Brukertips i Visma.net ERP

I versjon 8.21 kan du endre kunde eller leverandør på en eksisterende faktura. 

I versjon 8.20 er det mulig å kopiere rapporter.

I versjon 8.20 kan man sette opp at innlogget bruker blir valgt som Standard selger på salgsordre automatisk. 

I denne videoen viser vi hvordan du kan slå sammen linjer på fakturaer fra Visma.net Autoinvoice. 

Denne artikkelen viser praktiske hurtigtaster i Visma.net ERP 

I noen tilfeller er det ønskelig å opprette leveranse på mer enn det som er bestilt på ordre.  Eksempler på det kan være salg i m2, liter, løpemeter. Registerer du en salgsordre på 1 meter og forsøker å opprette leveranse på 2 meter får du beskjed om at det ikke går. Hvordan kan vi da opprette leveranser på mer enn det som er bestilt?

Rapportene Periodiseringssammendrag for varemottak (PO630500) og Periodiseringsdetaljer for varemottak  (PO631000) viser Ikke-fakturert antall og Ikke-fakturert beløp per nå og ikke historiske data. Vi har nå fått en ny rapport som også viser historiske data for dette: Historikk for periodiseringssammendrag for varemottak (PO63050S). Denne viser hva som faktisk var tilfellet ved utgangen av perioden lagt inn i feltet Til periode.         Eksempel: Et varemottak er registrert 31.10.23 og ble koblet til inngående faktura 1.11.23. I rapporten Historikk for periodiseringssammendrag for varemottak (PO63050S) velges Til periode 10-2023. Her står varemottaket med opprinnelig Ikke-fakturert antall og Ikke-fakturert beløp selvom dette per nå er 0.    Dette gjør det mulig å bruke rapporten til å avstemme mot konto 2961 under Hovedbok.  Merk: ettersom rapporten er avhengig av data generert etter lansering kan den bare brukes for avstemming fom. periode 08-2023. Tidligere perioder må avstemmes på annen måte (se evt. kurset Avstemming av konto 2961).

Dersom du registrerer en inngående faktura kan du under fanekortet Betalingshistorikk få forslag på kreditnotaer og forhåndsbetalinger som automatisk kan matches mot fakturaen du registrerer.   Etter en endring gjort i versjon 9.55 (18. juli) må du sette på en innstilling for at denne funksjonen skal fungere som før. Denne innstillingen finner du ved å gå til Meny -> Leverandørreskontro -> Leverandørinnstillinger og huke på Foreslå kreditnotaer og forhåndsbetalinger før oppdatering.        

Visste du at det er mulig å matche en kreditnota mot en eller flere faktura dersom totalsum å betale blir 0,- fra skjermbilde Behandle betalinger (AP50301S)?    I eksempelet ovenfor har vi en kreditnota og en faktura som til sammen nuller ut hverandre. Dersom vi trykker på Bekreft utbetaling vil kreditnotaen automatisk matches og lukkes mot fakturaen. Matchingen kan også sees under fanekortet Status. En kort stund etter du har matchet disse vil statusen på betalingen være arkivert, og da vil både faktura og kreditnota få status Avsluttet.   En forutsetning for at dette skal være mulig er at innstillingen Behandle fakturaer og kreditnotaer hvor beløpet som skal betales er 0, automatisk er skrudd på i skjermbilde Leverandørinnstillinger (AP101000). I tillegg må kreditnota og faktura(ene) ha samme betalingskonto, betalingsmetode og valuta for å kunne behandles på denne måten.  

I versjon 9.51 (13. juni 2023) har vi lansert et nytt skjermbilde som enklere lar deg avstemme saldoen på reskontro mot saldoen i hovedboken. Dette gjør det enklere å oppdage løpende avvik og kjapt rette opp i de eventuelle avvikene.   1. Gå til Meny -> Hovedbok -> Vis hele menyen -> Kunde- og leverandøravstemming mot Hovedbok (GL408000).    2. I feltet Kontroll for arbeidsområde kan du velge mellom Leverandørreskontro, Kundereskontro, Leverandør-/Kundereskontro, eller Alle. Hvilke kontoer som dukker opp kommer an på hvilke kontoer som er definert som hva i skjermbilde Kontoplan (GL202500). Les mer om dette her.    3. I kolonnen Avvik har systemet beregnet avviket mellom reskontroen og hovedboken på den valgte perioden.   Finne og rette opp i avvik   Dersom du har oppdaget et avvik mellom reskontroen og hovedbok, anbefaler vi å følge disse stegene:   1. I skjermbilde Kunde- og leverandøravstemming mot Hovedbok (GL408000), gå tilbake periode for periode ved å endre feltet Periode. Målet er å finne hvilken periode avviket oppstår i.   2. Når du har funnet den tidligste perioden med avvik, klikk på avviket i kolonnen Avvik, og du vil bli navigert til skjermbilde Kontoutdrag (GL404000).     3. For å finne hvilken hovedbokstransaksjon det er som skaper avvik bør du gå gjennom bilagene i perioden avviket oppstår i. Det første du bør sjekke er bilag som er ført i andre arbeidsområder enn reskontroen med avvik. For å gjøre dette, klikk på Arbeidsområde, fjern haken for Kundereskontro eller Leverandørreskontro og klikk OK.   4. Nå vises kun bilag fra andre arbeidsområder enn Kundereskontro eller Leverandørreskontro (avhengig av hvilket arbeidsområde du fjernet). Disse må reverseres ettersom de ikke har tatt effekt på reskontroen.  Merk: de må reverseres i samme modul som de er ført. Er bilaget f.eks ført på Transaksjoner (under Bankstyring) må de reverseres der. Se samleside om reversering for mer info. Når dette er gjort skal utgående saldo på Kundesaldo og Kontoutdrag vise samme sum.   5. Bilagene som er reversert i andre moduler må deretter føres på nytt i Kundereskontro.   6. Hvis det fortsatt er avvik i Kunde- og leverandøravstemming mot Hovedbok (GL404000) kan det være behov for å regenerere kunde- eller leverandørsaldoen. Dette gjøres i skjermbilde  Regenerer Kundesaldo (AR509900) eller Regenerer Leverandørsaldo (AP509900).   5. Velg perioden du avstemmer (f.eks 12-2018) og klikk Behandle alle. Merk: denne prosessen kan ta litt tid (skal riktignok ikke ta mer enn 10-15 min).   Hvis du har avvik også etter dette, ta kontakt med din partner for ytterligere hjelp.

I dette brukertipset viser vi deg hvordan du kan definere posteringsdatoen som benyttes på inngående betalinger fra banken. 

Vi skal se på hvordan du oppretter en flyt der bare "Første godkjenner" som du legger på i ERP/Financials må godkjenne.  På denne måten kan du fritt bestemme fra faktura til faktura hvem som skal godkjenne.   Vi går til flyten i Approval og setter opp 1 trinn. Det er et par ting som er viktig å merke seg. Skal Første godkjenner få lov til å endre/redigere på linjene, da må det hakes av på den valgmuligheten i toppen. Husk at det ikke må hakes av for "Blokker dokumentet hvis ingen godkjenner bli funnet" Sist men ikke minst, opprette en grense og sett på at den godkjenneren på dette trinnet bare skal godkjennes over en viss sum.   Her har jeg satt opp en grense med navn "Fiktiv grense" og verdien på den er 10000. Flyten er satt opp at godkjenner Chri A skal være med å godkjenne faktuarer som da overstiger 10000,-.  Men min bedrift vil aldri motta faktuarer på over 10000,-, så denne grensen er egentlig fiktiv og vil gjøre at Chri A i realiteten ikke er med på flyten.   Merk at de fleste bedrifter har regler på hvordan flyten og godkjennere skal være ut ifra sum på faktura, og det er viktig å følge disse.   Vi skal se på hvordan det blir når vi sender faktura på flyt til Approval. Jeg oppretter en faktura i ERP.   Vi ser summen er på 625,-. Vi legger inn Christian Alne som Første godkjenner på dokumentnivå og sender fakturaen til Approval. Vi ser på flyten at bare Christian er godkjenner. Chri A skal ikke godkjenne fakturaen da summen er under 10000,-   Så selv om vi ikke benytter trinn 1 som er satt opp så må det være opprettet for at flyten skal fungere.  

Ny funksjonalitet i Behandle betalinger Det er nå mulig å fjerne alle dokumenter til betaling for en leverandør, der totalsum av åpne kreditnotaer er større enn totalsum av åpne fakturaer.    Den nye funksjonen kan benyttes der en kunde har et stort antall leverandører som sender mange kreditnotaer, og hvor dette resulterer i at den totale summen for kreditnotaene overskrider summen av åpne fakturaer. Tidligere har det ikke vært mulighet å avmerke alle dokumenter, kun enkeltvis. Ved å klikke på “knappen” som vist i skjermbildet aktiveres denne funksjonen.      Denne funksjonen gjør det mye lettere for kunder med mange kreditnotaer å benytte nye behandle betalinger.

Brukes ved justering av f.eks bank konto i valuta.