Brukertips i Visma Lønn

Låsing av fravær fra Visma.net Calendar i Visma Lønn.

Import av timer fra Visma.net Time til Visma Lønn

I Visma Lønn kan du remittere direkte fra lønnssystemet via tjenesten Visma.net Autopay.

Betaling av skatter og avgifter / terminoppgjør rett ifra Visma Lønn via Visma.net Autopay.

Digital inntektsmelding - Her finner du en forklaring av felter i inntektsmeldingen i Visma Lønn.

Dette brukertipset er knyttet til artikkelen "Digital inntektsmelding" som er en utfyllende artikkel med beskrivelse av de forskjellige feltene i inntektsmeldingen. I artikkelen står det også beskrevet hvordan Visma Lønn beregner den gjennomsnittlige månedslønnen og gjennomsnittlige beløp for naturalytelser.   I dette brukertipset beskriver vi et eksempel på hvilke faner på inntektsmeldingen du må ta for deg vedr. foreldrepenger:   Eksempel En ansatt skal ut i 100% permisjon der arbeidsgiver utbetaler full lønn under permisjonen. Når fraværet er registrert som beskrevet i artikkelen ovenfor så er det følgende faner som du må kontrollere: Startdato foreldrepenger: Kontroller at "Startdato foreldrepenger" står med riktig dato. Her skal det datoen fra første fraværsdag registreres. Informasjon: Kontroller at beløpet i feltet "Beregnet inntekt pr. måned" er korrekt. Naturalytelse: Kontroller at beløp(ene) er korrekt(e) og sett på haken for "Naturalytelse faller bort" dersom den ansatte ikke disponerer naturalytelsen under permisjonen. Refusjon:  Dersom arbeidsgiver forskutterer frem til en dato så må denne datoen defineres i denne fanen. Feltet "Refusjonsbeløp pr. måned" skal være likt som beløpet "Informasjon". Dersom den ansatte ikke disponerer naturalytelser så kan du hoppe over denne fanen. Dersom NAV utbetaler full lønn utover de første 16 dagene så skal ikke fanen "Refusjon" fylles ut.

Alle arbeidsgivere skal sende inntektsmelding digitalt uavhengig om det er refusjon av ytelsen til arbeidsgiver eller om det er NAV som skal betale direkte til arbeidstaker. Skjemaet er også tilgjengelig på www.altinn.no. I dette brukertipset kan du lese mer om:   Registrering av fravær og generering av inntektsmelding Gå inn på "Fravær" i hurtigmenyen eller via "Rutiner / Fravær / Fraværsregistrering". Finn fram aktuell ansatt og registrer fraværet. Gå videre til fanen "3 - NAV". Fravær som er mer enn 16 dager og fraværskode "Barn syk" og "Barn kronisk syk" på enkeltdager vil bli tilgjengelig under denne arkfanen. Sett på hake for "Send inntektsmelding" på det aktuelle fraværet og trykk på knappen "Inntektsmelding".     Inntektsmeldingen vil bli forhåndsvist:   MERK! Selv om Visma Lønn legger inn mange forhåndsdefinerte verdier, så er det viktig at du kontrollerer at skjemaet inneholder riktige verdier og beløp. Trykk her for utfyllende forklaring på hvert enkelt felt i dette skjermbilde.   Inntektsmelding - 1 - Informasjon I denne fanen vil det ligge opplysninger om den beregnede inntekten til den ansatte, og brutto utbetalt i arbeidsgiverperioden.   Beregnet inntekt pr. måned Systemet beregner gjennomsnittet av det som er utbetalt de tre siste månedene før fraværet startet. Her blir det tatt i utgangspunkt det som ligger i "Forespørsel / Godkjent lønn” ut i fra de A-meldingsnumrene som skal være med i sykepengegrunnlaget. Dersom den ansatte har fått ny årslønn de tre siste månedene før fraværet startet så vil dette bli lagt til grunn. For timelønnede ansatte er det ny timesats * antall timer pr. måned. For å kontrollere beløpet Visma Lønn har brukt så kan du se i fanen "Beregnet inntekt" eller se i "Forespørsel / Godkjent lønn" etter lønnskjøringene for de siste tre kalendermånedene. Hvilken inntekt (a-meldingsnr.) som blir i beregningen kan du se her.   Brutto utbetalt i arb.g.perioden Beløpet som blir lagt inn i "Beregnet inntekt pr.måned" brukes som grunnlag til beregning av brutto utbetalt i arbeidsgiverperioden. Beregningen skjer på følgende måte: ("Beregnet inntekt pr. måned" / 21,67) * sum dager i arbeidsgiverperiode (ekskl. fridager og gule dager som lørdag/søndag).   MERK! Beløpet som fremkommer her er beregnet og ikke det som er reelt utbetalt. Du som lønningsansvarlig må vurdere beløpet og eventuelt korrigere manuelt. Dette gjelder spesielt for ansatte som ikke jobber 100%.   Meldinger til utfyller av skjema I dette bildet vil det komme opp meldinger / varsler som kan være greit å kjenne til. Her ligger det for eksempel forklarende tekster på beløpet for hver enkelt måned som er tatt med i beregningen.   Følgende melding er også greit å kjenne til: Dersom det er registrert fravær i de tre siste kalendermåendene som kan ha redusert beregningen av den gjennomsnittlige lønnen som forklart ovenfor. Beløpet må eventuelt justeres manuelt.   2 - Arbeidsgiverperiode / avtalt ferie Avtalt ferie Er det registrert ferie etter fraværet så vil systemet automatisk sette på haken for "Avtalt ferie" og angi datoene for når ferien er registrert. Dette vil gjelde alle ytelsene bortsett fra ytelsen " Foreldrepenger". MERK! Det skal ikke lenger oppgis ferie når det gjelder sykepenger, omsorgspenger, opplæringspenger eller pleiepenger. NAV legger arbeidstakerens opplysninger til grunn. Dette vil bli løst i senere versjon av Visma Lønn. Omgåelse er at du fjerner haken for "Avtalt ferie".   Arbeidsgiverperiode Denne fanen gjelder kun ytelsen "Sykepenger" og "Egenmelding". Visma Lønn angir arbeidsgiverperiode fra og til dato. Periodene må til sammen utgjøre 12 eller 16 kalenderdager.   4 - Naturalytelse Dersom den ansatte har fått utbetalt naturalytelser i en eller flere av de 3 siste kalendermånedene før første fraværsdag så må du kontollere arkfane "5- Naturalytelser".      Naturalytelser faller bort Visma Lønn gjør en sjekk på om det ligger naturalytelser under "Forespørsel / Godkjent lønn" innenfor de tre siste kalendermånedene fra første fraværsdag.  Dersom NAV skal erstatte naturalytelsene  den bortfallende perioden må du sette haken på for "Naturalytelser faller bort". Når denne haken settes på så vil Visma Lønn automatisk legge dato i feltet "Bortfall fra og med dato".   Beregningen vil skje på følgende måte: Visma Lønn vil summere opp naturalytelsene som ligger i "Forespørsel / Godkjent lønn" og dele på antall måneder den ansatte har hatt naturalytelsen.   Dersom en ansatt har fått f.eks. elektronisk kommunikasjon (naturalytelse) i to måneder, og firmabil i tre måneder. Totalbeløpet for elektronisk kommunikasjon vil bli delt på to måneder, og totalbeløpet for firmabil vil bli delt på tre måneder.   MERK! Husk at du kan alltid overstyre beløpet frem til ønsket beløp.   Du kan leser mer her om hvilke naturalytelser (a-meldingsnr.) Visma Lønn tar med i beregningen.   6 - Beregnet inntekt I denne fanen vises hvilke transaksjoner som er brukt som grunnlag for beregning i feltet "Beregnet inntekt pr. måned" under fanen "Informasjon".   Sende inntektsmelding til Altinn Når du har kontrollert de respektive fanene så er du klar til å sende inntektsmeldingen til Altinn.Trykk på "Skjema OK, send til Altinn" i dialogen nederst i bildet. I neste dialog vil systemet legge inn "Inntektsmelding". Du må selv angi "Kontaktperson". Trykk deretter på "Eksport". Nå vil inntektsmeldingen være sendt.   MERK! Det genereres ingen tilbakemelding fra Altinn når inntektsmeldingen er sendt inn. Ved å trykke på "Ja" på dialogboksen for "Vis loggfil?" så vil du kunne se om Visma Lønn har sendt inntektsmeldingen eller om det har oppstått feil under innsendingen.    -----   Hvordan ta ut trekkopplysningsskjema - trykk her. For flere eksempler på ytelsen "Sykepenger" - trykk her. For flere eksempler på ytelsen "Foreldrepenger" - trykk her. For flere eksempler på ytelsene "Omsorgspenger", "Pleiepenger" og "Opplæringspenger" - trykk her. Har du sendt inn feil opplysninger på beregnet inntekt - trykk her. For beregning av gjennomsnittlig inntekt - trykk her Får du en feilmelding ved innsending - trykk her For en mer utdypende forklaring av felter- trykk her.   Spørsmål til support Firmaet har valgt å ikke utbetale sykepenger i arbeidsgiverperioden, hva gjøres da? I feltet "Brutto utbetalt i arb.g.perioden" så setter du 0 i beløp. I tillegg må du krysse av i "Reduksjon eller ikke utbetalt", og du må velge en verdi i "Begrunnelse for reduksjon".  NAV refunderer opp til 6 ganger folketrygdens grunnbeløp (G). Må jeg endre beløpet under "Refusjon" dersom arbeidsgiver utbetaler mer enn 6G under sykeperioden? Nei, i dette feltet skal den gjennomsnittlige månedslønnen defineres. NAV vil selv ta hensyn til å refundere opp til 6G. Den ansatte disponerer ikke firmabil under sykeperioden, men bruker fri telefon. Hvordan løser jeg dette under fanen "Naturalytelser"? Du skal fremdeles sette på haken for "Naturalytelser faller bort", men markere og slette den naturalytelsen som ikke skal være med. I dette eksemplet skal linjen for fri telefon slettes. Vårt firma forskutterer kun i 3 måneder, hvordan får NAV denne infomasjonen? På fanen "Refusjon" i feltet "Refusjon opphører dato" angir du datoen da firmaet slutter å forskuttere. NAV går da over til å sende sykepenger rett til den ansatte. Hvordan vet NAV om vi forskutterer eller om sykepenger skal til den ansatte? Ut ifra hvilken fraværskode du har valgt, vil det komme verdi på fanen "Refusjon". Hvis det ikke ligger noe i beløp der, betyr dette at dere ikke forkutterer.  Vårt firma forskutterer ikke og den ansatte har trekk (fagf.- / utleggstrekk), hvordan får NAV denne informasjonen? I slike situasjoner må det fortsatt sendes inn "Trekkskjema". Denne type informasjon er ikke en del av den elektroniske inntektsmeldingen. Når du står på NAV fanen, så har den en knapp nede til venstre som heter "Trekkopplysinger". Denne må skrives ut og sendes i brev til NAV.  

Support er gjort oppmerksomme på at noen kunder vil motta brev i Altinn fra Skatteetaten dersom det er rapportert feil eller mangelfull utgiftsgodtgjørelse. Dersom a-meldingene ikke korrigeres for disse inntektsmottakere så vil de få for høy skattepliktig inntekt på skattemeldingen for inntektsåret 2023.   De som mottar brevet har rapportert en godtgjørelse utover Skattedirektoratets forskuddssatser i a-meldingen for 2023. Det gjelder følgende trekkfrie utgiftsgodtgjørelse beskrivelser i a-meldingen: trekkfri bilgodtgjørelse sats (sats 3,50) trekkfri godtgjørelse til kost på reise med overnatting på hotell (sats 634) trekkfri godtgjørelse til kost på tjenestereise uten overnatting (6-12 timer sats 200, over 12 timer sats 400) trekkfri kostgjørelse ved overnatting på hybel, brakke eller privat (sats 98) Mer om reise og diett kan du finne på Altinn sine sider. Hvordan korrigere?   Det er rapportert for høyt beløp (km eller diett) på den trekkfrie lønnsarten Opprett en trekkfri lønnskjøring. Registrer beløpet (og antall dersom det er for høyt) som skal reduseres med negativt fortegn på den trekkfrie lønnsarten på de(n) ansatte det gjelder. Registrer det samme beløpet (og evt. antall) med positivt fortegn på den trekkpliktige lønnsarten. Godkjenn denne lønnskjøringen og send A-melding for denne kjøringen på måneden du har rapportert feil. Sett på haken for "Send korreksjon" dersom du sender a-melding tilbake i tid.   MERK! Dersom du har flere måneder med feil antall må det opprettes en korreksjonkjøring for hver måned.   Det er rapportert for feil antall (km eller dager) på den trekkfrie lønnsarten Kontroller at lønnsarten har behandlingsregel "Sats x faktor x antall" andre behandlingsregel vil gi manglende rapportering av antall. Manglende antall vil gi feilen som du har fått brev om.   Når lønnsarten har korrekt behandlingsregel, opprett en lønnskjøring i inneværende måned. Registrer antallet totalt for året som skal reduseres / økes med negativt / positivt fortegn på den trekkfrie lønnsarten på de(n) ansatte det gjelder. I kolonnen "Beløp" må du overstyre beløpet til å stå 0,001 slik at det ikke går noe til utbetaling. Godkjenn denne lønnskjøringen og send A-melding for denne kjøringen på måneden du har rapportert feil. Sett på haken for "Erstattningsmelding" dersom du sender a-melding tilbake i tid.     Relaterte brukertips Hvordan sende erstatningsmelding Sende korreksjonskjøring tilbake i tid