern, men totalsumman kan aldrig bli högre än korttidstraktamente dag plus korttidstraktamente logi.    Korttidstraktamente utomlands Eftersom Bussbranschavtalet säger att traktamente för beställningstrafik utomlands ska räknas precis enligt Skatteverkets regler, kommer TransPA presentera korttidstraktamente dag och logi som summerat blir samma som det skattefria traktamentet. Den anställde behöver med andra ord inte skatta för någon del av traktamentet eller ta upp det i sin deklaration, då det ligger under schablonens gräns. Läs hur det totala traktamentet beräknas nedan, under Skattefritt traktamente utomlands.   Skattefritt traktamente inrikes Skattefria delen av traktamentet beräknas utifrån verktyg-inställningar-länder. Det innebär för tillfället 260 kr för ett helt dygn, 130 kr per halvdygn. Man räknar här kalenderdagar. Det betyder att man får 2 halvdygn för avresedagen under förutsättning att man startar resan innan 12:00. På hemkomstdagen får man 1 halvdygn, om man kommer hem innan kl 19:00, efter 19:00 får man 2 st. Kommer man hem innan kl 06:00 får man inget skattefritt traktamente den dagen.       Om arbetsgivaren står för måltider ska reduktion av den skattefria traktamentet ske, med 52 kr för frukost, 91 kr för lunch och 91 kr för middag, men viktigt att bara markera de måltider som du som arbetsgivare faktiskt stått för. Om frukost, lunch och middag är betalda av er, återstår 26 kr per heldygn, tänkt att motsvara småutgifter när man är på resa.    Skattefritt traktamente logi är 130 kr som schablon, alltså motsvarande ett halvdygn. Detta förutsätter att resa går över hela natten (gränsen går vid 4:30). Det gäller inte om arbetsgivaren står för boendet, d v s reduceras då med 100%.   Skattefritt traktamente utomlands I Verktyg-inställningar-Länder anges normalbeloppet för varje aktuellt land. Ett normalbelopp är den skattefria delen av ett traktamente som får ges vid en hel dag på resa utomlands. Vad som är hel- respektive halvdag är samma beräkning som för skattefria traktamenten inrikes. För logi ges ett halvt normalbelopp per övernattning, baserat på landet där övernattningen skett, alltså var man befann sig 04:30. Ifall arbetsgivaren betalar för boende ska hela det skattefria traktamentet för logi reduceras bort. Markera raden skattefritt traktamente i löneberäkningen så ser ni den skattefria delen för varje land. Ni kan "hovra" över de gula blocken för att se hela traktamentes beloppet.  För en resa som går över fler länder är det land man spenderar mest tid mellan kl 06:00 - 00:00 som avgör beloppet. Det gäller till exempel avrese- och hemkomstdagen, som alltså kan ge svenska skattefria traktamenten ifall man huvuddelen av dagen befinner sig i Sverige.   Ifall arbetsgivaren står för kost ska den skattefria delen reduceras med 15% för frukost, 35% för lunch och 35% för middag. Det gör att 15% återstår av beloppet för dagen, till för småutgifter när man befinner sig utomlands. Notera att det är antalet måltider som avgör reduktionen, så var noga att inte klicka i för många, utan endast de måltider du verkligen stått för. Som tumregel kan det endast finnas en frukost, en lunch och en middag per 24-timmarsperiod av resa.    Skattepliktigt traktamente Efter att totalt traktamente för månaden (dagtraktamente plus logi) och skattefritt traktamente har beräknats, sätts skattepliktigt traktamente till differensen av dessa. Den går därför heller inte att ändra, utan kan bara komma från den differensen som blir. På samma sätt som skattepliktig lön endast kan komma av bruttolön minus skattefritt traktamente.

När det gäller skattefria delarna av traktamenten så är denna beräkning helt fristående och ska ej förknippas med Transportavtalets beräkning. Det skattefria regelverket lever sitt liv och traktamentes regelverk enligt Transportavtalet lever sitt liv. När det gäller Transportavtalets regler så är det baserat på antal timmar man är borta från stationsorten. Medan skattereglerna tittar på vad var klockan då man lämnade stationsorten och vad var klockan då man kom tillbaka till stationsorten.   Skatteverkets regler Det krävs alltid att man är borta över natten och ska vara minst 5 mil från stationsorten. Traktamente börjar när man lämnar stationsorten, dvs. man kan jobba på stationsorten innan man kör (när man släpper handbromsen) och denna tid är inte berättigad till traktamente. Samma princip vid hemkomst, traktamente slutar då man kommer hem till stationsorten kör (när man drar i handbromsen).   Den skattefria delen beräknas enligt följande: I Sverige är den skattefria delen 290 kr för närvarande. Enklast är att dela 290 kr med två och tänka enligt följande. 145 kr för förmiddag 145 kr för eftermiddag   Avresa Före kl. 12.00 = 145 kr för förmiddag + 145 för eftermiddag Efter kl. 12.00 = 145 kr för eftermiddag Hemkomst Efter kl. 06.00 = 145 kr för förmiddag Efter kl. 19.00 = 145 kr för förmiddag + 145 kr för eftermiddag På resa 145 kr för förmiddag + 145 kr för eftermiddag Natt 145 kr mellan kl. 00.00 – 06.00 Hemkomst innan kl. 04.30 = inget schablonavdrag natten Då arbetsgivare står för logi =  inget schablonavdrag natten Samma princip vid utland men med andra summor beroende på vilket land man varit i (flest antal timmar mellan kl. 06.00 och 00.00 i landet avgör schablonavdragets storlek)   Natt på färja beräknas med schablonavdragets storlek baserat på landet man åker till. Läs gärna mer på Skatteverkets hemsida om Traktamenten och andra kostnadsersättningar   Har ni fall där ni endast vill ge ersättning för den skattefria delen? Tidigare kunde man i TransPA lägga till lönerad med lönearten skattefritt traktamente och ange önskat antal och belopp. Det fanns då brister i logiken då traktamentet ju ska kunna härledas ifrån en resa eller typiskt ett antal dag eller/och logitraktamenten med belopp.   Om ni har registrerat resa får ni med er traktamentesrader naturligt och kan då redigera dom helt efter eget önskemål. Är det skattepliktigt och skattefritt ni vill ändra så gör ni ändring i skattefritt så kommer skattepliktig justeras till kvarvarande belopp. Saknas resa så kan ni lägga till lönerad för t ex dagtraktamente med önskat antal och belopp och därefter redigerar ni på samma sätt skattefritt belopp likt nedan.    

 Avgränsningar i förhållande till Tjänstemannaavtalet och hantering i TransPA Endast stöd för månadsvis utbetalning Ersättning för förskjuten arbetstid kan hanteras via Tidnyckel men det sker då ingen jämkning om övertid utgår för samma tid. Jourtid stöds inte. Beredskapstjänst stöds inte Föräldralön stöds inte Sjukavdrag efter dag 15 görs med helt avdrag, motsvarande 100% sjuk. Skulle ni ha tillfällen av deltidssjuk krävs manuell åtgärd. Är det samma sjukskrivning hela månaden så kan man multiplicera sjukprocenten med beloppet för lönearten sjukavdrag efter dag 15 och justera beloppet manuellt.   Avgränsningar i förhållande till löneberäkning och löneexport I dag kan vi erbjuda stöd för automatisk löneexport till:     Visma 300 och 600     Hogia Lön +     Hogia Transportlön     Kontek   Sjuklönekostnad som ska redovisas på arbetsgivardeklaration för tjänstemän, måste redovisas manuellt i Hogia Transportlön. Inom Tjänstemannaavtalet, kan man spara övertid *1.5 eller *2 timmar. Dessa hamnar i samma kompbank i TransPA. Vid uttag av komp reduceras antal lediga timmar från kompbanken. Därför kommer reduktionen på övertiden ej att bli korrekt, vid uttag av komp, då vi inte har info om vilken intjänad komptid som uttages,( tiden uppräknad med 1.5 eller 2.0) Snabbåtgärden "begränsning av kompbank" till ert valda komptak (standard är 40h) har systemet ej stöd för. Gör man detta så kommer komptaket begränsas, men löneberäkningen skapar inte upp någon rad för övertid. Detta måste göras manuellt. I Visma har man möjlighet att använda sig av en tidbank. Använder man både flex- och komptid, får en av dem kontrolleras i TransPA. (Flextid, dvs tid 1:1, används i Bussavtalet). Ingen skillnad mot tidigare.

I Transportavtalet ska beordrad restid, typiskt när man kört egen bil före och efter arbetspasset, ersättas med grundtimlön, premiekompensation samt i förekommande fall ob-ersättning. Restiden skall ej räknas som fullgjord arbetstid och skall ej inräknas i arbetstidsmåttet vid beräkning av eventuell övertid. TransPA har fullt stöd för att känna av detta så därför finns god anledning att särskilja denna restid från övriga arbetsuppgifter under arbetspasset. Restid är en av få arbetsuppgifter som TransPA levereras med. Många andra kan ni fint skapa själva efter eget behov för att få önskad lön framräknad.   Vid resa med egen bil kan arbetsgivare och anställd överenskomma om bilersättning för de körda milen.   Exempel: Hur kan man registrera in när en anställd ska få ersättning för att tagit sin privata bil för att t.ex. avlöst en chaufför ute på fält?   Registrera tidrapporten med start och sluttid samt rast. Restid registrerar ni som första och sista arbetsuppgift, likt nedan, då Kristina i exemplet kört egen bil från 07.00 till 08.00 och vid dagens slut från 15.00 till 16.00. Ni trycker på plustecknet för att skapa ny rad. Starttid för varje arbetsuppgift är det som krävs. I löneberäkningen syns här att restiden finns redovisad på egen rad, löneart med de två timmarna och premiekomp, men har ej inkluderats i timmarna för övertid och övertidsersättning. Därmed blir övertidssaldot också helt korrekt.     Milersättning, kräver manuell åtgärd Funktion för att få milersättningen rätt utbetald saknas tyvärr i TransPA. Här behöver vi ta hjälp av ditt löneprogram som kan hantera om ersättningen ska vara skattefri och/eller skattepliktig. Ett sätt att få in det i tidrapporteringen och synligt i löneberäkningen är att skriva i tidrapportens fält för noteringar som i exemplet. Noteringen syns som gul notis den aktuella dagen och syns vid hovring. Även synlig längst ned i noteringsfältet.  Tänk på att vi alltså inte skapar upp någon lönerad. Istället behöver ni uppmärksamma totala antalet och därefter rekommenderar vi er att lägga till löneraden för milersättning manuellt, direkt i löneprogrammet istället. Där finns stöd på löneartsnivå att definera den som skattefri.    

I TransPA finns verktyg för att utföra kontroll mot vägarbetstidslagen både i samband med planering / schemaläggning och vid tidrapportering. Allt för att förhindra att överträdelser sker. Uppföljning kan ni göra via rapport.   Val av varningar utifrån er verksamhets behov De varningar som är aktiva i TransPA som standard är följande: Rast understiger 15 minuter Dygnsvilan understiger 9 timmar Dygnsvilan understiger 11 timmar Veckovilan är kortare än 24 timmar Veckovilan är kortare än 45 timmar Veckoarbetstiden överstiger 60 timmar Genomsnittlig veckoarbetstid överstiger 48 timmar Sammanlagd rasttid överstiger 90 minuter   Följande fyra varningar kan ni själva ställa in efter eget önskemål som på/av Som standard så är inställningarna/varningarna aktiverade, men ni anpassar dom i era inställningar för tidrapportering. Denna funktion har tillkommit som ett resultat av Transportavtalets överenskommelse kring extra ATF som kompensation vid nattarbete som överstiger 10 timmar: Rast om minst 30 minuter saknas Rast om minst 45 minuter saknas Arbetad tid utan rast överstiger 6 timmar Total arbetstid vid nattarbete överstiger 10 timmar Kontroll sker i TransPAs följande delar Kontroll i schema Gå till schemaläggning och välj valfritt schema. Här hittar ni kontrollen inne i denna kolumn. Klicka på pilen till höger så görs kontroll. Finns det överträdelser så syns nu detta tillsammans med en förklaring.   Efter förändring av schema kan ni göra ny kontroll, välj Uppdatera och ni får nytt svar tillbaka.   Kontroll i anställds tidrapportering Ni väljer själva om ni vill ha kontroll påslagen och hur den ska fungera då era anställda rapporterar tid. Inställningen görs i Verktyg - Inställningar - Tidrapportering, med följande tre val:   Visa inte - ingen kontroll görs.   Informera - I samband med att tidrapport registreras utförs kontroll. Finns överträdelse syns information om orsak tillsammans med varning längst ned. Vill man ändå registrera tidrapporten bekräftar man med spara en extra gång. Informera och förhindra registrering - I samband med att tidrapport ska registreras utförs kontroll. Finns överträdelse syns information om orsak tillsammans med varning längst ned. Registrering kan ej göras så länge överträdelse finns. Inställning för kontroll i administratörs vy Gå till Verktyg - Inställningar - Personliga inställningar. Här kan ni välja om ni vill ha kontroll eller ej då ni själva som administratör registrerar pass och tidrapporter.   Uppföljning av överträdelser i rapporter Ett verktyg för att kunna arbeta aktivt med denna fråga är att ni i TransPA kan följa upp hur er inrapporterade tid klarar sig i förhållande till vad vägarbetstidslagen säger. Underlag tar ni fram via Analyser - Rapporter - Överträdelser mot vägarbetstidslagen. Detaljerad rapport: Här har vi tagit fram en rapport som visar överträdelser mot vägarbetstidslagen under perioden 1-8 februari. För att tydliggöra överträdelsen utöver textinformationen har vi här i exemplet klistrat in tidrapporten för att visa hur dagen har rapporterats.