Brukertips i Visma.net ERP

Guide til hvordan man kan avstemme kundereskontro mot hovedboken.

Denne artikkelen beskriver hvordan man nå kan sende et dokument på nytt til Approval selv om det allerede er godkjent.  

Du kan beregne forsinkelsesrente på Åpne poster, Delbetalte og Betalte poster i kundereskontroen. Du har også mulighet definere rentegebyr, minimum dokument- og linjebeløp og intervall for prosentsatser for kalkulering av rentebeløpet. Du kan også utelate dokumenter ved å markere faktura fra forslaget.

Noen leverandører krever at en innkjøpsordre forhåndsbetales. I Visma.net Financials har vi gjort det enkelt å gjøre dette. 

Dette brukertipset beskriver hvordan du kan føre tap på krav i forbindelse med nytt avgiftsoppsett fra og med 01.01.2022. Hvor du skal korrigere tidligere beregnet utgående merverdiavgift og rapportere dette på egne mva-koder.  For tap på krav før 2022, kan du lese mer her.  Vi minner om kravene i Merverdiavgiftsforskriften § 4-7-1 for å kunne konstatere endelig tap.    Opprett kreditnota Første steg er å lage en kreditnota for kunden hvor du skal føre tap på krav. Vi anbefaler å opprette denne manuelt slik at du kan tapsføre flere faktura samtidig.    Gå til Meny -> Kundereskontro -> Utgående faktura (AR3010PL): Opprett en ny kreditnota Velg kunden du skal tapsføre I feltet “Fakturatekst” angir du tydelig at det er tap på krav Legg til en linje per avgiftssats, per faktura Angi beløp eks mva Velg konto 7830 - Tap på fordringer Velg riktig avgiftskode (0T, 1T, 11T, 12T eller 13T) Kontroller under fanen “Avgiftsdetaljer” at riktig avgiftsnummer hentes   Gå til fanen “Fakturaadresse”, kryss av for “Ikke skriv ut” og “Ikke send e-post”. Fjern eventuell hake for “Send til Autoinvoice”. Dette er viktig for at kreditnota ikke skal sendes til kunden.   Oppdater faktura Alternativt kan du bruke reverser på den utgående fakturaen, men du må påse at kontoer og avgiftskonter blir riktig. Husk også fjerne eventuelle periodiseringsnøkler.   Match kreditnota mot faktura Gå til Meny -> Kundereskontro -> Kundebetalinger (AR3020PL): Opprett en ny kundebetaling Velg dokumenttype “Kreditnota” Velg kreditnota du opprettet over i feltet bilagsnr Match kreditnota mot de fakturaene det gjelder Oppdater kundebetalingen     Hovedboksføring og avgiftsrapport Resultatet av tapsføringen over en økning i inngående merverdiavgift:   På avgiftsrapporten får vi følgende:    

Elektronisk kontoutskrift   Elektronisk kontoutskrift gir deg mulighet for å importere kontoutskriften fra banken direkte i Visma.net Financials (via Visma.net Autopay). Kontoutdraget inneholder alle transaksjoner, inkl. bankgebyrer, betaling med kort etc. Filene vil dermed supplere inn og utbetalingsfilene som importeres.   For at dette skal bli importert til Financials må Elektronisk kontoutskrift være valgt under Velg tjenester (se artikkel om oppsett av Autopay).     Merk: bruk av dette forutsetter at man behandler transaksjonene på en viss måte for å unngå at inn og utbetalinger bokføres dobbelt. Dette medfører noe manuelt arbeid, og er beskrevet lenger ned i artikkelen. Det første du bør spørre deg er om du trenger elektronisk kontoutskrift.    Hvis innbetalingsavtalen med banken inkluderer betalinger både med og uten KID, og du har få andre transaksjoner enn utbetalinger på faktura fra Visma.net Financials (f.eks bankgebyrer, kortkjøp etc), anbefaler vi å ikke importere Elektronisk kontoutskrift. Selv om du ikke huker av for dette vil elektronisk kontoutskrift fortsatt være tilgjengelig i Autopay (under Oversikt - Nedlastninger - Elektronisk kontoutskrift). Denne vil da kunne ses på ved behov (f.eks ved bankavstemming i Visma.net Financials).  Hvis du derimot har mange transaksjoner utenom inn og utbetalinger på fakturaer kan det være nyttig å importere elektronisk kontoutskrift.  Elektronisk kontoutskrift er ingen god erstatning for komplett innbetalingsavtale. Har du innbetalingsavtale som inkluderer alle betalinger (både med og uten KID) vil denne gi mer informasjon en kontoutskriften, f.eks informasjon om kunden som har betalt. Informasjonen vil riktignok kunne variere mellom banker. Hør evt. med din bank hva som er inkludert. Informasjon i innbetalingsfilen vil uansett være nyttig i avstemmingen. Vi anbefaler derfor en komplett innbetalingsavtale med banken.    Tips: Financials har en god avstemmingsfunksjon som gjør at du enkelt kan legge til transaksjoner som mangler i regnskapet. Dette bør tas med i vurderingen av hvorvidt du trenger elektronisk kontoutskrift eller ikke. Se artikler om bankavstemming.  Rutine for import    Merk: Vi anbefaler å vente med import av elektronisk kontoutskrift til slutten av måneden, etter at innbetalinger og utbetalinger for måneden er importert og bokført. På den måten kan du matche transaksjonene i kontoutdraget mot allerede bokførte betalinger, og bare bokføre "hullene". Vi anbefaler å velge Importer fra Autopay som i feltet Standard behandling for kontoutdrag (les mer om Standard behandling i denne artikkelen). På den måten kan du selv bestemme når de skal matches og behandles.    Når Elektronisk kontoutskrift er valgt i Autopay (som nevnt over) vil dette komme inn i Autopay-innboks. Merk: her ligger de under meldingstypen Kontoutdrag.    1. Velg meldingstypen Kontoutdrag, status Ny og klikk Behandle alle.     2. Gå til Bankstyring - Transaksjoner - Behandle banktransaksjoner.    3. Velg betalingskontoen   4. Klikk på Innstillinger for matching.    5. Tøm feltet Referanse/bilagsnr. verdi og legg inn 50 i feltene Dokumentdatoverdi og Kunde/leverandørverdi. Klikk Lagre og lukk og deretter Lagre i det vanlige skjermbildet.  Merk: denne innstillingen må gjøres for hver gang man går inn i skjermbildet. Går du ut av det må altså innstillingen settes på nytt.      6. Klikk på Automatisk avstemming. Når dette gjøres vil systemet matche transaksjonene mot allerede bokførte betalinger. Dette kan ses under fanen Match med betaling på de aktuelle linjene. Lagre.      7. Klikk Behandle. Systemet vil nå behandle alle transaksjoner som er huket av i kolonnen Klar til behandling. For de transaksjonene som er matchet med betalinger vil systemet linke transaksjonen mot de eksisterende betalingene. For disse vil det altså ikke bokføres noen nye bilag. Lagre.    8. De som står igjen må linkes manuelt. For å gjøre dette, marker linjen(e) og klikk Opprett dokument.   9. Velg aktuell modul. Hvis det f.eks er bankkostnader velger du Bankstyring og deretter aktuell posteringstype, f.eks Bankkostnader. I eksemplet under vil transaksjonen bli bokført på konto 8170 (fra posteringstypen). Lagre.       10. Når de resterende transaksjonene er huket av for Klar til behandling kan du klikke Behandle for å bokføre disse.    Se også Samleside om bankavstemming    De fleste banker som støtter Autopay støtter også elektronisk kontoutskrift (utenom Nets). Ta kontakt med banken din for spørsmål om tilgjengelighet og bestilling. Merk: en forutsetning for å motta elektronisk kontoutskrift er at avtalen er registrert på nytt format (ISO20022)

  Denne artikkelen viser deg hvordan du korrigerer bilag opprettet i Visma.net ERP.    NB: Funksjonen kan ikke benyttes ved endring av totalbeløp på reskontro (fakturaer og betalinger). Er totalbeløpet feil må disse reverseres og føres på nytt. Se artikler om reversering av kundefaktura, reversering av leverandørfaktura og reversering av betalingerr. Feil mva-konto (f.eks 2701). Bilag med feil mva-konto må reverseres.  Er det ført på feil inntekts eller kostnadskonto kan funksjonen brukes, så lenge kontoen skal på samme sted i mva-oppgaven. Dette fordi korrigeringen ikke tar effekt på mva, og vil derfor ikke forandre grunnlaget for mva-oppgaven. Hvis den ikke skal på samme sted må du reversere bilaget som nevnt over. Se evt. reversering av hovedbokstransaksjoner, og reversering av transaksjoner hvis bilagene er ført på henholdsvis Hovedbok eller Bankstyring.                                                                  Korrigering av et bilag   1. Gå til aktuelt bilag. 2. Hvis ikke bilaget er ført direkte på Hovedbokstransaksjoner, velg fanen Regnskapsdetaljer. 3. Klikk på buntnummeret. Dette åpner bilaget på Hovedbokstransaksjoner.      4. Klikk på Behandlinger - Korriger.     Hvis bilaget inneholder en reskontro (2400, 1500 etc) får du beskjed om at enkelte transaksjoner ikke kan korrigeres (da disse ikke kan korrigeres). Klikk OK.        5. Vinduet Korriger transaksjoner åpnes.      6. Endre feltet Til konto på den aktuelle linjen. Merk at linjen hakes av etter dette.       7. Klikk Behandle for å utføre endringen     8. Korrigeringsbunten vises.      Klikker man på buntnr. ser man at originalkontoen er kreditert, mens den nye er debitert. Man vil også se linken til originalbunten til høyre. Bunten får typen Bilagskorreksjon.       På originalbunten vil man se at den ene linjen er korrigert. Linken til korrigeringsbilaget vises på samme linje.      Markerer man den korrigerte linjen vil man også kunne klikke Historikk for bilagskorreksjon og se hva som er gjort.        Merk: vi anbefaler å huke av for Oppdater bilagskorreksjonsbunter automatisk under Hovedbok - Konfigurasjon - Innstillinger - Hovedboksinnstillinger.     Hvis dette ikke er huket av må du oppdatere bilagene i etterkant under Hovedbok - Behandling - Daglig - Oppdater bilag.    Tips Du kan også korrigere bilag direkte fra Hovedbok - Registrering - Forespørsler - Kontoutdrag. Ved å markere bilaget du ønsker å korrigere og velge knappen Korriger kommer du til skjermbilde for Korriger bilag.                                Korrigering av flere bilag   Har man flere bilag på samme konto som er ført på en konto, men skulle på en annen, kan man bruke behandlingen Korriger transaksjoner til å korrigere alle på en gang.    1. Gå til Hovedbok - Arbeidsområde - Behandling - Regelmessig - Korriger transaksjoner 2. Klikk Hent 3. Velg kontoen du skal korrigere, både i feltet Fra konto og Til konto. Klikk Hent.      Bilagslinjene leses inn og vises.    4. Klikk Erstatt 5. Velg kontoen som skal korrigeres under Finn og kontoen som skal brukes isteden under Erstatt med. Klikk Erstatt.     Linjene er nå klar til behandling. Klikk Behandle.     Se også   Endre kostnadsbærer på bilag Endre kun dato eller beskrivelse på bilag  Korrigere deler av beløp  

I Visma.net ERP kan du sende eFaktura til privatkunder. Det første du må gjøre er å aktivere funksjonaliteten i ditt firma.    Slik går du frem:    Gå til Aktiver/deaktiver funksjoner (CS100000) Klikk Endre og huk av for Avtale mellom tjenesteyter og forbruker, Autoinvoice Klikk Aktiver Gå til Innstillinger for Autoinvoice (CS10250S) Under Avtale mellom tjenesteyter og forbruker for å sende forbrukers e-faktura til banken, klikk Aktiver.  Oppgi navn og e-post adresse på den personen i ditt firma som skal signere avtalen på vegne av firmaet. Denne personen vil motta en e-post for godkjenning av avtalen. Dersom du har en OCR-avtale med banken kan du også velge å bruke avtaleregistrering. For å aktivere dette, huk av for Bruk avtaleregistrering (med OCR). Dette gjør at kunden blir spurt om å bruke eFaktura for deg som leverandør i nettbanken, etter å ha betalt en faktura på vanlig måte. For å bruke dette må du fylle ut Betalingskontoen du har OCR avtale på. Du må også angi Plasseringen til eFaktura-referansen i  KID-nummeret. eFaktura referansen er alltid lik kundenummer. Hvis du har KID-nummer bestående av kundenummer (5 siffer) + fakturanr, så blir plasseringen 1-5 (dette er standard i Visma.net Financials). Fyll også inn Antall sifre i KID-nummeret inkludert kontrollsiffer. Dette er 12 som standard i Visma.net ERP.  Klikk OK. Da sendes det en e-post til den e-post adressen du oppga Aktiveringsstatus endres til: E-post melding sendt Statusmelding for aktivering legges til og viser: OK: Epost sendt til "e-post addresse". E-posten sendes fra noreply.autoinvoice@visma.com.  Mottaker må godkjenne avtalen ved å klikke på linken i mottatt e-post Les gjennom avtalen og huk av for å bekrefte at den er lest. Klikk deretter Aksepter Merk: etter at du har aktivert avtalen i Visma.net ERP vil det kunne ta opptil 24 timer før avtalen er aktiv i banken. Nets oppretter avtalen med en gang, og Autoinvoice sjekker hver halvtime for nye aktive avtaler.  Avtalen skal også opprettes i kundens bank, og her kan tiden variere fra bank til bank. Vi ser at det vanligvis tar rundt 2 timer, men det kan ta opptil 24 timer. Du kan følge med på status i skjermbildet Innstillinger for Autoinvoice (CS10250S) Når avtalen er signert, er det ikke mulig å ha andre B2C-avtaler på samme organisasjonsnummer. For info om hvordan du bruker B2C i praksis, se denne artikkelen. 

Visma.net Financials har mulighet for å sende purringer på e-post. Her finner du mer informasjon om dette.

Har du en kundefaktura som du av en eller annen grunn ønsker å kreditere/reversere i sin helhet har du mulighet for å gjøre det uten å registrere kreditnota manuelt.

I versjon 8.29 (planlagt 2. desember 2020) er det lagt til et felt for Kundeprosjekt under fanen Regnskapsdetaljer på Utgående faktura (AR301000).    Oppdatering 18.01.2021: I versjon 8.33 (planlagt 19.01.2021) så er feltet også lagt til på Ugående faktura under Salg (SO303000).   Feltet mappes til både Visma.xml og til PEPPOL BIS 3.0 ved sending til Autoinvoice, og dette gjør det mulig å angi mottakers prosjektnummer.    Dersom dette feltet er utfylt ut så mappes dette slik i PEPPOL BIS 3.0: <cac:ProjectReference>  <cbc:ID>xxxxxxxx</cbc:ID>  </cac:ProjectReference>   Dersom feltet er blankt, så vil systemet sjekke om feltet Prosjekt er fylt ut (tilgjengelig for Project Accounting) og da mappe dette til det samme feltet     

Denne artikkelen viser deg hvordan du endrer avgiftssats. 

I versjon 8.21 kan du endre kunde eller leverandør på en eksisterende faktura. 

I denne artikkelen forklarer vi hvordan du kan reversere en faktura med lagervarer på en måte som også reverserer leveransen.