Brukertips i Visma Lønn

Fra og med versjon 14 av Visma Lønn kan du angi redusert fastlønn dersom den ansatte er i permisjon eller permittering. I fanen "Ansattopplysninger" på den ansatte så er det lagt til et felt som heter "Angi % redusert fastlønn ved perm.": Dette feltet brukes dersom den ansatte er i permisjon eller delvis permittert, og skal motta redusert lønn.   F.eks.: En ansatt i 100% skal i foreldrepermisjon. Under foreldrepermisjonen skal den ansatte få utbetalt 80% lønn. Stillingsbrøken skal forbli uendret, men for at fastlønn skal bli redusert så må feltet "Angi % redusert fastlønn ved perm" stå til 80. Da vil alle faste transaksjoner med fast transaksjonstype "Fast lønn" bli redusert til 80%.   MERK! Feltet vil standard stå til 100% på eksisterende ansatte og ved oppretting av nye ansatte.

Automatisk knytning av typer mot lønnsarter i Expense Det har nå kommet en funksjon i Expense, som gjør at du kan knytte lønnsarter automatisk mot Utleggstyper, Diett og Kjøring.   Under Expense / Innstillinger / Oppsett / Lønnsarter finner du nå knappen "Bruk standard tilknytning"       Denne knappen knytter standard lønnsarter (se disse standard lønnsartene i denne artikkelen) opp mot de riktige typene.    Ved å trykke på de ulike typene får du opp en oversikt over hvilke lønnsarter som vil knytte seg mot de ulike typene. Når man trykker på knappen "Bruk standard tilknytning", velger man for alle typene. I dette bildet er det ikke mulig å overstyre lønnsart. Hvis du har linjer her som ikke har lønnsart, er det fordi du ikke har overført standard lønnsarter fra Visma Lønn til Expense, Expense klarer kun å knytte standard lønnsarter. Hvis man allerede har knyttet lønnsarter mot typene vil lønnsartene bli overstyrt av standard lønnsarter hvis man trykker på knappen, men man kan manuelt knytte de mot andre typer hvis det er ønskelig.     Hvis du ikke har lønnsarter i alle linjene, vil disse typene fortsatt mangle lønnsart i Expense etter at man har trykket på knappen. Du må da inn og knytte typene manuelt mot en lønnsart etterpå, under Innstillinger / Typer / Diett, Kjøring eller Utlegg.     MERK! Hvis du IKKE har standard lønnsarter vil Expense kun gjøre en sjekk på lønnsartnummeret. Det vil si at hvis du IKKE har bilgodtgjørelse som lønnsartnummer 100, så vil Expense fortsatt knytte typen Bil mot lønnsart 100, kontroller derfor alltid oppsettet, og eventuelt overstyr typen mot riktig lønnsart.

Du kan betale fordringshavere direkte fra Visma Lønn!   Du må benytte deg av tjenesten Visma.net Autopay for å gjøre dette. Autopay gir deg også andre fordeler, slik som å betale skatter og avgifter samt remittere lønn til ansatte med utenlandsk bankkonto. Les mer om fordeler og oppsett av Visma.net Autopay her.   I dette brukertipset skal vi forklare hvordan du setter opp betaling til fordringshavere. Oppsett av fordringshaver Gå inn på "Grunndata / Fordringshavere". Dersom du har en fordringshaver du ønsker betaling via Visma.net Autopay, så fortsetter du til neste pkt. Dersom du ønsker å opprette fordringshaver, så kan du følge dette brukertipset. I feltet "Bankkonto" legger du inn mottakers bankkontonr. I feltet "KID" legger du inn en felles KID for alle transaksjoner som skal til denne fordringshaveren. Sett på haken for "Må bruke KID". I feltet "Betalingsbetingelser" velger du forfallsdato som sendes til Visma.net AutoPay. Her må du velge mellom "Antall kalenderdager" eller "Fast betalingsdag". Forklaring på disse to valgene: Antall kalenderdager: Setter du f.eks. 0 her så vil utlønningsdato benyttes som forfallsdato Fast betalingsdag: Setter du f.eks. 30. som betalingsdato, så vil betalingen skje hver 30. i måneden. Betale til fordringshaveren Gå inn på "Utskrifter / Periodiske rapporter / Betaling til fordringshavere via AutoPay" Velg år og kjørenummer. NB! Du kan kun velge en enkelt kjøring. Sett på haken for "Klargjør til utbetaling" og velg bankforbindelse for Autopay Velg "Forhåndsvisning", kontroller banklisten og lukk.  Nå vil du se betalingsforslaget. Sett på haken for "Overfør" og trykk på "Send betalingsforslag" til AutoPay.  Nå er betalingen sendt til Visma.net AutoPay og du kan gå inn og godkjenne denne betalingen.   MERK! Det blir ikke laget noen regnskapsbunt på denne betalingen automatisk. Så bokføring i regnskap må gjøres manuelt. Automatisk oppretting av regnskapsbunt håper vi blir mulig i en kommende versjon.    Spørsmål til support Hvilke faste transaksjoner (trekk) kan jeg knytte opp mot en fordringshaver, og som vil bli med i betalingen? 2 - Fagforeningstrekk, 4- Bidragstrekk, 5- Andre pålagte trekk og 6 - Trekk med saldo KID er ikke den samme på alle ansatte. Kan jeg overstyre KID'en som står på fordringshaver? Ja, det er mulig. På den ansattes faste transaksjon, så kan du overstyre dette i feltet "Faste transaksjoner tillegg" i klonnen "KID". Hva vil skje med betalingen dersom det mangler KID på både fordringshaveren og den faste transaksjonen? Du vil få en feilmelding og systemet vil stoppe deg fra å sende betalingsforslaget til Visma.net AutoPay. Dersom jeg setter fast betalingsdag til 30. i måneden, hva vil utbetalingsdatoen bli i februar? I februar vil betalingsdatoen bli satt til den 28. Dersom det er skuddår så vil den bli satt til 29.   Relaterte brukertips Oppsett Visma.net AutoPay - Visma Lønn Betale skatter og avgifter - AutoPay Betale til utenlandsk bank

Årsaken til avvisningen er en manglende kode på skattetrekkbetalingen. Det er rettet i Visma Lønn versjon 14.00.    Vi har fått rapportert disse bankene hvor problemet gjelder: Handelsbanken og Sparebank1-gruppen.   Hvis du fortsatt får avvist betaling av forskuddstrekk i versjon 14, og alt er satt opp korrekt i forhold til Autopay, og du har Sparebank 1 - ta kontakt med banken og spør om tjenester for ISO20022 er huket av i deres nettbank bedriftsavtale.   Når du har fått bekreftet at avtalen er riktig i banken må du nullstille betalingsforslaget og generere betalingsforslaget på nytt.   Nullstille betalingsforslag gjøres i skjermbilde under "Administratorfunksjoner / Vedlikehold av data" som heter "Nullstille betalingsforslag sendt til AutoPay". Her får du opp en liste med alle betalingsforslag som har status = sendt. Du velger det betalingsforslaget du vil nullstille ved å markere linje og trykke på knappen "Nullstill betalingsforslag". Visma Lønn sjekker deretter om betalingsforslag er sendt til AutoPay (det er kun betalingsforslag til Visma.net Autopay du kan nullstille). Når du har valgt nullstill betalingsforslag får du spørsmål om du ønsker å nullstille beløp, når du svarer "Ja" til å nullstille, blir beløpsfeltene nullstilt. Deretter må du generere betalingsforslaget på nytt.       Relatert artikkel:  

Når du rapporterer pensjonsgrunnlag, rapporterer du også hvor mange timer hver enkelt ansatt jobber i 100% stilling. Dette endrer seg normalt fra år til år. Du bør derfor ha et bevisst forhold til det. Antall timer som skal rapporteres er i 100% stilling eksklusiv ferie.   Det er flere ordinære arbeidsdager i 2020 enn det var i 2019. For at du skal få rapportert dette riktig må du endre timeantallet for samtlige ansatte.   I dette brukertipset skal vi veilede deg på hvordan du endrer til riktig antall.   1. Finn ut hvor mange ordinære arbeidsdager det er for dine ansatte. Følger vi vanlige kalender med helligdager vil antallet for 2020 være:    2019 Kommentar 2020 1. kvartal 63   64 2. kvartal 58   59 3. kvartal 66   66 4. kvartal 64 inkl. 24.12 og 31.12 65 Totalt brutto 251   254 Ferie 25   25 Dager netto 226   229 Timer pr dag 7,5   7,5 Timer pr. år eks. ferie 1695   1717,5   2. Oppdater opplysningene i Grunndata Gå inn på "Grunndata / Firmaopplysinger / Lønnsår / Satser og grenser". Legg inn antallet du kom fram til i feltet "Antall timer pr. år...". Dette vil kun påvirke nye ansatte som blir opprettet i systemet etter at denne endringen blir gjort.     3. Endre antall timer på eksisterende ansatte Gå inn på "Ansatte / Personalopplysninger / Pensjon/oppsigelser". Endre antallet i feltet "Ant. timer pr. år".   MERK!  Har du mange ansatte vil det være raskere å endre denne opplysningen i ansattliste ved å masseendre. Gå inn på "Ansatte / Ansattliste". Høyreklikk og velg tabelloppsett. Hent fram kolonnen "Antall timer pr. år..." som ligger under "Alle felt". Trykk F2 på tastaturet for å sette cellen i endringsmodus.  Legg inn riktig antall. Høyreklikk på det riktige antallet som du har endret på en av de ansatte Velg "Sett alle linjene i tabellen til verdien for valgt linje / kolonne".  Les igjennom hva som står Sett hake for "Ja, jeg skal oppdatere alle" og trykk "Enter".        Lurer du på hva som blir korrekt rapportering for dere, anbefaler vi deg i første omgang å kontakt deres forvalter av pensjon.  Husk at det vi snakker om er ordinære timer i 100% stilling fratrukket ferie. Overtid o.l påvirker ikke dette.   Relaterte artikler: OTP rapportering.  

Da det fra april 2019 vil være krav om at ansatte som har arbeidsforholdstype "2-Frilanser, honorar mm" er denne testen bygget inn i Visma Lønn versjon 13.10. Vi ser at denne testen er litt vel ivrig, og testen gjøres på alle ansatte selv om de har sluttdato. Vi anbefaler at dere legger inn yrkeskode på alle ansatte som har sluttdato opp til 6 måneder tilbake i tid, da de vil være med i a-meldingen 6 måneder etter sluttdato. For å slippe å legge inn yrke på alle ansatte, så har vi laget en ny fil som bare tester på ansatte som ikke har sluttdato. Er du et firma med mange ansatte med denne arbeidsforholdstypen anbefaler vi at du legger inn denne filen "WgCREDAGReport.SQL". Denne filen lagres der Visma Lønn er installert (på server hvis Visma Lønn er installert der) på mappen "Sys". Standard filsti er "C:\Program Files (x86)\Visma\Lonn\Sys" erstatt filen som ligger der fra før.  Du finner filen under "Nedlastinger / Versjon 13.10".   Relaterte brukertips Hvordan legge inn yrke på ansatte med arbeidsforholdstype ="2-Frilanser, honorar mm"

Digital inntektsmelding Alle arbeidsgivere som skal sende inn inntektsmelding  til NAV for sine arbeidstakere som gjelder fra 1. januar 2019 må forholde seg til digital rapportering. Det vil fra da ikke være mulig å sende inntektsmelding på papir. Skjemaet er også tilgjengelig på www.altinn.no. Arbeidsgiver skal sende inntektsmelding digitalt uavhengig om det er refusjon av ytelsen til arbeidsgiver eller om det er NAV som skal betale direkte til arbeidstaker.   Den digitale inntektsmeldingen gjelder for: Sykepenger Foreldrepenger Svangerskapspenger Pleiepenger Omsorgspenger Opplæringspenger Digital inntekstmelding i Visma Lønn Registrering av fravær I dette brukertipset skal vi forklare deg generelt om hvordan du kan registrere fraværet, forklaring av felter på inntektsmeldingen og hvordan du forhåndsviser og sender innetksmeldingen til Altinn. Nederst på denne siden vil det ligge link til flere brukertips med flere eksempler for registrering av foreldrepenger, sykepenger, omsorgspenger osv.   MERK! Selv om Visma Lønn legger inn mange forhåndsdefinerte verdier, så er det viktig at du kontrollerer at skjemaet inneholder riktige verider med utvalg og beløp.   La oss ta et eksempel: Morten blir sykemeldt fra 10.12.2018. I fraværsregistreringen registreres det en sykemelding med startdato 10.12.2018 (forutsettes at dette er sykemelding på over 16 dager): Gå inn på "Fravær" i hurtigmenyen eller via "Rutiner / Fravær / Fraværsregistrering". Finn fram aktuell ansatt og registrer fraværet . Gå videre til fanen "3 - NAV". Fravær som er mer enn 16 dager og fraværskode "Barn syk" og "Barn kronisk syk" på enkeltdager vil bli tilgjengelig under denne arkfanen. Sett på hake for "Send inntektsmelding" på det aktuelle fraværet og trykk på knappen "Inntektsmelding".     Nå får du forhåndsvist inntektsmeldingen:   Inntektsmeldingen blir generert et neste ledig nummer. Beskrivelsen vil inneholde ansattnavn, hva slags type ytelse det er og startdato på fraværet. Trykk her for utfyllende forklaring på hvert enkelt felt i dette skjermbilde.   Inntektsmelding - 1 - Informasjon I denne fanen vil det ligge opplysninger om den beregnede inntekten til den ansatte, og brutto utbetalt i arbeidsgiverperioden.   Beregnet inntekt pr. måned I dette feltet vil den gjennomsnittlige beregnede inntekten legges til. Systemet vil alltid sjekke først om den ansatte har fått ny årslønn de siste tre kalendermånedene fra første fraværsdag. Hvis det er tilfelle, så vil ny månedslønn legges til grunn.   Dersom systemet ikke finner noe lønnendring, så vil det beregnes et beløp ut i fra det som er gjennomsnittlige utbetalt de siste tre kalendermånedene fra første fraværsdag. Beregningen skjer ut i fra lønnskjøringene som ligger i de tre siste kalendermånedene fra første fraværsdag og dividere det på tre. For timelønnede ansatte så er det ny timesats * antall timer pr. måned.   I vårt eksempel:  Visma Lønn vil se på alle lønnskjøringene med utlønningsdato innenfor kalendermåned september, oktober og november. Hvilken inntekt (a-meldingsnr.) som blir i beregningen kan du se her. Hvilke lønnskjøringer som blir med vil være enklest å se i "Forespørsel / Status lønnskjøring" hvor du ser på "Utlønningsdato".   Deretter kan du gå inn på "Forespørsel / Godkjent lønn" og filtrere etter lønnsår, ansattnr., de lønnskjøringene som er gjeldende og inntekter som er inkludert i sykepengegrunnlaget (se litt lenger opp hvilke koder dette gjelder).       Dette beløpet summeres og divideres på 3 og vil gi deg beløpet som foreslås i feltet "Beregnet inntekt pr. måned". Beløpet er kun et forslag fra lønnssystemet og kan overstyres dersom dere kommer fram til at beløpet skal være noe annet enn hva systemet foreslår.    I vårt eksempel: Totalen i "Godkjent lønn" utgjør beløpet 204 447. 204 447 / 3 = 68 149. Dette er det samme beløpet vi finner i feltet "Beregnet inntekt pr. måned". Du kan leser mer  her   om hvilke transaksjoner (a-meldingsnr.) Visma Lønn tar med i beregningen.   Brutto utbetalt i arb.g.perioden Beløpet som blir lagt inn i "Beregnet inntekt pr.måned" brukes som grunnlag til beregning av brutto utbetalt i arbeidsgiverperioden. Beregningen skjer på følgende måte: ("Beregnet inntekt pr. måned" / 21,67) * sum dager i arbeidsgiverperiode (ekskl. fridager og gule dager som lørdag/søndag).   MERK! Beløpet som fremkommer her er beregnet og ikke det som er reelt utbetalt. Du som lønningsansvarlig må vurdere beløpet og eventuelt korrigere manuelt. Dette gjelder spesielt for ansatte som ikke jobber 100%.   I vårt eksempel: (68 149 / 21,67) * 11 = 34 593,49 Grunnen til at systemet beregner 11 dager er fordi de første 16 dagene inneholder: 7-8 desember og 14-15 desember = lørdag og søndag 25. desember = helligdag   Meldinger til utfyller av skjema I dette bildet vil det komme opp meldinger / varsler som kan være greit å kjenne til. Her ligger det for eksempel forklarende tekster på beløpet for hver enkelt måned som er tatt med i beregningen.   Følgende melding er også greit å kjenne til: Dersom det er registrert fravær i de tre siste kalendermåendene som kan ha redusert beregningen av den gjennomsnittlige lønnen som forklart ovenfor. Beløpet må eventuelt justeres manuelt.   2 - Arbeidsgiverperiode / avtalt ferie Avtalt ferie Er det registrert ferie etter fraværet så vil systemet automatisk sette på haken for "Avtalt ferie" og angi datoene for når ferien er registrert. Dette vil gjelde alle ytelsene bortsett fra ytelsen " Foreldrepenger".   Arbeidsgiverperiode Denne fanen gjelder kun ytelsen "Sykepenger" og "Egenmelding". Visma Lønn angir arbeidsgiverperiode fra og til dato. Periodene må til sammen utgjøre 12 eller 16 kalenderdager.   5 - Naturalytelse Dersom den ansatte har fått utbetalt naturalytelser i en eller flere av de 3 siste kalendermånedene før første fraværsdag så må du kontollere arkfane "5- Naturalytelser".    Naturalytelser faller bort     Visma Lønn gjør en sjekk på om det ligger naturalytelser under "Forespørsel / Godkjent lønn" innenfor de tre siste kalendermånedene fra første fraværsdag.  Dersom NAV skal erstatte naturalytelsene  den bortfallende perioden må du sette haken på for "Naturalytelser faller bort". Når denne haken settes på så vil Visma Lønn automatisk legge dato i feltet "Bortfall fra og med dato".   Beregningen vil skje på følgende måte: Visma Lønn vil summere opp naturalytelsene som ligger i "Forespørsel / Godkjent lønn" og dele på antall måneder den ansatte har hatt naturalytelsen.   I vårt eksempel så har den ansatte mottatt elektronisk kommunikasjon som går på A-meldingsnr. 3200.   Her er et annet eksempel: En ansatt har fått elektronisk kommunikasjon (naturalytelse) i to måneder, og firmabil i tre måneder. Totalbeløpet for elektronisk kommunikasjon vil bli delt på to måneder, og totalbeløpet for firmabil vil bli delt på tre måneder.   MERK! Husk at du kan alltid overstyre beløpet frem til ønsket beløp.   Dersom i vårt eksempel at firmabil fallert bort og elektronisk kommunikasjon ikke faller bort, så kan du markere og slette transaksjonen for elektronisk kommunikasjon. Du kan leser mer her om hvilke naturalytelser (a-meldingsnr.) Visma Lønn tar med i beregningen.   Sende inntektsmelding til Altinn Når du har kontrollert de respektive fanene så er du klar til å sende inntektsmeldingen til Altinn. Trykk på "Skjema OK, send til Altinn" i dialogen nederst i bildet.   I neste dialog vil systemet legge inn "Inntektsmelding". Du må selv angi "Kontaktperson". Trykk deretter på "Eksport". Nå vil inntektsmeldingen være sendt.   MERK! Det genereres ingen tilbakemelding fra Altinn når inntektsmeldingen er sendt inn. Ved å trykke på "Ja" på dialogboksen for "Vis loggfil?" så vil du kunne se om Visma Lønn har sendt inntektsmeldingen eller om det har oppstått feil under innsendingen.    -----   For flere eksempler på ytelsen "Sykepenger" - trykk her. For flere eksempler på ytelsen "Foreldrepenger" - trykk her. For flere eksempler på ytelsene "Omsorgspenger", "Pleiepenger" og "Opplæringspenger" - trykk her. Har du sendt inn feil opplysninger på beregnet inntekt - trykk her. For beregning av gjennomsnittlig inntekt - trykk her Får du en feilmelding ved innsending - trykk her For en mer utdypende forklaring av felter- trykk her.   Spørsmål til support Firmaet har valgt å ikke utbetale sykepenger i arbeidsgiverperioden, hva gjøres da? I feltet "Brutto utbetalt i arb.g.perioden" så setter du 0 i beløp. I tillegg må du krysse av i "Reduksjon eller ikke utbetalt", og du må velge en verdi i "Begrunnelse for reduksjon".  NAV refunderer opp til 6 ganger folketrygdens grunnbeløp (G). Må jeg endre beløpet under "Refusjon" dersom arbeidsgiver utbetaler mer enn 6G under sykeperioden? Nei, i dette feltet skal den gjennomsnittlige månedslønnen defineres. NAV vil selv ta hensyn til å refundere opp til 6G. Den ansatte disponerer ikke firmabil under sykeperioden, men bruker fri telefon. Hvordan løser jeg dette under fanen "Naturalytelser"? Du skal fremdeles sette på haken for "Naturalytelser faller bort", men markere og slette den naturalytelsen som ikke skal være med. I dette eksemplet skal linjen for fri telefon slettes. Vårt firma forskutterer kun i 3 måneder, hvordan får NAV denne infomasjonen? På fanen "Refusjon" i feltet "Refusjon opphører dato" angir du datoen da firmaet slutter å forskuttere. NAV går da over til å sende sykepenger rett til den ansatte. Hvordan vet NAV om vi forskutterer eller om sykepenger skal til den ansatte? Ut ifra hvilken fraværskode du har valgt, vil det komme verdi på fanen "Refusjon". Hvis det ikke ligger noe i beløp der, betyr dette at dere ikke forkutterer.  Vårt firma forskutterer ikke og den ansatte har trekk (fagf.- / utleggstrekk), hvordan får NAV denne informasjonen? I slike situasjoner må det fortsatt sendes inn "Trekkskjema". Denne type informasjon er ikke en del av den elektroniske inntektsmeldingen. Når du står på NAV fanen, så har den en knapp nede til venstre som heter "Trekkopplysinger". Denne må skrives ut og sendes i brev til NAV.  

Det kan i enkelte tilfeller være behov for å korrigere feil langt tilbake i tid.   Eksempel: En ansatt har fått utbetalt for mye i januar 2018, dette får lønningskontoret først vite om nå. I henhold til veiledningen til a-meldingen skal feil korrigeres i de månedene de har oppstått.   Opprett en trekkfri lønnskjøring i januar 2018, følg dette brukertipset for korrigering av lønn.   Siden a-meldingen følger kontantprinsippet må denne lønnskjøringen sendes inn i periode 1 - 2018.   Gå under "Utskrifter / Altinn / A-melding (A02)". Angi hvilket rapporteringsår og hvilket lønnskjørenr. du ønsker å sende. Legg inn den rapporteringsmåneden du ønsker å sende A-melding på. Nederst i dialogen angir du en huke på "Send korreksjoner".     Når du sender inn en A-meldingen på den valgte lønnskjøringen vil systemet kun sende inn de ansatte / arbeidsforhold som er i den lønnskjøringen.   Tidligere har systemet sendt inn alle aktive arbeidsforhold, samt ansatte som har ansattdato 3 måneder frem i tid ut i fra rapporteringsmåneden. Noe som har gjort at enkelte får feilmelding i A-melding på ansatte som har ansattdato frem i tid.    

 Hvis det i tidligere år ikke er utbetalt alle feriepenger så vil disse fremkomme i kolonnen "Tidl opptjent ikke utbetalt". Grunnen for at det står igjen feriepenger tar vi ikke for oss i dette brukertipset, men hvordan fjerne beløpet. Start med å kopiere lønnsart 292, endre behandlingsregel til "1-Beløp".  Legg inn konto 2940. Endre også navnet slik at du forstår ved senere anledning hva lønnsarten kan brukes til. Eksempel finner du her. I vanlig lønnskjøring, registrer lønnsart 292 og kjør "Lønnsberegning alle". Det vil nå fremkomme et beløp (det samme som står på feriepengelisten " Tidl opptjent ikke utbetalt"). Registrer samme beløp som fremkommer på 292 i minus på lønnsarten du laget i pkt. 1. Disse beløpene vil nå nulle ut hverandre. Godkjenn kjøringen. Resultatet av dette er at kolonnen " Tidl opptjent ikke utbetalt" nå står til 0- null.  

 I Visma Lønn er det mulig å sende 16 rapporter rett til avdelingsleder. For å gjøre dette mulig, må du først legge inn hvilken ansatt som er ansvarlig for avdelingen.  Dette gjør du ved å gå inn under "Grunndata, Ansvarsenheter", hent frem via tabelloppsett, "Ansvarlig" og "Navn [Ansvarslig]. Legg inn den ansatte som er ansvarlig for avdelingen.    Disse rapportene kan sendes direkte via e-post: Ansatt begynt / sluttet Ansattoversikt Ansattstatistikk Ferieplan Feriedager til gode / brukt Fravær ansatt pr dato Fravær ansatt pr. kode Fraværsoversikt Oppfølging av sykmeldte Fødselsdagsliste Grafisk fraværsstatistikk Jubileumsliste Kostnadsoversikt Permisjon /permittert Prøvetid utløper Registreringsjournal Regnskapsbilag Fraværsstatistikk NAV Du må velge sortering på f.eks. avdeling i rapportparametrene for å få muligheten for å sende ut rapporten på e-post.  Aktuell rapport blir nå sendt til den ansatte som er satt opp som ansvarlig på avdelingen.    Passord for åpning av rapporter: Dersom den ansatte / leder ikke har et egenvalgt passord, blir det nå generert et passord lik Postnummer+P+etternav+! Alle tegn i etternavn vil bli endret til små bokstaver i passordet.   For eksempel: For Larsen bosatt i postnr 1601 blir passordet følgelig "1601Plarsen!" For eksempel: For Åserud bosatt i postnr. 1601 blir passordet følgelig "1601Pserud!"   NB! Lønnsslipper, fraværsalarmer og eventuelle andre e-poster som går direkte til den ansatte, vil fremdeles ha passord lik de siste 5 tegn i bankkontonummer.    Tips:  Legg inn under fane 7 Personalopplysninger, og feltet passord de 5 siste sifrene til den ansattes bankkontonummer, slik at det blir likt.    

Det er behov for å finne tallene som skal inn i skjema RF-1022. Dette er et skjema som skal følge firmaets selvangivelse.  Denne rapporten tar for seg ytelser som det skal beregnes arb.g.avg. av og hvilke hovedbokskontoer dette er kontert på. Visma Lønn har ikke rapporten RF-1022, men en rapport som kan hjelpe deg langt på vei er "Utskrifter, Avstemming, "Avstemming regnskap A-melding uten detaljer".  Visma anbefaler å gjøre utvalg på kjørenummer isteden for å bruke dato.     Kryss kun av for "Inkl a-melding m/arb.g.avg". Velg så utskrift eller forhåndsvisning. Du vil nå få ut en liste med hovedbokskontoer hvor det er ført ytelser som er grunnlag for arbeidsgiveravgift. Du kan bruke denne rapporten som grunnlag for å fylle ut RF-1022. Avstem beløpene som fremkommer mot hovedbokskonto. Her kan du f.eks. bruke rapportene rapportene du finner under mappen "Avstemming".  MERK! Refusjon fra NAV og premie for OTP vil med dette utvalget ikke komme med på rapporten og må legges til manuelt.    Relaterte brukertips Avstemming generelt Avstemme mot A07

 Enkelte kunder ønsker at lønnen til fastlønnet blir kostnadsført pr. prosjekt (ansvarsenhet).  Dette er mulig å få til ved å bruke følgende oppsett.  1.  Opprett eller bruk en akkumulator som ikke er i bruk. F.eks. 998. Denne akkumulatoren skal akkumulere "Beløp". 2. Kopier lønnsart for timelønn og gjør endringer så den ser slik ut 3.  Gå inn på lønnsart for timelønn og legg inn akkumulator 998 (eller den du har opprettet). 4. Legg lønnsart (i dette tilfellet) 909 som fast transaksjon med fast transaksjonstype=0-manuell, på den / de fastlønnedeansatte dette gjelder.   I lønnregistreringen så vil det ligge (en transaksjon for fastlønn,)  transaksjoner med lønnsart for timelønn mot prosjekt og en linje med lønnsart 909 som legger timelønnen til minus uten prosjektføring:  MERK! Kostnadsføringen kan bli høyere en reell månedslønn hvis den ansatte fører mange timer.  

Eksport til Visma.net av fraværskoder, fridager og ferie, og historisk fravær ligger nå i bildet "Visma.net Eksport" - du kan lese om det her.   Visma.net Import "Visma.net Import" finner du enten ved å gå på "Rutiner / Registrering / Visma.net / Import" eller i hurtigmenyen til høyre.   Import fra Visma.net "Lønnsår" og "Kjørenummer" må du velge om du skal importere timer eller reiseregninger. "Timetransaksjoner regsistrert frem til og med" er datoen for siste dag du skal ha inn timer. Skal du f.eks. hente inn timer som er registrert frem til den 15. i måneden legger du inn det. "Dersom fastlønnet, overføre timer til flg. lønnsart": Hvis en ansatt som ligger med avlønningstype "Fastlønnet" og den ansatte har registrert timer i Visma.net Calendar vil disse timene legges inn på denne lønnsarten. Du leser inn timer ved å velge "Les inn timetransaksjoner". "Reiser / Utlegg godkjent fra og med, til og med": Her velger du reiseregninger som er godjent i en periode som skal importeres til lønnskjøringen.  Du leser inn reiseregninger ved å trykke på "Les inn reiser / utlegg". "Les inn fravær" trykker du på for å lese inn fravær fra Visma.net Calendar. Da vil alt fraværet som er registrert og eventuelt godkjent etter siste innlesning bli lest inn.  "Oversikt over fravær til NAV" er en ny rapport i Visma Lønn versjon 12. Denne rapporten vil vise deg fravær som du ikke har sendt Inntektsskjema på til NAV. I utskriftsparameteret kan du velge å bare vise transaksjoner som har kommet fra Visma.net.   Kontroller timer og fravær Under "Kontroll av timer og fravær" kan du kontrollere det som er registrert av timer og fravær i Visma.net mot det du har fått lest inn i Visma Lønn. Denne rutinen er laget for at vi enklere kan oppdage hull. "Fra dato" og "Til dato": Her velger du hvem periode du ønsker å kontrollere. Har du mange ansatte vil vi anbefale at du tar en måned om gangen slik at det ikke tar så lang tid. "Kontroller og bestill manglende timer og fravær": Når du trykker på denne knappen vil Visma Lønn og Visma.net samarbeide om å finne transaksjoner som ikke finnes i Visma Lønn og det som ikke finnes i Visma Lønn vil bli sendt på nytt slik at du kan importere transaksjonene. "Avstemmingsoversikt": Denne vil vise deg hva som manglet i Visma Lønn av transaksjoner som ligger i Visma.net. Det som ligger under "Forespurt / mottatt" vil være transaksjonene som manglet og nå ligger klare for innlesnig. Så fort transaksjonene er lest inn i Visma Lønn vil de bli flyttet til fanen "Behandlet". Merk! For å få de manglende transaksjonene inn i Visma Lønn må du velge å importere fravær eller timer ut ifra hva du manglet.  Oppsett i Visma.net Calendar Du må under "Innstillinger, Selskapsinnstillinger", ha valgt under "Timetransaksjoner, Send transaksjoner" - "Via melding" for at timetransaksjoner skal komme over til Visma Lønn.   Relaterte brukertips Oppsett av Visma.net Time Integrere Visma Lønn med Visma.net Bekreft periode  

Du må knytte typene i Visma.net Expense mot lønnsarter for å kunne overføre transaksjonene til Visma Lønn. Har du   integrasjon mot Visma Lønn   og skal overføre reiser og utlegg til lønnsregistreringen må det ligge lønnsarter definert på typene i Visma.net Expense. En oversikt over typene ligger under "Innstillinger" i Expense.    NB! Du kan få typene i Expense automatisk knytting til lønnsartene i VImsa Lønn, les mer om det her. Vi anbefaler deg å benytte deg av dette (så lenge du har Bilgodtgjørelse på lønnsart 100, Diett som lønnsart 110 osv), det går mye fortere enn manuelt knytte hver enkelt type til de forskjellige lønnsartene!!!     Her trykker du på typen du vil legge til lønnsart på. Du har en egen fane på typen som heter "Lønn / bokføring". For typer innen "kjøring" og "diett" angir du "Lønnsart trekkfri". Om dere bruker satser høyere enn statens skattesatser, må du også angi "Lønnsart trekkpliktig". Visma anbefaler også å legge inn lønnsart i "Lønnsart trekkpliktig", da endring i reglene kan gjøre at det ligger verdi også i dette feltet.  For øvrige typer utlegg angir du en vanlig lønnsart, og hvilken lønnsart utlegget skal overføres til om bruker angir det er et utlegg i utlandet (annen konto uten mva-fradrag).  NB! NB! Dette må gjøres for alle typene som er i bruk.  Under "Diett" MÅ alle typer ha lønnsart i "Trekkfri lønnsart". Alle typene må også ha lønnsart i "Trekkpliktig lønnsart" hvis ditt firma følger statens reiesregulativ. Generelt, ikke bruk samme lønnsart i feltet "trekkfri" og "trekkpliktig" lønnsart.    Ønsker du at det skal benyttes en annen konto enn det som ligger på lønnsarten i Visma Lønn, angir du det under "hovedbokskonto". Slik kan du ha typer utlegg til mange forskjellige konti, men overføre dem til samme lønnsart.   Til info: Du kan også opprettes grupper av ansatte, og ha forskjellige satser for disse gruppene. Kostnad betalt av arbeidsgiver Ønsker dere å registrere kostnader som betales av arbeidsgiver i Expense, må typen "Betalt av arbeidsgiver" i fanen "Ekstratyper" aktiveres. Bruker vil få et felt i registreringsbildet for å angi at kostnaden betales av arbeidsgiver. Visma anbefaler ikke å bruke dette valget, da det er mer effektivt at de ansatte heller benytter kredittkort med personlig ansvar.   Her kommer en oversikt over et eksempel på knytning: TYPE Lønnsart trekkfri Gamle LT-koder trekkfri A-meldingsnr trekkfri Lønnsart trekkpliktig Gamle LT-koder  trekkpliktig A-meldingsnr trekkpliktig Kjøring               Andre fremkomstmidler 106 714 4800 109 153-A 4901 Arbeidssted Tromsø Brukes   ikke lenger       Bil  100 711 4900 103 153-A 4901 Båt 105 714 4800 109 153-A 4901 El-Bil 100 712 4900 103 153-A 4901 Kjøring Tromsø 100 711 4900 103 153-A 4901 Kjøring utland 100 711 4900 109 153-A 4901 Moped og motorsykkel opp til 125ccm 106 714 4800 109 153-A 4901 Motorsykkel over 125 ccm 106 714 4800 109 153-A 4901 Passasjer 105 714 5100 109 153-A 4901 Skog- og anleggsvei 106 714 4800 109 153-A 4901 Snøscooter og ATV 106 714 4800 109 153-A 4901 Tilhenger 106 714 4800 109 153-A 4901               Diett             Innland - Hotell 110 610 7200 135 155-A 7100 Innland - Hybel/Brakke (med kokemuligheter) 123 623 7201 135 155-A 7100 Innland - over 12 timer 114 614 7400 135 155-A 7100 Innland - Pensjonat (uten kokemuligheter) 127 627 7202 135 155-A 7100 Innland - Privat innlosjering  123  623 7201 135 155-A 7100 Innland 6-12 timer 114 614 7400 135 155-A 7100 Kompensasjonstillegg utland       139 111A 9700 Nattillegg 115 610 7600 137 157-A 7500 Utland - 6-12 timer 114 614 7400 135 155-A 7100 Utland - Administrativ forpleining Brukes ikke lenger       Utland - Hotell 110 610 7200 135 155-A 7100 Utland - Hybel/brakke (med kokemuligheter) 123 623 7201 135 155-A 7100 Utland - Over 12 timer 114 614 7400 135 155-A 7100 Utland - Pensjonat (uten kokemuligheter 127 627 7202 135 155-A 7100 Utland - Privat innlosjering  123  623 7201 135 155-A 7100               Utlegg       Lønnsart utland   Konto utland Avis / tidskrift 140     Legg inn annen lønnsart hvis du har behov for å ha annen MVA beregning.   Det er fult mulig å bruke samme lønnsart, men ved å legge et kontonr. i feltet utland vil denne kontoen overstyre det som ligger på lønnsarten i Visma Lønn. Bompenger 143           Bredbånd / Telekommunikasjon 147           Buss 140           Drosje 140           Fly 140           Frokost Hotell 142           Gaver 300           Kontorustyr / rekvisita 300           Måltid 142           Overnatting 141           Parkering 300           Representasjon 300           Sosiale arrangementer 300           Tog 140             Vær oppmerksom på at "typene" i gruppen "Utlegg" kan eksporteres ut til Excel. I Excel kan du raskere legg til lønnsartnummer. Denne muligheten er spesielt aktuelt å bruke hvis du skal sette opp flere firmaer.   Fremgangsmåte - oppstart Expense: Integrasjon Visma Lønn og Visma.net. Betalt av arbeidsgiver Hvis ditt firma ønsker å bruke "betalt av arbeidsgiver", skal lønnsarten som skal registreres på denne typen ha lønnsarttype= Trekk og ha en konto i balansen. Det skal ikke være noe a-meldingsnummer. Her kan du f.eks kopiere standard lønnsart 400. Bruk av "Betalt av arbeidsgiver" vil gi mer avstemmingsjobb for lønningsansvarlig. Visma anbefaler derfor sinde kunder å vurdere om bruk av "Betalt av arbeidsgiver" er beste løsning for firmaet. Noe det ofte ikke er. Det er mer effektivt for firmaet å bruke kredittkort integrasjon på sine ansatte.   Relaterte brukertips Grupper i Expense Automatisk knytning

HRM Support erfarer at stadig flere Visma Lønn kunder ønsker å tilpasse sin lønnsslipp.

I versjon 11 har vi fått en ny funksjon som gjør at du kan lese inn import av refusjon sykepenger fra NAV.

Support er gjort oppmerksomme på at noen kunder vil motta brev i Altinn fra Skatteetaten dersom det er rapportert feil eller mangelfull utgiftsgodtgjørelse. Dersom a-meldingene ikke korrigeres for disse inntektsmottakere så vil de få for høy skattepliktig inntekt på skattemeldingen for inntektsåret 2020.   De som mottar brevet har rapportert en godtgjørelse utover Skattedirektoratets forskuddssatser i a-meldingen for 2020. Det gjelder følgende trekkfrie utgiftsgodtgjørelse beskrivelser i a-meldingen: trekkfri bilgodtgjørelse sats (sats 3,50) trekkfri godtgjørelse til kost på reise med overnatting på hotell (sats 589) trekkfri godtgjørelse til kost på tjenestereise uten overnatting (6-12 timer sats 200, over 12 timer sats 400) trekkfri kostgjørelse ved overnatting på hybel, brakke eller privat (sats 91)'   Hvordan korrigere?   Det er rapportert for høyt beløp (km eller diett) på den trekkfrie lønnsarten Opprett en trekkfri lønnskjøring. Registrer beløpet (og antall dersom det er for høyt) som skal reduseres med negativt fortegn på den trekkfrie lønnsarten på de(n) ansatte det gjelder. Registrer det samme beløpet (og evt. antall) med positivt fortegn på den trekkpliktige lønnsarten. Godkjenn denne lønnskjøringen og send A-melding for denne kjøringen på måneden du har rapportert feil   MERK! Dersom du har flere måneder med feil antall må det opprettes en korreksjonkjøring for hver måned.   Det er rapportert for feil antall (km eller dager) på den trekkfrie lønnsarten Kontroller at lønnsarten har behandlingsregel "Sats x faktor x antall" andre behandlingsregel vil gi manglende rapportering av antall. Manglende antall vil gi feilen som du har fått brev om.   Når lønnsarten har korrekt behandlingsregel, opprett en trekkfri lønnskjøring. Registrer antallet som skal reduseres / økes med negativt / positivt fortegn på den trekkfrie lønnsarten på de(n) ansatte det gjelder. I kolonnen "Beløp" må du overstyre beløpet til å stå 0,001 slik at det ikke går noe til utbetaling. Godkjenn denne lønnskjøringen og send A-melding for denne kjøringen på måneden du har rapportert feil antall.   MERK! Dersom du har flere måneder med feil antall må det opprettes en korreksjonkjøring for hver måned.  

Support har fått flere henvendelser på hvordan rapporten "Årsverk" kommer fram til tallene den viser.

Utbeta ing av feriepenger til ansatte som er permitterte