Brukertips i Visma.net Payroll

Feriepenger fra tidligere år kommer i lønnskjøring i 2024, rettelse lagt ut Visma Payroll

Hvordan finne opprinnelse måned for retro regnskapsposteringer i Payroll.

Flytteknappen Vi anbefaler at overgangen gjennomføres via "Flytteknappen" uavhengig om det har vært benyttet Visma.net tjenester eller ikke. Dersom kunden har brukt Visma.net tjenester så vil koblinger blir brutt på korrekt måte når du flytter lønnsdata via "Flytteknappen". Flytteknappen i Visma Lønn Flytteknappen i Huldt & Lillevik   Forberedelser dersom du har hatt integrasjon mot Visma.net Expense   Før oppstart av Payroll påstartes må alle påbegynte reise-/utleggsregninger enten godkjennes eller slettes i Approval, samt alle godkjente reise-/utleggsregninger overført eksisterende lønnsprogram for utbetlaing/innberetning. Reiseregninger påbegynt før overgang til Payroll var startet vil være koblet til lønnsarter fra aktuelt lønnssystem, og vil ikke kunne utbetales/innberettes via Payroll.   Ved sletting av reise-/utleggstransaksjoner vil eventuelle digitale kvitteringer igjen være mulig å bruke på nytt. Papirkvitteringer man ikke har koblet inn digitalt bør eventuelt skrives ut/ta skjermbilde, for å koble inn på omregistreringen.   NB: Vi anbefaler at dere fjerner tilgangen til Expense for de ansatte i perioden firmaet flytter lønnsdata til Payroll, for å forhindre at reiseregninger blir registrert/godkjent med feil informasjon.    Calendar Før overgangen starter, må alle fraværssøknader og timelister være håndtert i Approval som Godkjent eller Avvist. Dette betyr at det ikke må ligge ubehandlede registreringer i Calendar ved overgangen.    Registreringer som ligger i Calendar vil bli merket som historiske ved overgangen til Payroll, dette gjelder også registreringer som ikke er behandlet/utbetalt. Det vil ikke være mulig å få ut en liste/rapport over hvilke registreringer som uheldigvis ikke har blitt bekreftet og behandlet ferdig før overgangen.    NB: Vi anbefaler at dere deaktiverer Calendar etter at de siste registreringen har blitt behandlet, slik at de ansatte ikke registrerer timer eller annet etter at siste periode er bekreftet.   Spørsmål til support Det finnes reiseregninger som ikke har blitt godkjent før vi startet overgangen til Payroll, er det mulig å godkjenne disse nå?  Disse reiseregningene er koblet mot gamle lønnsarter og vil ikke være mulig å sende til Payroll for utbetaling. Må punches manuelt i lønnskjøringen for å bli utbetalt.  Er det mulig å gå tilbake etter å ha trykket på "Flytt til Payroll". Det vil være mulig å kjøre lønn i gammelt system, men koblingen mot Visma.net er brutt og vil ikke være mulig å koble til igjen.    Relaterte aritkler Overgangsguide med Flyttefabrikken for overgang til Payroll

Anbefaling i forhold til ansatt uten full opptjening i Payroll.

I sammenheng med terminbetaling -/rapportering og ved årets slutt, gjennomføres det ofte avstemming mot regnskap.    Desto oftere avstemming gjennomføres, desto mindre jobb ved årsavslutning.  Vi har her samlet noen brukertips for hvilke(n) rapport(er) som kan benyttes for å avstemme de forskjellige hovedbokskontoer.   Hovedbokskontonummerene nevnt i dette brukertipset tar utgangspunkt i norsk standard kontoplan. Ditt firma kan benytte andre nummere.   Et generelt tips er at mange av avvikene kommer av manuelle føringer på hovedbokskontoen. Så start alltid med å kontrollere at det kun er regnskapsbilag fra Payroll på aktuell hovedbokskonto.    Avstemming av termin Ved avstemming av termin så er det arbeidsgiveravgift, forskuddstrekk og utleggstrekk og tilhørende kontoer som man ønsker å avstemme.   Vi anbefaler å hente ut A07 pr. termin. Tallene for avstemming finner du i feltene Sum Forskuddstrekk og Sum arbeidsgiveravgift. MERK! pr. nå så fremkommer ikke Utleggstrekk for restskatt i A07. Ukjent for Visma når Skatteetaten vil gjøre det mulig.    Disse tallene vil være naturlig å avstemme mot konto 2770 Arbeidsgiveravgift og 2600 Forskuddstrekk. Og konto 1950 Bankkonto for forskuddstrekk/skattetrekk skal ha tilsvarende beløp som konto 2600 + eventuelt utleggstrekk for restskatt. Mindre avvik pga. renteinntekter og kontogebyr kan forekomme. Det er mulig i flere banker å be de belaste gebyrer driftskontoen. Tilsvarende at renteinntekter godskrives driftskontoen. For på den måten ha samme beløp bankkonto for skattetrekk -1950, som på hovebokskonto 2600.   Du vil finne de samme tallene under Payroll | Rapporter | Standardrapporter  rapporten Terminoppgjør.  Og under Payroll |Oppgaver, her vil du finne Terminoppgjør.   Avvik på disse kontoen Dette kan komme av at det er sendt inn nye A-meldinger med nye verdier tilbake i tid. Da kan rapporten Avstemming av A-melding mot regnskap og dette brukertipset være til hjelp.   Avstemming av hvilke hovedbokskontoer  lønnsytelser er bokført på i regnskap Her finner du en rapport i HRM Analytics som kan være til hjelp. Les mer her.   Avstemmingtemming av lønnssytelser mot A07 Du vil i dette brukertipset finne beskrevet to gode rapporter for å avstemme hvor de forskjellige inntektstyper har blitt bokført.    Samme rapporter kan benyttes for å gjøre utvalg på hvor arbeidsgiveravgift pliktige ytelser er bokført. De kan også gi oversikt over hvor ytelser som er med i feriepengegrunnlaget er bokført. Avstemme feriepenger Du finner feriepenglisten under Payroll | Rapporter | Standard rapporter  og i HRM Analytics. Feriepengelisten under Payroll | Rapporter | Standard rapporter finner du beskrevet her. Det er skyldige feriepenger, som skal stemme med konto 2940.      Relaterte brukertips Årsavslutting Bestille A06 / A07 i Altinn Avstemme A-melding mot regnskap Avstemme lønnsytelser mot hovedbok Feriepengeliste    

Overgangsguider for overgang til Payroll     Overgangsguide for regnskapsbyråer, eller kundeforhold med flere/mange firmaer   Overgangsguide for ordinære kunder, med en eller få firmaer  

Fusjon / endre organisasjonsnummer i Payroll.

Terms of Service (TOS) er Vismas bruksvilkår, og gjelder for alle kunder av Visma Software AS.   Hvis du ønsker å se eller laste ned TOS kan du se her. Der kan du også laste ned TOS i PDF-format.

Endre eksisterende lønnsart i Visma.net Payroll.

Vi lanserer nå en ny markedsplass for løsninger som er integrert med Visma.net Payroll.  På apps.visma.com har du mulighet til å se hvilke direkte integrasjoner som finnes mot Payroll og lese mer om disse. Det er her du går inn dersom du ønsker å ta i bruk en integrasjon mellom Payroll og et annet system du benytter deg av, eller for å se hvilke muligheter som finnes. Det er også her du aktiverer integrasjonen dersom du ønsker dette.    Aktivering av integrasjoner via Visma App Store er kun tilgjengelig for kunder som har pakkene Payroll Pluss og Payroll Smart. Du kan lese mer om pakkene her. Dersom du ikke har noen av disse pakkene men ønsker å ta i bruk integrasjoner kan du ta kontakt med Visma eller din forhandler for å få hjelp.   For å kunne gi tilgang til å aktivere en integrasjon mot et firma må du gjøre følgende: Gå til Visma.net Admin Finn riktig kunde og det selskapet du ønsker å bruke integrasjonen mot.  Aktiver produktet “App Store”.  Gå til “Brukere og Roller”. Finn den brukeren som skal kunne aktivere integrasjoner og tildel rollen “Integrasjon administrator”  Brukeren kan nå logge seg inn via apps.visma.com. Neste gang brukeren går inn i Visma Home vil også App Store ligge som et eget menyvalg.     Merk at det kun er administrator som kan aktivere tjenester og tildele roller.  Prosessen må gjentas for hvert firma du skal aktivere integrasjoner for.  Slik aktiverer du en applikasjon/integrasjon mot ditt firma:  Gå til apps.visma.com Logg deg inn med samme pålogging som du bruker i Visma.net Klikk på applikasjonen du ønsker å aktivere mot ditt firma.   Trykk på “Add app”. Du vil nå se hvilke typer av data denne applikasjonen ønsker å hente fra Payroll eller skrive til Payroll. Ved å trykke på “Integrate” godkjenner du at applikasjonen får tilgang til de aktuelle dataene.  Når du har klikket integrate vil det gå en beskjed til leverandøren av applikasjonen om at ditt firma ønsker å ta den i bruk. De vil gjøre en kobling på sin side og du vil få en bekreftelse på at integrasjonen er igangsatt.    Dersom du ønsker å koble på et produkt som du ikke har fra tidligere må du ta kontakt med den aktuelle leverandøren for å bestille og sette opp dette før du tar i bruk integrasjonen.    For å skru av en integrasjon du har aktiverte tidligere følger du samme prosess som ovenfor, men velger “Remove application”.  

Dersom du bytter fra et lønnssystem til et annet er det alltid viktig å tenke over hvilken startdato som skal brukes på arbeidsforholdet i det nye systemet. Dette er av stor betydning for innrapportering i Aa-registeret, men det har også en betydning for bruken av systemet i Visma.net Payroll. Her presenterer vi de to alternativene du må velge mellom.